Dateiserver im kleinen Unternehmen: behalten, NAS oder SharePoint

Ein Dateiserver ist der Rechner im Netz, auf dem die gemeinsamen Ordner eines Betriebs liegen. Ihre Leute sehen ihn meist als Laufwerk mit eigenem Buchstaben, oft als Laufwerk Z. Im Englischen heißt er Fileserver. Das kann ein eigener Server sein, ein NAS oder ein Bereich auf dem Server, der auch die Branchensoftware trägt.

Wo die Ordner liegen, merkt im Alltag kaum jemand. Keiner der drei Wege ist der bessere. Jeder passt zu einer anderen Lage, und jeder hat Folgen für Ihren Alltag, die Sie vor der Entscheidung kennen sollten.

Der eigene Server liegt nahe, wenn er sowieso gebraucht wird. Das ist der Fall, wenn Ihre Branchensoftware eine Installation mit Datenbank im Haus verlangt. Ob das so ist, weiß nur Ihr Softwarehaus. Welche Fragen Sie dort stellen, steht unter Server für kleine Unternehmen.

Für die Ablage auf dem eigenen Server spricht auch, wenn täglich große Dateien bewegt werden oder die Internetleitung schwach ist. Dann öffnen sich die Dateien im Haus, ohne erst über die Leitung zu müssen.

Die Folge für Sie: Der Server braucht Updates, eine Sicherung und in einigen Jahren einen Nachfolger. Und jemand muss sehen, dass die Platte voll läuft, bevor Ihre Leute es merken. Was eine Überwachung von Server und Netzwerk dabei leistet, steht auf einer eigenen Seite.

Ein NAS ist ein kleines Gerät mit mehreren Festplatten, das im Netz vor allem Dateien bereitstellt. Es passt, wenn auf dem alten Server außer der Ablage nichts mehr läuft und Ihre Leute überwiegend im Büro arbeiten.

Auch ein NAS braucht Updates und einen Platz hinter einer verschlossenen Tür. Und es ist allein keine Sicherung, auch wenn darin zwei Platten gespiegelt laufen. Was ein Gerät im Büro dafür erfüllen muss, steht unter NAS für kleine Unternehmen. Wie die Sicherung daneben aussieht, beschreibt die Backup-Strategie.

SharePoint ist die gemeinsame Ablage in Microsoft 365. Es passt, wenn Ihre Leute auch von zu Hause oder unterwegs an die Dateien müssen und Microsoft 365 im Betrieb schon läuft. Für die Ablage brauchen Sie dann kein eigenes Gerät mehr im Büro.

Im Alltag arbeiten Ihre Leute weiter im Explorer, wenn die Bibliotheken auf ihre Rechner synchronisiert werden. Einen SharePoint-Ordner als Laufwerk zu verbinden, beschreibt Microsoft als ältere Technik, die langsamer und weniger zuverlässig ist. Wer synchronisiert, findet die Ordner im Explorer an anderer Stelle als das alte Laufwerk Z.

Auch SharePoint braucht eine eigene Sicherung. Warum, steht unter Microsoft 365 sichern. Was persönlich ins OneDrive gehört und was gemeinsam nach SharePoint, steht unter OneDrive oder SharePoint.

Die Wege lassen sich auch verbinden: Die Ablage zieht nach SharePoint, und die Branchensoftware behält ihren Server.

Beim Umzug ändern sich drei Dinge, die man vorher leicht übersieht. Die ersten zwei beschreibt Microsoft in seinem Leitfaden für den Umzug von Dateifreigaben selbst.

Die Rechte. Erweiterte Rechte fallen nach dem Umzug weg, und ausdrücklich verweigerte Rechte zieht Microsofts Werkzeug gar nicht mit. Microsoft schreibt dazu, dass Inhalte dadurch zugänglich werden können. Wer worauf Zugriff hat, gehört deshalb vor dem Umzug neu festgelegt, siehe Berechtigungskonzept.

Die Pfade. Verweise in Dokumenten, die auf den alten Speicherort zeigen, schreibt das Werkzeug beim Umzug nicht um. Ein Link in einem Angebot, der auf eine Datei im alten Laufwerk zeigt, führt danach ins Leere. Die Grenzen für Pfadlänge, Zeichen und Dateizahl stehen auf der Seite zu OneDrive und SharePoint.

Die Programme. Ihre Branchensoftware zieht mit der Ablage nicht um, sie bleibt auf dem Server. Braucht sie Dateien aus den gemeinsamen Ordnern, muss vorher feststehen, wo diese danach liegen.

Zum Ablauf rät Microsoft, vorher zu klären, was doppelt oder veraltet ist und was noch gebraucht wird. Kopiert wird dann zuerst im Hintergrund, und an einem Stichtag stellen alle gleichzeitig um. Das soll verhindern, dass jemand an einer alten Kopie weiterarbeitet, während die neue schon bereitliegt.

Wir sind die externe IT-Abteilung für Betriebe und Vereine im Raum Köln, die keine eigene haben.

Bei den meisten unserer Kunden steht der Server im Haus, und ein NAS betreuen wir genauso, in der Server-Wartung.

Ob ein Betrieb einen Server braucht oder ein NAS reicht, kommt darauf an, was er braucht. Oft reicht das NAS, manchmal muss es ein Server sein. Läuft keine Branchensoftware auf dem Server, reicht das NAS meistens sowieso.

Solche Umzüge haben wir schon gemacht, vom alten Dateiserver in die gemeinsame Ablage in Microsoft 365. Den Umzug machen wir als Projekt, zum Festpreis oder nach Aufwand. Die Ordnerstruktur legen wir vorher gemeinsam mit Ihnen fest; wir fangen mit einem bewährten Grundmuster an und passen es mit Ihnen an. Die alten Berechtigungen und Benutzerlisten gehen wir dabei durch, übernehmen sie aber nicht blind. Wir zeigen Ihnen den Ist-Zustand, geben unsere fachliche Meinung dazu, und Sie entscheiden.

Ob Ihre Branchensoftware Dateien aus der Ablage braucht, klären wir vorher mit Ihrem Softwarehaus. Für den Stichtag nehmen wir nach Absprache gern ein Wochenende. Ihre Leute weisen wir ein, bevor der alte Weg abgeschaltet wird. Wie wir ein Projekt in Rechnung stellen, steht unter So rechnen wir ab.

Wie das Aufräumen bei einer Beratung aussah, deren Ablage halb in der Cloud und halb im Büro lag, steht bei unseren Referenzen.

Rufen Sie uns an, bevor Sie einen neuen Server bestellen. Im Erstgespräch klären wir mit Ihnen, wer heute mit welchen Ordnern arbeitet und was die Branchensoftware braucht. Welcher der drei Wege es wird, entscheiden Sie.