Entsorgung und Recycling
Abfallnachweis: Was ein IT-Ausfall bei Ihnen auslöst
In den meisten Betrieben ist ein Ausfall ärgerlich. In einem nachweispflichtigen Betrieb steht er in einer Verordnung, mit einer Meldepflicht und einer Frist dahinter. Was dann gilt, welche Termine bis 2027 anstehen, und an welcher Stelle Ihre Fachsoftware aufhört und wir anfangen.
Kostenlos und unverbindlich. Wir sagen Ihnen vorher, was wir dabei nicht beurteilen können.
Wie das im Betrieb aussieht
Der Lkw steht am Tor, die Waage hat gewogen, der Fahrer wartet. Und der Beleg geht nicht durch. Kein Fehlerbild, keine Meldung, es passiert einfach nichts.
Was dann folgt, kennen Sie besser als wir: telefonieren, weiterarbeiten, abends nacharbeiten. Was dabei oft untergeht, ist die Frage, ob aus dieser halben Stunde etwas wird, das jemand später aufschreibt.
Denn anders als in einer Schreinerei ist die Störung hier nicht nur ein interner Vorgang. Die Nachweisverordnung hat für genau diesen Fall einen eigenen Paragrafen.
Was passiert, wenn das elektronische Nachweisverfahren ausfällt
Der Papierweg ist ausdrücklich vorgesehen: In Ausnahmefällen dürfen die Nachweise mit Formblättern oder Quittungsbeleg geführt werden. Daran hängt aber eine zweite Pflicht, und die wird häufiger übersehen als die erste. Die Störung ist unverzüglich den am Nachweisverfahren Beteiligten und den zuständigen Behörden mitzuteilen. Nur wenn die Störung schnell behebbar ist oder die Hinderungsgründe zeitnah wegfallen, entfällt diese Mitteilung. Ist die Störung behoben, sind die Daten innerhalb von zehn Tagen elektronisch nachzumelden. Quelle: § 22 Nachweisverordnung, „Störung des Kommunikationssystems", abgerufen am 28.08.2026.
Warum ein Ausfall hier anders wiegt als in anderen Betrieben
In den meisten Betrieben ist ein Ausfall ärgerlich und intern. Hier steht er in einer Verordnung, und die zuständige Behörde kann anordnen, dass ein Sachverständiger die Einrichtung und den Betrieb des betrieblichen Kommunikationssystems prüft, soweit dieses System der Führung von Nachweisen und Registern dient. Damit ist Ihre IT an dieser Stelle kein reines Betriebsmittel mehr, sondern etwas, worüber eine Behörde eine Prüfung anordnen kann.
Das ist keine Drohung und in aller Regel auch kein naheliegender Fall. Es ist der Grund, warum wir bei einem nachweispflichtigen Betrieb genauer hinsehen, wie lange etwas stillstehen darf, als wir es sonst täten.
Die Termine
Stand: 28.08.2026. Jede Zeile ist an ihrer eigenen Quelle nachgeschlagen, die Quelle steht daneben. Welche dieser Regeln für Ihren Betrieb gilt, entscheiden Sie mit Ihrem Fachberater und nicht wir.
| Datum | Was gilt | Was das im Betrieb heißt | Quelle |
|---|---|---|---|
| 21.05.2026, vorbei | Die neue EU-Abfallverbringungsverordnung gilt | Der Tag ist vorbei. Seitdem laufen die Unterlagen für grenzüberschreitende Verbringungen über ein zentrales EU-System. Wer keine Abfälle über die Grenze bringt, ist von dieser und den drei folgenden Zeilen nicht betroffen. Das ist die erste Frage, die wir stellen, und bei den meisten Betrieben endet das Thema dort. | EUR-Lex |
| 21.11.2026 | Ausfuhrverbot für Kunststoffabfälle in Nicht-OECD-Staaten | Ab diesem Tag ist die Ausfuhr grundsätzlich verboten. Eine Lockerung ist frühestens ab dem 21.05.2029 möglich, und nur auf Antrag des jeweiligen Staates. Für die IT folgt daraus nichts. Die Zeile steht hier, weil eine Terminliste, die den betriebswirtschaftlich größten Termin verschweigt, im Gespräch nichts wert ist. | EUR-Lex |
| 31.12.2026 | Letzter Tag, an dem Papier noch geduldet wird | Bis einschließlich zu diesem Tag werden die Unterlagen nach Artikel 18 auch auf Papier hingenommen, und es werden dafür keine Sanktionen verhängt. Eine Erlaubnis ist das nicht. Die Pflicht selbst gilt seit dem 21.05.2026, geduldet wird nur die Nichteinhaltung. Wer daraus „wir haben bis Ende des Jahres Zeit" macht, liest es falsch herum. | BMUKN und Länder |
| 01.01.2027 | Elektronisch, ohne Rückweg | Das ist der Termin, der Vorlauf braucht. Ab diesem Tag müssen alle Beteiligten die elektronische Übermittlung nutzen. Die IT-Seite daran ist klein und trotzdem der übliche Stolperstein: Wer im Haus einen Zugang hat, wer ihn hat, wenn diese Person zwei Wochen ausfällt, und ob die Zugangsdaten irgendwo liegen, wo im Krankheitsfall jemand herankommt. | BMUKN und Länder |
| 21.05.2027 | Auditpflicht für die Anlage im Empfängerland | Wer aus der EU ausführt, muss die aufnehmende Anlage von einer unabhängigen dritten Stelle prüfen lassen. Für die IT heißt das vor allem eines: Es entstehen Prüfunterlagen, die jahrelang wiederauffindbar sein müssen, und zwar nicht im Postfach einer einzelnen Person. | EUR-Lex, Art. 46 |
Abgelaufene Termine bleiben hier stehen und werden gekennzeichnet, statt zu verschwinden. Sonst sieht niemand, dass die Liste gepflegt wird.
Wo Ihre Fachsoftware aufhört und wir anfangen
Die häufigste Lage ist nicht, dass etwas kaputt ist. Sie ist, dass für ein Problem niemand zuständig ist.
Die Anbindung selbst gehört Ihrem Softwarehaus.
Wie Ihr Programm an das Nachweisverfahren angebunden wird, welche Fassung wann kommt und was sie kann, weiß der Hersteller Ihrer Fachsoftware. Wir treten dort nicht dazwischen und geben dazu auch keine Auskunft. Das ist keine Höflichkeit, sondern die Arbeitsteilung, die überhaupt erst funktioniert.
Der Unterbau gehört uns.
Server, Netz, Sicherung, Zugänge, und die Frage, ob der Rechner, auf dem das Verfahren läuft, noch Sicherheitsupdates bekommt. Welche Termine dabei anstehen, steht bei den Support-Enden.
Die Zugänge sind der unterschätzte Teil.
Ein Verfahren, zu dem genau eine Person im Haus den Zugang hat, ist kein IT-Problem, bis diese Person zwei Wochen ausfällt. Dann ist es eines. Das ist eine Frage der Benutzerverwaltung und in einer halben Stunde geklärt.
Wiederauffindbarkeit über Jahre.
Prüfunterlagen, Nachweise und Belege müssen nicht nur da sein, sie müssen in fünf Jahren noch lesbar auffindbar sein. Das ist eine Frage der Datensicherung und der Ablage, nicht der Fachsoftware.
Was wir nicht tun, und wo unsere Grenze liegt
Wir sagen Ihnen nicht, ob eine Vorschrift für Sie gilt. Ob Sie nachweispflichtig sind, welche Frist für welchen Abfallschlüssel greift und ob eine Meldung an die Behörde nötig ist, entscheiden Sie mit Ihrem Fachberater. Wir sind keine Abfall- oder Umweltrechtsberatung und geben auch keine Auskunft, die so klingt.
Wir sprechen nicht für Ihr Softwarehaus. Zu Fahrplänen, Fassungen und Funktionen Ihrer Fachanwendung sagen wir nichts, was wir nicht vorher dort geklärt haben. Vor einer Umstellung fragen wir beim Hersteller nach, was der Unterbau können muss, und zwar vorher und nicht hinterher.
Und wir sind nicht rund um die Uhr da. Unsere zugesagte Reaktionszeit gilt montags bis freitags von 8 bis 17 Uhr. Wenn Ihnen das Verfahren am Samstagmorgen stehen bleibt, ist die gesetzliche Pflicht trotzdem Ihre, und wir sind erst am Montag dran. Das gehört vor einem Vertrag auf den Tisch und nicht danach. Wer eine durchgehende Überwachung braucht, braucht einen anderen Zuschnitt, und den sagen wir Ihnen dann auch.
Was das Mitführen von Unterlagen bei einer Transportkontrolle angeht: Die Verordnung lässt ausdrücklich offen, wie das geschieht, und stellt den elektronischen Weg dem Papier gleich. Quelle: § 18 Absatz 2 Nachweisverordnung, abgerufen am 28.08.2026. Wir leiten daraus kein Gerät und keine Leistung ab.
Steht bei Ihnen einer dieser Termine an?
Dann sind es meistens drei Fragen, und alle drei sind in einem Telefonat beantwortet: ob Sie überhaupt über die Grenze verbringen, wer im Haus den Zugang hat, und wie oft das Verfahren im letzten Jahr stillstand. Wenn Sie das dritte nicht genau wissen, ist das schon die Antwort.
Oder rufen Sie an: 0221 29402080.