Der Wechsel
Den IT-Dienstleister wechseln, ohne dass der Betrieb es merkt
Die meisten Betriebe ärgern sich lange, bevor sie wechseln. Nicht weil der Ärger klein wäre, sondern weil der Umstieg nach Risiko klingt: neue Leute, fremde Systeme, und wer kennt dann noch die Passwörter? Deshalb steht hier der Ablauf, so wie er bei uns wirklich läuft.
Was in den ersten 14 Tagen passiert, auf zwei Seiten.
Von wo aus Betriebe zu uns wechseln
Selten von einem großen Systemhaus. Viel öfter gab es lange gar keinen Dienstleister: Der Chef hat es selbst gemacht, eine Aushilfe, eine studentische Hilfskraft, ein Freund oder jemand aus der Familie. Die IT ist einfach mit dem Betrieb mitgewachsen.
Und dann kommt der Moment, in dem das nicht mehr reicht: eine neue Software, ein Problem, das keiner mehr gelöst bekommt, der Betrieb ist gewachsen, man hat sich verstritten, jemand hat gekündigt, oder der bisherige Dienstleister ist unzuverlässig geworden. Es gibt viele Wege hierher, und keiner davon ist peinlich.
Unsere Kunden konzentrieren sich auf ihre Arbeit. Wir sind im Hintergrund, und man kriegt von uns möglichst wenig mit.
So läuft der Wechsel bei uns ab
Fünf Schritte, und keiner davon liegt bei Ihnen allein.
1. Das Erstgespräch: Wir hören erst mal zu.
Was sind die Beweggründe, wie arbeiten Sie heute, wo drückt der Schuh? Wir machen uns viele Notizen und sind neugierig, bevor wir irgendetwas empfehlen. Eine Pauschallösung, die nicht passt, hilft niemandem.
2. Die Empfehlung, mit Datum.
Wenn wir ein Bild haben, sagen wir konkret, wie der Wechsel laufen kann. Oft mit einem Zieldatum, weil noch Verträge laufen oder etwas zu klären ist. Wir sprechen offen über die Folgen und die Eventualitäten, nicht nur über den Idealfall.
3. Die Übergabe: Wissen einsammeln.
Eine Übersicht über Lizenzen und Installationen, wenn möglich ein Übergabegespräch mit dem, der es vorher gemacht hat: Welche Systeme laufen, wie werden Daten gesichert, welche Berechtigungen gibt es, und was war der Gedanke hinter dem Aufbau? Wo wollen Sie hin, was soll besser werden?
4. Der konkrete Plan.
Wir legen gemeinsam fest, wer ab wann bei uns anrufen darf und wann die Umschaltung stattfindet. Meistens brauchen wir gute 14 Tage Vorlauf, und wir terminieren so, dass möglichst wenig ausfällt. Auf Wunsch nehmen wir Vollmachten entgegen und koordinieren die Dinge direkt für Sie.
Und Schritt 5 ist der Alltag: ein sauberer Übergang, danach sind wir Ihre Hotline und Ihr IT-Team. Wie das laufend aussieht, steht auf Externe IT-Abteilung.
Was Sie selbst tun müssen
Ehrliche Antwort: fast nichts. Sie benennen einen Ansprechpartner, geben uns eine Vollmacht, wenn wir für Sie koordinieren sollen, und stellen zusammen, was an Unterlagen und Zugängen da ist. Unvollständig ist dabei normal, damit können wir umgehen. Den Rest holen wir uns aus der Übergabe und aus den Systemen selbst.
Und wenn es vorher niemanden gab, der es richtig gemacht hat: Dann gibt es auch kein Übergabegespräch, und wir nehmen die IT eben so auf, wie sie dasteht. Auch das ist ein normaler Fall, kein Sonderfall.
Und damit Sie wissen, was uns nicht überrascht: Passwörter, die nur der Alte kennt. Ein Dienstleister, der mauert oder den es nicht mehr gibt. Keine Doku. Verträge mit Fristen, die keiner auf dem Schirm hatte. Das sind bei Übernahmen die Klassiker, und keiner davon bringt einen Wechsel zum Scheitern.
Wie das aussieht, wenn es ernst wird
Ein Betrieb mit vielen Standorten, lange bei einem großen Systemhaus. Nach einem Penetrationstest wollte die Geschäftsführung wissen, was an den Funden dran ist, und bekam statt Antworten Abwehr. Irgendwann war das Vertrauen weg.
Die Übergabe an uns lief ohne den Vorgänger: kaum Doku, nur ein Teil der Passwörter, vieles haben wir uns selbst erarbeitet. Gefunden haben wir dabei unter anderem Lizenzen kurz vor Ablauf und Freigaben, über die normale Benutzer sensible Daten der Geschäftsleitung sehen konnten. Heute ist das aufgeräumt, es gibt regelmäßige Gespräche, und wenn etwas ist, erreichen die Leute uns. Genau das war der Wunsch.
Der Fahrplan: die ersten 14 Tage, zum Mitlesen
Kostenloser Fahrplan: was beim Wechsel wann passiert, wer was macht, und was Sie selbst beisteuern. Damit aus dem Bauchgefühl ein Ablauf wird.
Zwei Seiten, aus dutzendfach gelaufenen Übernahmen aufgeschrieben. Sie lesen ihn in zehn Minuten und wissen danach, warum der Wechsel kein Sprung ins Kalte ist, sondern ein Termin im Kalender.
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