Der Wechsel
Den IT-Dienstleister wechseln, ohne dass der Betrieb es merkt
Die meisten Betriebe ärgern sich lange, bevor sie wechseln. Der Umstieg klingt nach Risiko: neue Leute, fremde Systeme, und wer kennt dann noch die Passwörter? Deshalb steht hier der Ablauf, so wie er bei uns wirklich läuft.
Was in den ersten 14 Tagen passiert, auf zwei Seiten.
Von wo aus Betriebe zu uns wechseln
Selten von einem großen Systemhaus. Viel öfter gab es lange gar keinen Dienstleister: Der Chef hat es selbst gemacht, eine Aushilfe, eine studentische Hilfskraft, ein Freund oder jemand aus der Familie. Die IT ist einfach mit dem Betrieb mitgewachsen.
Und dann kommt der Moment, in dem das nicht mehr reicht: eine neue Software, ein Problem, das keiner mehr gelöst bekommt, der Betrieb ist gewachsen, man hat sich verstritten, jemand hat gekündigt, oder der bisherige Dienstleister ist unzuverlässig geworden. Es gibt viele Wege hierher, und keiner davon ist peinlich.
Unsere Kunden konzentrieren sich auf ihre Arbeit. Wir sind im Hintergrund, und man kriegt von uns möglichst wenig mit.
Was beim Wechsel anders wird
Die Sätze links sind die, mit denen Betriebe bei uns anrufen. Rechts steht, was bei uns dazu im Vertrag steht.
Links steht bewusst kein Name und keine Behauptung über andere Häuser. Es sind die Sätze aus unseren Erstgesprächen.
So läuft der Wechsel bei uns ab
Es sind fünf Schritte, und wir machen jeden einzelnen mit Ihnen zusammen.
1. Das Erstgespräch: Wir hören erst mal zu.
Was sind die Beweggründe, wie arbeiten Sie heute, wo drückt der Schuh? Wir machen uns viele Notizen und sind neugierig, bevor wir irgendetwas empfehlen. Eine Pauschallösung, die nicht passt, hilft niemandem.
2. Die Empfehlung, mit Datum
Wenn wir ein Bild haben, sagen wir konkret, wie der Wechsel laufen kann. Oft mit einem Zieldatum, weil noch Verträge laufen oder etwas zu klären ist. Wir sprechen offen über die Folgen und die Eventualitäten, nicht nur über den Idealfall.
3. Die Übergabe
Eine Übersicht über Lizenzen und Installationen, wenn möglich ein Übergabegespräch mit dem, der es vorher gemacht hat: Welche Systeme laufen, wie werden Daten gesichert, welche Berechtigungen gibt es, und was war der Gedanke hinter dem Aufbau? Wo wollen Sie hin, was soll besser werden?
4. Der konkrete Plan
Wir legen gemeinsam fest, wer ab wann bei uns anrufen darf und wann die Umschaltung stattfindet. Meistens brauchen wir gute 14 Tage Vorlauf, und wir legen den Termin so, dass möglichst wenig ausfällt. Auf Wunsch nehmen wir Vollmachten entgegen und koordinieren die Dinge direkt für Sie.
Und Schritt 5 ist der Alltag: ein sauberer Übergang, danach sind wir Ihre Hotline und Ihr IT-Team. Wie das laufend aussieht, steht auf Externe IT-Abteilung.
Was Sie selbst tun müssen
Ehrliche Antwort: fast nichts. Sie benennen einen Ansprechpartner, geben uns eine Vollmacht, wenn wir für Sie koordinieren sollen, und stellen zusammen, was an Unterlagen und Zugängen da ist. Unvollständig ist dabei normal, damit können wir umgehen. Den Rest holen wir uns aus der Übergabe und aus den Systemen selbst.
Und wenn es vorher niemanden gab, der es richtig gemacht hat: Dann gibt es auch kein Übergabegespräch, und wir nehmen die IT eben so auf, wie sie dasteht. Auch das ist für uns ein normaler Fall.
Und damit Sie wissen, was uns nicht überrascht: Die Passwörter kennt nur der Alte, und der bisherige Dienstleister mauert oder es gibt ihn nicht mehr. Eine Doku fehlt, und in den Verträgen stecken Fristen, die keiner auf dem Schirm hatte. Das sind bei Übernahmen die Klassiker, und keiner davon bringt einen Wechsel zum Scheitern.
Wie ist das, wenn der alte Dienstleister nicht reagiert?
Ein Betrieb mit vielen Standorten, lange bei einem großen Systemhaus. Nach einem Penetrationstest wollte die Geschäftsführung wissen, was an den Funden dran ist, und bekam statt Antworten Abwehr. Irgendwann war das Vertrauen weg.
Die Übergabe an uns lief ohne den Vorgänger: kaum Doku, nur ein Teil der Passwörter, vieles haben wir uns selbst erarbeitet. Gefunden haben wir dabei unter anderem Lizenzen kurz vor Ablauf und Freigaben, über die normale Benutzer sensible Daten der Geschäftsleitung sehen konnten. Heute ist das aufgeräumt, es gibt regelmäßige Gespräche, und wenn etwas ist, erreichen die Leute uns, und genau das war der Wunsch.
Zwei weitere Übernahmen, bei denen es keine Übergabe gab, stehen unter Fallstudien.
Der Fahrplan für die ersten 14 Tage
Kostenloser Fahrplan: was beim Wechsel wann passiert, wer was macht, und was Sie selbst beisteuern.
Wir haben den Fahrplan auf zwei Seiten aufgeschrieben, aus Übernahmen, die dutzendfach so gelaufen sind. Sie lesen ihn in zehn Minuten und wissen danach, warum sich so ein Wechsel planen lässt.
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Wenn der Ärger schon da ist
Dann rufen Sie an. Im Erstgespräch hören wir zu, und Sie bekommen eine ehrliche Einschätzung, wie ein Wechsel bei Ihnen aussehen würde, mit allem, was dazu gehört. Entscheiden können Sie danach in Ruhe.