Server für kleine Unternehmen: Brauchen wir überhaupt noch einen?

Und gerade jetzt wird sie für viele Betriebe fällig. Windows Server 2022 verlässt am 13. Oktober 2026 den Mainstream-Support von Microsoft. Windows Server 2016 bekommt nach dem 12. Januar 2027 gar keine regulären Sicherheitsupdates mehr.

Wer auf einem dieser Systeme arbeitet, steht vor einer Anschaffung. Und dann liegt der Gedanke nahe: Wenn wir schon Geld ausgeben, brauchen wir den Kasten im Keller überhaupt noch? Oder geht heute alles in die Cloud?

Die ehrliche Antwort ist: Das hängt an zwei Fragen. Beide können Sie beantworten, ohne dass Ihnen vorher jemand etwas verkauft hat.

Bevor man über „Server ja oder nein“ redet, lohnt sich ein Blick darauf, was das Gerät heute tut. In einem kleinen Betrieb sind das meistens drei Dinge.

Er hält die gemeinsamen Dateien. Er trägt eine Fachanwendung, also die Warenwirtschaft, das Planungsprogramm oder die Praxissoftware. Und oft läuft auf ihm ein Terminaldienst, an dem sich die Leute von ihren Rechnern oder von zu Hause aus anmelden.

Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) beschreibt diese Rolle im IT-Grundschutz nüchtern. Server haben dort „eine zentrale Bedeutung für die Informationstechnik und damit für funktionierende Arbeitsabläufe einer Institution“.

Und das BSI sagt auch, was passiert, wenn dieser zentrale Bestand weg ist. Durch die Schäden „können Institutionen sogar in ihrer Existenz bedroht sein“.

Das ist keine Werbung für einen neuen Server. Es ist der Grund, warum die Frage eine ordentliche Antwort verdient und keine Bauchentscheidung.

Das ist der Punkt, an dem die Debatte „eigener Server gegen Cloud“ meistens schief läuft.

Das BSI macht seine Anforderungen nicht am Gerät fest. Es fragt, welche Aufgabe ein System übernimmt. Liegen Ihre Daten auf einem NAS im Schrank oder einem Server im Haus, gilt der Baustein für Speicherlösungen. Nutzen Sie Microsoft 365 oder einen anderen Cloud-Dienst, gilt der Baustein zur Cloud-Nutzung. Der richtet sich an Sie als Nutzer, nicht an den Anbieter.

Heißt für Sie: Wer den Server abschafft, schafft die Aufgaben nicht ab. Jemand muss sichern, jemand muss den Zugang regeln, jemand muss nachsehen, ob alles läuft. Nur der Ort ändert sich.

Das nimmt der Frage etwas Druck. Es gibt keine Variante, bei der Sie sich um nichts mehr kümmern müssen. Es gibt nur die Variante, die zu Ihrem Betrieb passt.

Das ist die Frage, die am häufigsten übersehen wird, und sie entscheidet oft allein.

Manche Branchenprogramme laufen heute beim Hersteller im Rechenzentrum. Dann brauchen Sie dafür keinen eigenen Server. Andere verlangen eine Installation im Haus, mit Datenbank und allem, was dazugehört. Dann steht der Server, egal was mit den Dateien passiert.

Die Antwort kennt nur Ihr Softwarehaus. Und zwar nicht allgemein, sondern für die Version, die bei Ihnen läuft.

Fragen Sie dort drei Dinge. Läuft unsere Version auch als Mietmodell beim Hersteller? Wenn nein: Auf welchem Windows Server ist sie freigegeben? Und bis wann?

Die dritte Frage ist die wichtigste. Am Server hängen nämlich zwei Termine. Der eine ist das Support-Ende von Windows Server bei Microsoft. Der andere ist der Tag, bis zu dem Ihr Softwarehaus genau diese Windows-Version noch unterstützt. Der frühere von beiden ist der, der zählt.

Die zweite Frage klingt technisch, ist aber eine Geldfrage.

Liegen Ihre Daten in der Cloud, müssen sie im Ernstfall über die Leitung zurück. Das BSI schreibt dazu für ausgelagerte Sicherungen einen klaren Satz: Sicherungssystem und Netzanbindung „SOLLTEN so beschaffen sein, dass die zulässigen Sicherungs- bzw. Wiederherstellungszeiten nicht überschritten werden“.

Es geht also nicht darum, ob Cloud langsam ist. Es geht darum, wie lange Ihr Betrieb stehen darf, und ob die Leitung das hergibt.

Rechnen Sie es einmal grob durch. Wie viele Gigabyte liegen heute auf dem Server? Wie schnell ist Ihr Anschluss im Upload und im Download? Und wie viele Stunden kann Ihr Betrieb ohne seine Daten arbeiten, bevor es richtig teuer wird?

Wenn die Antworten nicht zusammenpassen, spricht das nicht gegen die Cloud. Dann bleibt eine Kopie im Haus, oder die Leitung wird schneller, bevor man umzieht.

Wie teuer so ein Stillstand für Ihren Betrieb wird, können Sie mit dem IT-Ausfall-Rechner selbst ausrechnen.

Aus den zwei Fragen ergeben sich drei Wege.

Kein eigener Server mehr. Die Fachanwendung läuft beim Hersteller, die Dateien liegen in Microsoft 365 oder einem anderen Cloud-Speicher, die Leitung trägt. Dann entfällt die Hardware im Haus. Was nicht entfällt: eine Sicherung, die außerhalb dieses Cloud-Dienstes liegt, und jemand, der sie kontrolliert.

Der eigene Server bleibt. Weil die Fachanwendung ihn verlangt, weil große Dateien im Haus schneller sind oder weil die Leitung den Ernstfall nicht trägt. Dann lohnt sich die Frage, wie er beim nächsten Kauf aufgebaut wird. Dazu gleich mehr.

Eine Mischung. Dateien und Mail in der Cloud, die Fachanwendung auf einem kleineren Server im Haus. Das ist oft die ruhigste Variante, weil sie jede Aufgabe dahin legt, wo sie am wenigsten Ärger macht.

Was die beiden Wege wirklich kosten, zeigt erst eine Rechnung, in der auf beiden Seiten dieselben Posten stehen.

Welcher Weg bei Ihnen der richtige ist, kann Ihnen keine Mitarbeiterzahl sagen. Eine amtliche Schwelle, ab der sich ein eigener Server rechnet, gibt es nicht.

Ein eigener Server ist heute selten ein Kasten mit einem System darauf. Und das BSI will das auch nicht so.

Im Baustein für Server steht: „Mehrere wesentliche Funktionen und Rollen SOLLTEN NICHT durch einen einzigen Server erfüllt, sondern geeignet aufgeteilt werden.“

Für einen kleinen Betrieb heißt das nicht drei Geräte. Es heißt ein Gerät, auf dem mehrere virtuelle Server getrennt voneinander laufen. Muss die Fachanwendung neu starten, bleiben die Dateien trotzdem erreichbar.

Das hat auch eine Lizenzseite. Eine Lizenz für Windows Server Standard deckt zwei solcher virtuellen Server ab. Ab dem dritten wird gerechnet. Was das beim Kauf heißt, steht im Artikel Server kaufen.

Zwei Regeln aus demselben Baustein gehören gleich mit dazu. Ein Server darf kein Arbeitsplatz sein, auch nicht, wenn gerade keiner dran sitzt. Und er gehört an eine unterbrechungsfreie Stromversorgung, damit er bei einem Stromausfall sauber herunterfährt.

Wer seine Daten zu einem Anbieter gibt, gibt die Technik ab, nicht die Verantwortung.

Das BSI hat dafür eine kurze Liste, was bei einer ausgelagerten Sicherung vertraglich geregelt sein sollte. Wo die Daten liegen. Wie verfügbar der Dienst zugesagt ist. Wie man sich anmeldet. Und dass die Daten verschlüsselt liegen und verschlüsselt übertragen werden.

Dazu kommt eine Warnung. Das BSI schreibt, dass ungünstige Vertragsbedingungen dazu führen können, dass Sicherungen „nicht kurzfristig verfügbar sind“. Und: „Im Notfall können sie nicht in einer definierten Zeitspanne wiederhergestellt werden.“

Schauen Sie deshalb neben dem Preis in den Vertrag. Dort steht, was passiert, wenn Sie Ihre Daten an einem Dienstag um neun Uhr zurückbrauchen.

Für die meisten Betriebe beginnt die Serverfrage mit einem Datum. Drei sind gerade wichtig.

Alle drei Termine stehen auf den Lebenszyklus-Seiten von Microsoft. Die vollständige Liste mit Quelle an jeder Zeile führen wir auf unserer Seite zu den Support-Enden.

Der Termin für Windows Server 2022 wird gern falsch verstanden. Ein Server mit 2022 bekommt nach dem 13. Oktober noch fünf Jahre Sicherheitsupdates. Nur wer jetzt noch einen neuen Server mit 2022 kauft, kauft ein System, das ab Mitte Oktober im erweiterten Support steht.

Bei Windows Server 2016 ist es ernster. Wer darauf arbeitet, hat vom Stand dieser Seite aus noch knapp vier Monate. Das reicht für eine geplante Entscheidung, aber nicht für eine lange Bedenkzeit.

Nachsehen, was bei Ihnen läuft. Auf der Rechnung des Servers oder in den Systemeinstellungen steht die Windows-Version. Mit dieser Version schlagen Sie in der Tabelle oben nach.

Beim Softwarehaus anrufen. Die drei Fragen von oben: Mietmodell ja oder nein, freigegebene Windows-Version, und bis wann.

Die Liste des BSI einmal durchgehen. Für die Planung eines Servers nennt das BSI eine Mindestliste. Hardware oder virtuell, Betriebssystem, Anwendungen, Größe der Hardware, Stromverbrauch, Wärme, Platzbedarf und Bauform. Dazu, wer ihn verwaltet, wer darauf zugreift, wie er aktualisiert und wie er gesichert wird.

Schreiben Sie die Antworten auf. Das BSI verlangt ausdrücklich, dass Planungsentscheidungen so festgehalten werden, dass man sie später nachvollziehen kann. Für Sie heißt das vor allem: In fünf Jahren weiß noch jemand, warum es so gebaut wurde.

Die Leitung messen. Einmal Upload und Download notieren, dazu die Datenmenge auf dem Server. Damit lässt sich Frage 2 in einer halben Stunde beantworten.

Keiner dieser Schritte kostet Geld. Und wer sie gemacht hat, bekommt in jedem Beratungsgespräch bessere Antworten, weil er die richtigen Fragen mitbringt.

Wir betreuen Server im Haus, virtuelle Server und gemischte Aufbauten, und wir bauen die Virtualisierung selbst. Was bei uns zur laufenden Server-Wartung gehört, steht auf der eigenen Seite.

Vor einem Umzug oder einem Neukauf fragen wir bei Ihrem Softwarehaus nach, welche Windows-Version freigegeben ist. Die Fahrpläne jeder Branchensoftware haben wir nicht im Kopf, und so tun wir auch nicht.

Wenn Sie die Fragen oben durchgegangen sind und trotzdem unsicher bleiben, reden wir gern darüber. Im Erstgespräch schauen wir uns an, was Sie haben und was davon wirklich ersetzt werden muss.