Eigene E-Mail-Domain: Firmenadresse statt GMX und T-Online

Wenn die Adresse dem Betrieb gehören soll, ja. Eine Adresse bei einem Freemail-Anbieter hängt an dessen Domain, und verfügen kann über sie nur, wer die Zugangsdaten zum Konto hat. Mit einer eigenen Domain steht der Name Ihres Betriebs hinter dem @. Die Postfächer darunter legen Sie selbst an, und sie bleiben, wenn Mitarbeiter wechseln. Ist die Domain auf Ihren Betrieb eingetragen, gilt das auch beim Wechsel des Dienstleisters.

Microsoft schreibt in seiner Hilfe zu Domains, eine eigene Domain könne helfen, Glaubwürdigkeit für den eigenen Namen aufzubauen. Ob sich Ihre Kunden an einer Freemail-Adresse stören, wissen Sie besser als jeder Hersteller. Die übrigen Gründe lassen sich nachprüfen, und um die geht es auf dieser Seite.

Alle schreiben unter demselben Namen. Vom Chef bis zur Aushilfe hat jeder eine geschäftliche E-Mail-Adresse unter der Domain des Betriebs. Weitere Adressen für dieselbe Person kosten in Microsoft 365 nichts extra, bis zu 400 je Nutzer. Adressen wie info@ oder rechnung@, die mehrere Leute lesen, laufen als eigenes Postfach. Wie das geht und wer hineinsehen darf, steht beim freigegebenen Postfach.

Das Postfach bleibt, wenn jemand geht. Es liegt im Firmenkonto und nicht in einem privaten Konto, dessen Passwort nur der Mitarbeiter kennt. Was Sie mit dem Postfach eines Ausgeschiedenen tun dürfen und was nicht, steht in der Offboarding-Checkliste.

Den Absender-Nachweis setzen Sie selbst. Empfänger prüfen mit drei Einträgen bei der Domain, ob eine Mail wirklich von Ihnen kommt. Bei einer Freemail-Adresse gehört die Domain dem Anbieter, und nur er kann diese Einträge setzen. Was die drei tun, steht unter Mails landen im Spam.

Die Mails können ins Archiv des Betriebs. Angebote und Rechnungen per Mail gehören dorthin. Mails in privaten Konten der Mitarbeiter erreicht es nicht. Welche Mails wie lange aufgehoben werden, steht unter E-Mail-Archivierung.

Bei einer .de-Domain führt DENIC in Frankfurt das Register. Wer dort als Inhaber eingetragen ist, ist nach den Richtlinien von DENIC an der Domain berechtigt. Angemeldet wird sie über einen Anbieter, der Mitglied bei DENIC ist, oder direkt dort. Der Vertrag kommt in beiden Fällen mit dem Inhaber zustande.

DENIC beschreibt selbst, was dabei schiefgeht. Die Domain eines Unternehmens landet manchmal auf dem Namen eines einzelnen Teilhabers oder bei der Agentur, die die Website gebaut hat. Ärger gibt es, wenn sich die Teilhaber zerstreiten oder ein neuer Dienstleister übernehmen soll und der alte sich querstellt.

Wer als Inhaber eingetragen wird, sollte sich nach DENIC danach richten, ob die Domain geschäftlich oder privat genutzt wird. DENIC rät zu einer schriftlichen Vorgabe an den, der die Domain anmeldet. Darin steht, wer als Inhaber eingetragen wird. Danach sieht man nach, ob es so gemacht wurde.

Registrieren wir eine Domain für Sie, wird sie auf Ihren Betrieb eingetragen, und Sie bekommen die Zugangsdaten. Für die Verwaltung können wir uns ein eigenes Konto einrichten. Aber es ist Ihre Domain.

Nachsehen können Sie das selbst. Läuft die Domain auf ein Unternehmen oder einen Verein, zeigt die Domainabfrage auf der Website von DENIC den Inhaber öffentlich an. Läuft sie auf Sie als Person, etwa als Einzelunternehmer, bleibt der Name verborgen. Dann schickt DENIC auf Anfrage einen Link an die hinterlegte Mailadresse, wenn Postleitzahl oder Mailadresse stimmen.

Es sind drei Teile: die Domain, die Postfächer und die Einträge, die beides verbinden. Gibt es schon eine Domain für die Website, kann dieselbe auch die Mail tragen. Liegt sie bei einem Webhoster, der Ihnen nicht mehr passt, steht der Weg heraus unter Domain und Postfächer umziehen.

Für die Postfächer geht diese Seite von Microsoft 365 aus. Ohne eigene Domain lauten die Adressen dort auf eine Domain, die auf onmicrosoft.com endet. Bevor Microsoft 365 Adressen unter Ihrer Domain annimmt, müssen Sie nachweisen, dass sie Ihnen gehört. Dafür kommt ein Eintrag bei der Domain hinzu, danach folgen die Einträge für die Mail.

Welches Paket die Postfächer brauchen, steht im Lizenzvergleich für Microsoft 365.

In Microsoft 365 muss jede weitere Adresse eines Nutzers auf eine Domain enden, die im Firmenkonto hinterlegt ist. Deshalb kann eine Adresse unter der Domain eines Freemail-Anbieters nicht mit umziehen. Die alten Mails dagegen lassen sich übertragen. Welche Wege es dafür gibt und was dabei mitkommt, steht beim Umzug nach Exchange Online.

Für den Übergang rät das BSI, das alte Konto noch einige Wochen zu behalten und von dort auf die neue Adresse weiterzuleiten. So geht keine Mail verloren, die Kunden noch an die alte Adresse schicken.

Hängt die alte Adresse an Ihrem Internetanschluss, muss der Anbieter nach dem Vertragsende laut Bundesnetzagentur noch eine angemessene Zeit Zugang und Weiterleitung ermöglichen. Für reine Mailanbieter gilt diese Regel nicht.

Dazu kommt Handarbeit. Das BSI weist beim Wechsel des Mailanbieters darauf hin, dass eine Adresse oft bei vielen Diensten als Benutzername hinterlegt ist. Im Betrieb sind das etwa die Zugänge bei Lieferanten und Portalen, dazu Briefkopf, Visitenkarten und Website.

Wir sind die externe IT-Abteilung für Betriebe und Vereine im Raum Köln, die keine eigene haben.

Firmen-Domains richten wir ein, und Domains und Postfächer ziehen wir auch vom Webhoster zu Microsoft 365 um. Die alten Mails ziehen wir dabei mit um. Die drei Einträge für den Absender-Nachweis setzen wir mit, so wie bei allen unseren Kunden.

Gekauft wird die Domain über ein Konto bei einem Webhoster. Das legen Sie selbst an, oder wir machen das für Sie. Ihre Zahlungsdaten hinterlegen Sie dort. Haben Sie schon ein Konto, verwalten wir es. Kennen Sie sich damit gar nicht aus, begleiten wir Sie auch beim Kauf. Es bleibt immer Ihr Konto, und alles läuft über Sie. Wir bekommen einen Zugang, um die technischen Dinge umzusetzen.

Auf wen Ihre Domain heute eingetragen ist und welche Adressen bei Ihnen im Umlauf sind, sehen wir uns im Erstgespräch mit Ihnen an. Wie wir abrechnen, steht unter So rechnen wir ab.