Umzug nach Exchange Online: der Ablauf ohne Mailausfall

Ganz ohne Unterbrechung geht es trotzdem selten. Es gibt zwei Stellen, an denen ein kleiner Betrieb etwas merkt, und beide lassen sich planen. Die erste ist das Outlook-Profil am Rechner. Die zweite sind öffentliche Ordner, falls es welche gibt.

Wer heute noch einen eigenen Exchange Server betreibt, hat zusätzlich eine Frist hinter sich. Exchange Server 2016 und 2019 bekommen seit dem 14.10.2025 keine Sicherheitsupdates mehr. Welche Produkte noch betroffen sind, steht in unserer Liste der Support-Enden.

Microsoft dokumentiert sieben Wege nach Exchange Online. Für einen kleinen Betrieb kommen vier davon in Frage:

Zwei weitere Wege kennt Microsoft, sie passen aber nicht. Die gestaffelte Migration geht nur für Exchange 2003 und 2007. Hybrid ist für große Umgebungen gedacht.

Hybrid hat einen Vorteil, den die anderen nicht haben: Die Nutzer behalten ihr Outlook-Profil. Microsoft rät kleinen Betrieben trotzdem ausdrücklich davon ab: „hybrid comes with a hefty price in complexity“. Unter 2.000 Postfächern empfiehlt Microsoft „strongly“ Cutover oder die gestaffelte Migration.

Für einen kleinen Betrieb heißt das: Das Outlook-Profil wird neu angelegt. Das ist der Moment, an dem im Betrieb jemand greifbar sein sollte.

Das ist der Teil, an dem ein Umzug gut oder schlecht wird. Je nach Weg bleibt etwas anderes zurück.

Beim Cutover wandern Mails, Kontakte, Kalender und Aufgaben mit, dazu Verteilergruppen mit ihren Mitgliedern. Sicherheitsgruppen wandern nicht mit, sie müssen vorher leer in Microsoft 365 angelegt werden. Stellvertreter auf Objekte, die nicht mit umziehen, müssen vorher entfernt werden.

Bei IMAP wandern nur Mails. Microsoft schreibt: „This type of migration doesn't migrate contacts, calendar items, or tasks.“

Kalender und Kontakte müssen also auf einem zweiten Weg rüber. Mails, die nach dem Umzug noch beim alten Anbieter ankommen, holt der Umzug nicht mehr nach.

Bei Google Workspace fehlen laut Microsofts eigener Liste Abwesenheitsnotizen, Raumbuchungen, geteilte Kalender und Kalenderfarben. Bei Kontakten kommen höchstens drei Mailadressen je Kontakt mit. Regeln wandern mit, sind danach aber ausgeschaltet.

Weiterleitungen müssen Sie vorher selbst festhalten. Für den Hybridweg schreibt Microsoft das ausdrücklich: Die Weiterleitung „isn't copied to Exchange Online“. Für die anderen Wege steht dazu nichts. Eine Liste vorher schadet also nie.

Öffentliche Ordner ziehen getrennt um, und hier entsteht echte Ausfallzeit. Microsoft empfiehlt, „a minimum of 48 hours of downtime“ für den letzten Abgleich einzuplanen. Die Nutzer, die auf die öffentlichen Ordner zugreifen, ziehen vorher um. Die Postfächer sind davon nicht betroffen, still stehen nur die öffentlichen Ordner.

Microsoft hat aus früheren Umzügen Richtwerte veröffentlicht. Die Zahlen nennen die Tage bis zum Abschluss je Postfach, einmal für den typischen Fall (Median) und einmal für den ungünstigen (90 von 100 sind bis dahin fertig). Stand 09/2026:

Microsoft schreibt selbst dazu, jede Umgebung sei anders und die Werte könnten abweichen.

Parallel laufen standardmäßig 20 Postfächer. Ein Betrieb mit 20 Leuten zieht also in einem Durchgang um.

Die Größe allein entscheidet nicht. Microsoft: Ein 4-GB-Postfach mit 400 großen Anhängen zieht schneller um als eines mit 100.000 kleinen Mails. Eine instabile Leitung bremst mehr als eine langsame, und Angriffserkennung auf der Firewall bremst oft deutlich.

Eine Falle sieht aus wie Datenverlust und ist keiner. Aufbewahrungs- und Archivierungsregeln auf dem alten Server verschieben während des Umzugs Mails. Im Bericht erscheinen sie dann als fehlend. Microsoft nennt das „perceived data loss rather than actual data loss“ und rät „strongly“, diese Regeln vorher abzuschalten.

Damit neue Mails beim neuen Postfach ankommen, wird am Ende der MX-Eintrag Ihrer Domain umgestellt. Microsoft warnt: Ab diesem Moment kommen „ALL email“ für die Domain bei Microsoft 365 an.

Drei Regeln dazu stammen direkt von Microsoft:

Microsoft sagt zum letzten Schritt offen, dass dabei fast unvermeidlich auch echte Mails hängen bleiben können. Deshalb die Stufen. Warum diese Einträge darüber entscheiden, ob Ihre Mails im Spam landen, steht auf der Seite E-Mail-Probleme.

Lizenzen zuweisen. Ein migriertes Postfach ohne Lizenz wird nach 30 Tagen Übergangsfrist abgeschaltet. Welche Lizenz die Postfächer danach brauchen, steht in unserem Lizenzvergleich. Ob ein reiner Mail-Tarif genügt, klärt Exchange Online Plan 1 oder ein Business-Paket.

Autodiscover umstellen, intern und extern. Sonst sucht Outlook weiter beim alten Server.

Den alten Server nicht vorschnell abschalten. Werden die Benutzer aus einem Verzeichnis im Haus synchronisiert, lassen sich die meisten Eigenschaften nur noch dort pflegen. Microsoft empfiehlt dann, einen oder besser zwei Exchange Server für die Verwaltung stehen zu lassen.

Programme prüfen, die auf Exchange Online zugreifen. Microsoft schaltet die Schnittstelle EWS in Exchange Online ab 01.10.2026 stufenweise ab, endgültig am 01.04.2027. Nachfolger ist Microsoft Graph. Wenn eine Branchensoftware Kalender oder Mails über EWS abgleicht, fragen Sie beim Hersteller nach.

Die Liste oben ist vollständig genug, um einen Umzug zu planen. Wie er am Umzugstag läuft, entscheidet sich an den Details dazwischen: an der Weiterleitung, die niemand kannte, und an der Branchensoftware, die über EWS spricht.

Wenn Sie das abgeben wollen, planen wir den Umzug mit Ihnen, ziehen um und kümmern uns danach um das neue Postfach. Wie es nach dem Umzug weitergeht, beschreibt der Abschnitt zu Microsoft 365 auf unserer Leistungsseite.

Den Umzug allein machen wir auch als Projekt, und über einen Festpreis dafür können wir vorher sprechen.