Microsoft 365 im kleinen Betrieb: welche Lizenz wofür

Auf der Preisseite sehen die Pakete aus wie Stufen: Je teurer, desto mehr ist drin. Im Betrieb entscheidet sich die Wahl aber an wenigen Zeilen, die dort kaum auffallen.

Die wichtigste ist die Frage, ob Outlook auf dem Rechner überhaupt laufen darf. Danach kommen die Größe des Mailarchivs und die Frage, ob sich ein verlorenes Firmenhandy aus der Ferne sperren lässt.

Diese Seite legt alle sechs Tarife nebeneinander, mit den Euro-Preisen, die Microsoft für Deutschland ausweist. Darunter steht, für wen in Ihrem Betrieb welches Paket reicht und was eine falsche Wahl im Jahr kostet.

Alle Preise sind netto, also zuzüglich Mehrwertsteuer, und gelten je Benutzer und Monat. Alle Zahlen: Stand 09/2026.

Business Basic: Outlook auf dem Rechner ist nicht dabei

In der Dienstbeschreibung von Microsoft steht bei Business Basic in der Zeile für Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Access ein einziges Wort: „Nein“. Basic enthält diese Programme nur im Browser und auf dem Handy.

Beim Outlook wird Microsoft noch deutlicher. Wer Basic mit Outlook für Windows oder Mac verbinden will, braucht zuerst ein Konto, „das die Rechte für Microsoft 365-Desktop-Apps enthält“. Basic allein reicht dafür nicht.

Basic ist deshalb das Paket für Leute, die Mails lesen, im Kalender nachsehen und Dokumente öffnen. Für jemanden, der den Tag über Angebote in Excel baut, ist es das falsche. Mehr dazu, wo Basic trägt und wo nicht, steht im Artikel über Business Basic.

Business Premium: Der Aufpreis ist Sicherheit, keine Software

Word, Excel und Outlook sind in Standard und Premium identisch. Microsoft führt beide in der Dienstbeschreibung der Office-Programme in einer gemeinsamen Spalte.

Die 6,93 € Unterschied je Nutzer und Monat im Jahresabo (Stand 09/2026) bezahlen etwas anderes. Premium verwaltet die Geräte, schützt sie mit Defender for Business und hält Mails für den Streitfall fest. Das Archiv wächst bis 1,5 TB statt bei 50 GB stehen zu bleiben.

Zwei dieser Bausteine gibt es für Standard auch einzeln. Defender for Business und die Archivierung mit Beweissicherung kosten je 2,60 € dazu. Die Verwaltung der Geräte steckt in keinem der beiden.

Ob sich das für Ihren Betrieb rechnet, hängt vor allem an zwei Fragen: Greifen Handys oder private Geräte auf Firmendaten zu? Und muss im Zweifel belegt werden, was per Mail geschrieben wurde? Die ganze Rechnung steht im Vergleich Business Premium oder Business Standard.

Exchange Online: ein Postfach und sonst nichts

Exchange Online Plan 1 kostet 3,50 € im Jahresabo (Stand 09/2026) und ist damit der günstigste Weg zu einer Firmenadresse. Dafür gibt es ein Postfach mit 50 GB, halb so groß wie bei den Business-Paketen.

Was fehlt, ist die längere Liste: kein Teams, kein OneDrive, kein Office im Browser. Und Outlook auf dem Rechner ist in einem reinen Mail-Tarif nicht mit lizenziert. Einzeln aufgeschlüsselt steht das unter Exchange Online Plan 1 gegen die Business-Pakete.

Eine Kombination sieht auf den ersten Blick schlau aus und ist es nicht. Apps for Business für 11,00 € plus Exchange Online Plan 1 für 3,50 € sind zusammen 14,50 €. Business Standard kostet 12,13 € und enthält beides und mehr (alles Jahresabo, Stand 09/2026).

Ein Betrieb mit 20 Leuten hat selten 20 gleiche Arbeitsplätze. Deshalb geht die Rechnung nicht über die Belegschaft, sondern über die Rollen.

Was das in Geld heißt, zeigt ein gerechneter Modellfall. Angenommen sind 20 Beschäftigte, davon 12 im Büro und 8 in der Werkstatt, alles im Jahresabo, netto, Stand 09/2026.

Zwischen der ersten und der zweiten Zeile liegen 581,76 € im Jahr, ohne dass im Büro irgendetwas fehlt.

Noch einfacher ist die Rechnung bei den Sammeladressen. Drei davon, als volle Nutzer auf Business Standard angelegt, kosten 436,68 € im Jahr. Als freigegebene Postfächer kosten sie nichts.

Microsoft verkauft die Business-Pakete in drei Formen. Es gibt das Monatsabo, das Jahresabo mit monatlicher Zahlung und das Jahresabo mit Zahlung im Voraus.

Das Monatsabo kostet bei allen vier Business-Paketen genau 20 Prozent mehr als das Jahresabo mit jährlicher Zahlung. Microsoft nennt diesen Prozentsatz nirgends. Er ergibt sich, wenn man die Preise der deutschen Seiten nebeneinanderlegt.

Bei 25 Nutzern auf Business Standard sind das 729 € netto im Jahr (Stand 09/2026). Dafür kann der Betrieb jeden Monat aussteigen.

Beim Jahresabo gilt die Bindung ernst. Microsoft schreibt:

„Bei Jahresabonnements, die im Voraus bezahlt wurden, erhalten Sie keine Rückerstattung, wenn das Abonnement vor Ablauf der Vertragslaufzeit gekündigt wird.“

Beim Jahresabo mit monatlicher Zahlung „können bei vorzeitiger Kündigung Kosten anfallen“.

Drei Fristen sollten Sie kennen:

Die Rechnung für kleine Betriebe ist damit einfach. Die festen Arbeitsplätze gehören ins Jahresabo. Plätze für Saisonkräfte oder eine Wachstumsphase, die noch nicht sicher ist, können den Aufpreis im Monatsabo wert sein.

Einen Mengenrabatt gibt es in dieser Größe nicht. Microsoft verweist dafür auf das Enterprise Agreement, „normalerweise mehr als 250 Lizenzen“.

Drei Zusätze kommen in kleinen Betrieben immer wieder auf den Tisch. Für alle drei weist Microsoft auf den deutschen Seiten nur den Preis bei jährlicher Abrechnung aus, keinen Monatspreis (Stand 09/2026).

Defender for Business kostet 2,60 € je Nutzer und Monat. Er ist in Business Premium enthalten und lässt sich für Basic und Standard einzeln dazukaufen.

Teams Telefon Standard kostet 8,70 €. Das ist die Telefonanlage in Teams, aber noch kein Anschluss ans Telefonnetz. Was dafür noch nötig ist und was beim Notruf anders läuft als am Festnetz, steht im Artikel zur Teams-Telefonie.

Microsoft 365 Copilot Business kostet regulär 18,20 €. Vom 1. Juli bis zum 31. Dezember 2026 gilt ein Aktionspreis von 15,60 €. Microsoft knüpft ihn an zwei Bedingungen: Ein Jahresabo ist Pflicht, und der Sonderpreis gilt nur für das erste Jahr. Ab dem zweiten Jahr zahlen Sie den regulären Preis.

Diese Frage gehört neben den Preis, bevor ein Betrieb seine Mails in die Cloud legt. Die Antwort hat zwei Teile.

Der technische Teil ist klar geregelt. Deutschland gehört bei Microsoft zu den Ländern mit eigener Datenregion. Wird ein Mandant dort angelegt, speichert Microsoft den Inhalt der Postfächer im ruhenden Zustand nur in dieser Region. Für SharePoint, OneDrive und Teams gilt dieselbe Bedingung.

Wo Ihr Mandant liegt, sehen Sie selbst nach: im Microsoft 365 Admin Center. Microsoft nennt den Weg in der englischen Fassung „Settings, Org settings, Organization profile, Data location“.

Dazu kommt die EU Data Boundary, die Microsoft im Februar 2025 abgeschlossen hat. Microsoft nennt dazu selbst Ausnahmen. Bei Störungen, die sich nicht automatisch beheben lassen, dürfen Microsoft-Mitarbeiter aus der Ferne auf die Daten zugreifen. Die Abwehr von Angriffen betreibt Microsoft weltweit.

Der rechtliche Teil ist weniger eindeutig, und hier gehört die Zeitfolge dazu. Die Datenschutzkonferenz der deutschen Aufsichtsbehörden hat am 24.11.2022 festgestellt, der Nachweis eines datenschutzkonformen Betriebs könne auf Grundlage des damaligen Datenschutznachtrags „nicht geführt werden“.

Danach kam einiges. Die EU-Kommission hat am 10.07.2023 den Angemessenheitsbeschluss für die USA erlassen. Das Gericht der EU hat die Klage dagegen am 03.09.2025 abgewiesen. Ob eine Aufsichtsbehörde ihre Bewertung seitdem geändert hat, ist damit nicht gesagt.

Ob Microsoft 365 für Ihren Betrieb datenschutzrechtlich trägt, ist deshalb eine Abwägung. Die gehört zu Ihrem Datenschutzbeauftragten, nicht in eine Preistabelle.

Für diese vier Schritte braucht es keinen Dienstleister, nur einen Zugang zum Admin Center.

Ein Paketwechsel ist übrigens kein Umzug. Laut Microsoft bemerken die Nutzer davon nichts, der Wechsel dauert bis zu einer Stunde, und Postfächer und Dateien bleiben erhalten. Nur beim Wechsel auf ein kleineres Paket müssen Sie vorher selbst sichern, was Sie behalten wollen.

Die Tabelle oben reicht, um eine Lizenzliste zu prüfen. Sie reicht nicht, um danach umzustellen, Geräte in die Verwaltung zu nehmen und Postfächer umzuhängen.

Das übernehmen wir, von der Lizenzliste bis zum laufenden Betrieb danach. Was dazu gehört, steht auf der Seite Leistungen im Abschnitt Microsoft 365.

Die Umstellung bieten wir auch als Projektleistung an. Über einen Festpreis können wir vorher sprechen.

Wer von einem eigenen Exchange Server oder einem anderen Mailanbieter kommt, findet den Ablauf unter Umzug nach Exchange Online.

Wenn bei Ihnen niemand für die IT zuständig ist, lohnt der Blick auf die externe IT-Abteilung. Dort steht, was es heißt, die IT ganz abzugeben.