Revisionssicher: was das Wort für Ordner, Mails und Scans heißt

Revisionssicher ist kein Begriff aus dem Steuer- oder Handelsrecht. Gemeint ist eine Ablage, die vier Dinge über die ganze Aufbewahrungsfrist hinweg leistet. Nichts darf so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Ein sachverständiger Dritter, etwa ein Betriebsprüfer, findet sich in angemessener Zeit zurecht. Alle Unterlagen sind vollständig und geordnet da. Und sie lassen sich jederzeit lesbar machen und maschinell auswerten. Diese Anforderungen stehen so in der Abgabenordnung und in den GoBD der Finanzverwaltung.

In der Abgabenordnung, im Handelsgesetzbuch und in den GoBD kommt das Wort nicht vor, nachgesehen am 06.10.2026. GoBD ist die Abkürzung für ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums an die Finanzämter. Es heißt Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.

Technik schreiben die GoBD nicht vor, weil sie sich zu schnell ändert (GoBD Randziffer 10). Der Vergleich im Schreiben ist das Papier: Unterlagen im verschlossenen Schrank hier, elektronische Unterlagen mit Zugriffsschutz dort.

Ein Siegel gibt es dafür nicht. Das Finanzamt bescheinigt keiner Software, dass sie die Anforderungen erfüllt, und ein Zertifikat eines Anbieters bindet das Finanzamt nicht (Rz. 180 und 181). Verantwortlich bleiben Sie, auch wenn ein Dienstleister die Ablage für Sie betreibt (Rz. 21).

Liegen Ihre Rechnungen und Verträge als Dateien in Ordnern auf dem Server oder in SharePoint, trifft Sie ein Satz aus den GoBD direkt. Ein Dateisystem allein erfüllt die Anforderung an die Unveränderbarkeit regelmäßig nicht, es braucht zusätzliche Maßnahmen (Rz. 110). Der Wortlaut steht auf unserer Seite zu den Aufbewahrungsfristen.

Als Maßnahmen nennen die GoBD dort drei Wege, die sich auch verbinden lassen: unveränderbare Datenträger, Software und ein Berechtigungskonzept für klare Zugriffsrechte.

Für Sie heißt das: Entscheidend ist, wer eine abgelegte Rechnung nachträglich ändern oder löschen kann. Dazu muss hinterher erkennbar bleiben, dass etwas geändert wurde und wie es vorher aussah (Rz. 111).

In Microsoft 365 gibt es dafür Aufbewahrungsrichtlinien. Wird eine Datei in SharePoint unter einer solchen Richtlinie bearbeitet oder gelöscht, behält Microsoft automatisch eine Kopie, die für die meisten Leute unsichtbar bleibt. Wie eine Ablage in SharePoint aufgebaut wird und warum Rechte an die Bibliothek gehören, steht auf OneDrive oder SharePoint.

Dazu kommt der Schutz gegen Verlust. Die GoBD verlangen, das System zu sichern und gegen unberechtigte Eingaben zu schützen (Rz. 103). Wie eine Sicherung aussehen sollte, steht in der Backup-Strategie.

Welche Mail überhaupt aufbewahrt werden muss, hängt an ihrem Inhalt und nicht daran, dass es eine Mail ist. Das erklärt die Seite E-Mail-Archivierung.

Muss eine Mail bleiben, dann in dem Format, in dem sie angekommen ist (Rz. 131). Ein Ausdruck im Ordner reicht allein nicht (Rz. 119). Als PDF gehen die Angaben zu Absender und Eingang verloren, und das kann zu Ihren Lasten gehen (Rz. 129). Und sie darf vor Ablauf der Frist nicht gelöscht werden.

Ein normales Postfach leistet das nicht von selbst, dort kann jeder löschen und verschieben. Microsoft 365 bringt dafür Aufbewahrungsrichtlinien mit, daneben gibt es eigene Archivprogramme. Löscht jemand eine Mail unter einer solchen Richtlinie, landet eine Kopie in einem Ordner, den der Nutzer nicht sieht.

Gescannte Belege dürfen das Papier ersetzen, wenn Bild, Verfahren und Ablage stimmen (Rz. 130 bis 140). Die Datei tritt danach an die Stelle des Papiers und gehört in eine Ablage, wie sie oben für Ordner beschrieben ist.

Was dafür gilt und was im Original bleibt, steht unter Papierloses Büro. Was für Kontoauszüge und andere Belege gilt, steht auf Kontoauszüge aufbewahren.

Wie bei Ihnen Belege ankommen, abgelegt und gesichert werden, muss nach den GoBD beschrieben sein. Das gilt für die Sicherung, für das Scannen und für jedes System, in dem Belege liegen (Rz. 106, 136 und 151). Das ist die Verfahrensdokumentation.

Eine Vorlage dafür finden Sie bei uns nicht. Die Verfahrensdokumentation gehört zu Ihrer Buchführung und entsteht mit Ihrem Steuerberater.

Wir sind die externe IT-Abteilung für Betriebe und Vereine im Raum Köln, die keine eigene haben.

Um die Technik unter Ihrer Ablage kümmern wir uns. Die Archivierung der Postfächer in Microsoft 365 richten wir ein und sehen nach, ob sie läuft. Revisionssichere E-Mail-Archivierung verkaufen wir auch, und externen Speicher können wir Ihnen anbieten. Eine Scan-Ablage richten wir ebenfalls ein, mehr dazu unter Papierloses Büro. Die Zugriffsrechte auf Ihren Systemen vergeben wir, und die Sicherung überwachen wir.

Ob Ihre Ablage damit insgesamt den GoBD genügt, beurteilt Ihr Steuerbüro, zusagen können wir das nicht.

Suchen Sie ein Archiv für Ihre E-Mails, sprechen Sie mit uns. Im Erstgespräch gehen wir mit Ihnen durch, wo Ihre Belege heute liegen und wer daran kann.