Spamfilter: was Microsoft 365 schon filtert und wann ein zweiter lohnt

Einen Spamfilter hat jedes Postfach in Microsoft 365 schon eingebaut, in jedem Plan und ab dem ersten Tag. Er prüft eingehende Mails auf Spam, Schadsoftware und gefälschte Absender, und abschalten lässt er sich nicht. Business Premium legt eine Prüfung von Links und Anhängen dazu und erkennt Mails, die sich als bekannte Person ausgeben. Ob ein zweiter Filter davor sinnvoll ist, hängt am Plan und daran, wer sich um die Quarantäne kümmert.

Microsoft nannte diesen eingebauten Schutz lange Exchange Online Protection. In der Dokumentation heißt er heute „integrierte Sicherheitsfeatures für alle Cloudpostfächer“. Wer Ihnen eines der beiden Wörter nennt, meint denselben Filter.

Jede Mail, die bei Ihnen ankommt, läuft zuerst durch eine Prüfung des Absenders. Nach Microsofts Angaben wird dort schon der größte Teil des Spams abgewiesen. Was durchkommt, stuft der Filter ein. Er unterscheidet dabei Werbung in Massen, Spam, Phishing und gefälschte Absender. Mails mit Schadsoftware im Anhang landen in der Quarantäne.

Nach der Zustellung arbeitet der Filter weiter. Stellt sich eine Mail später als Spam oder Phishing heraus, kann Microsoft sie noch aus dem Posteingang holen, und in der Grundeinstellung ist das eingeschaltet.

In seinen Zusagen nennt Microsoft für diesen Filter eine Trefferquote bei Spam von mehr als 99 Prozent. Fälschlich aussortiert werden soll weniger als eine Mail von 250.000. Das sind Zusagen des Herstellers und keine unabhängige Messung.

Business Basic, Standard und Premium haben diesen Schutz gleichermaßen. Worin sich die drei sonst unterscheiden, steht im Lizenzvergleich für Microsoft 365.

In Business Premium steckt zusätzlich Defender für Office 365 Plan 1. Nach Microsofts Beschreibung hält der eingebaute Filter bekannte Angriffe in der Masse ab. Plan 1 soll dazu gegen neue Schadsoftware, Phishing und gefälschte Geschäftsmails schützen, und zwar mit drei Bausteinen.

Sichere Anlagen öffnet Anhänge vor der Zustellung in einer abgeschotteten Umgebung und schaut, was sie dort tun. Laut Microsoft ist diese Prüfung in der Regel innerhalb von 15 Minuten abgeschlossen.

Sichere Links schreibt die Links in eingehenden Mails um und prüft jeden noch einmal in dem Moment, in dem jemand draufklickt. Das gilt auch für Links in Teams und in unterstützten Office-Programmen.

Der Schutz gegen Identitätswechsel erkennt Mails, die sich als eine bestimmte Person oder als Domain eines Geschäftspartners ausgeben. Das ist die Masche hinter dem angeblichen Chef, der dringend eine Überweisung will.

Sichere Anlagen und Sichere Links wirken mit einer Lizenz für Plan 1 auch dann, wenn niemand etwas eingestellt hat. Für Basic und Standard gibt es Plan 1 als Zusatzabo, Plan 2 kommt in den Business-Plänen nur über ein eigenes Zusatzpaket dazu. Was Premium sonst noch mitbringt, steht im Vergleich von Business Premium und Business Standard.

In der Grundeinstellung landen Spam, Werbung in Massen und die meisten Phishing-Mails im Junk-E-Mail-Ordner des Empfängers. In die Quarantäne kommen nur Schadsoftware und Phishing, bei dem sich der Filter sehr sicher ist. Diese Mails kann allein der Administrator freigeben, und der Mitarbeiter sieht sie gar nicht.

Eine Nachricht über das, was in der Quarantäne hängt, bekommen Ihre Leute in der Grundeinstellung nicht. Einschalten lässt sie sich, dann kommt sie alle vier Stunden, täglich oder wöchentlich. Landet Spam in der Quarantäne, hebt sie ihn in der Grundeinstellung 15 Tage lang auf, danach läuft er ab.

Aus Outlook heraus kann jeder Mitarbeiter eine Mail als Spam oder Phishing melden. Was im Alltag im Junk-Ordner hängen bleibt und woran es liegt, steht unter Mails, die nicht ankommen.

Microsoft bietet zwei Voreinstellungen an, „Standard“ und „Streng“. Bei „Standard“ gehen Phishing und eindeutiger Spam in die Quarantäne, und Ihre Leute bekommen eine Nachricht darüber. Bei „Streng“ kommen gewöhnlicher Spam und Werbung in Massen dazu.

Beide heben Spam 30 statt 15 Tage auf, und verstellen lässt sich an ihnen fast nichts. Beim ersten Aufruf sind sie nach Microsofts Angaben in der Regel ausgeschaltet. Die Grundeinstellung nennt Microsoft ein gutes Maß an Schutz und empfiehlt für mehr Schutz, eine der beiden Voreinstellungen einzuschalten.

Damit liegen zwei Fragen bei Ihnen. Soll Spam im Junk-Ordner jedes Einzelnen liegen oder zentral in der Quarantäne? Und wer gibt frei, wenn ein Mitarbeiter um eine Mail aus der Quarantäne bittet? Diese Bitte meldet Microsoft in der Grundeinstellung dem Administrator.

Ein Filter eines anderen Anbieters sitzt vor Microsoft 365. Dann zeigt der Eintrag, wohin Mails für Ihre Domain gehen, auf diesen Filter. Erst er reicht die Mails an Microsoft weiter.

Microsoft beschreibt diesen Aufbau selbst und empfiehlt dringend, an der Verbindung zwischen beiden die erweiterte Filterung einzuschalten. Ohne sie und ohne Umgehung werden Mails nach Microsofts Worten „unweigerlich“ falsch eingestuft. Den Microsoft-Filter dahinter einfach zu umgehen, rät Microsoft ab, weil solche Dienste ihre Adressen mit vielen Kunden teilen.

Richtig eingerichtet prüfen dann zwei Filter nacheinander, und jeder kann etwas einbehalten. Das bringt mehr Prüfung, aber auch einen zweiten Ort, an dem eine fehlende Mail liegen kann. Ob sich das lohnt, hängt an drei Punkten:

Mit Business Premium und eingeschalteten Voreinstellungen haben Sie den Schutz, den Microsoft selbst empfiehlt. Ob dann noch ein zweiter Filter dazukommt, entscheiden die drei Punkte oben. Auch das BSI zählt es zu seinen Tipps für die E-Mail-Sicherheit, die Spam- und Phishing-Filter des eigenen Mailanbieters zu nutzen.

Landen umgekehrt Ihre eigenen Mails beim Kunden im Spam, liegt das nicht an Ihrem Filter. Was der Empfänger dann prüft, steht unter Mails landen im Spam.

Wir sind die externe IT-Abteilung für Betriebe und Vereine im Raum Köln, die keine eigene haben.

Betreuen wir Ihr Microsoft 365, läuft Microsofts Filter immer mit. In der Regel empfehlen wir zusätzlich einen Filter davor, weil er noch einmal zuverlässiger sortiert. Derselbe Dienst kann auf Wunsch auch Ihre Mails archivieren und die Daten aus Microsoft 365 sichern. Was Microsoft selbst zur Sicherung dieser Daten schreibt, steht unter Microsoft-365-Backup.

Ob Ihr Betrieb einen Filter vor dem Postfach braucht oder ob Microsoft 365 mit den richtigen Einstellungen reicht, sehen wir uns im Erstgespräch an Ihrem Postfach an. Setzen wir einen Filter davor, sehen Sie in einem täglichen Bericht, was er einbehalten hat.

Was wie eingestellt wird, besprechen wir mit Ihnen. Dazu gehört, wer Mails aus der Quarantäne freigibt. In der Regel machen das bei unseren Kunden die Mitarbeiter selbst, und wer unsicher ist, fragt uns.

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