OneDrive oder SharePoint: wo was hingehört

OneDrive ist der persönliche Ablageort eines Mitarbeiters. SharePoint ist die gemeinsame Ablage des Betriebs, mit Bereichen für Abteilungen, Projekte oder Kunden.

Die Regel ist einfach. Schwierig wird es, weil Microsoft 365 an einigen Stellen Dateien im persönlichen OneDrive ablegt, ohne dass es jemand merkt. Und weil ein OneDrive nicht ewig lebt, wenn sein Besitzer den Betrieb verlässt.

Teams hat keinen eigenen Dateispeicher. Microsoft fasst es selbst so zusammen: „Teams files are stored in SharePoint and Teams chat files are stored in OneDrive.“

Wichtig ist vor allem die dritte Zeile. Wer im Chat ein Angebot an einen Kollegen schickt, legt es in seinem persönlichen OneDrive ab. Der Kollege bekommt nur einen Link.

Alle Angaben in diesem Abschnitt stammen von Microsoft, Stand 09/2026.

Die Uhr startet beim Löschen des Kontos, und nur dann. Microsoft schreibt, die Frist beginne, wenn ein Konto in Entra ID gelöscht wird. Kein anderer Schritt löst sie aus, auch nicht das Sperren der Anmeldung oder das Entziehen der Lizenz.

Standardmäßig bleiben 30 Tage. In dieser Zeit kann jemand, dem Zugriff gegeben wurde, die Dateien sichten und herunterladen.

Automatisch bekommt diesen Zugriff der Vorgesetzte. Das gilt aber nur, wenn in Entra ID ein Vorgesetzter eingetragen ist. Ist keiner eingetragen, springt ein Ersatz-Besitzer ein, den Sie im SharePoint Admin Center festlegen. Fehlt auch der, schreibt Microsoft: „no one has automatic access when the user is deleted“. Dann wird auch niemand gewarnt.

Vorher sollte die Person Gelegenheit haben, Privates selbst zu löschen. So sieht es unsere Liste für den Austritt auch beim Postfach vor.

Zwei Mails gehen raus: eine, wenn das OneDrive zum Löschen markiert wird, eine zweite sieben Tage vor Ablauf.

Danach 93 Tage Papierkorb. Das OneDrive wandert in den Papierkorb der Websitesammlung. Zurückholen lässt es sich von dort nur noch mit PowerShell, also nicht mit ein paar Klicks.

Die Falle für Konten ohne Lizenz. Wer ein Konto nicht löscht, sondern nur die Lizenz entzieht, dreht eine andere Uhr. Microsoft archiviert OneDrives ohne gültige Lizenz „on their 93rd unlicensed day“. Nach zwölf Monaten unbezahlter Ablage können die Daten gelöscht werden, laut Microsoft „regardless of“ Aufbewahrungsregeln und Sperren.

Die 30 Tage lassen sich verlängern, und zwar bis auf 3.650 Tage. Das ist eine Einstellung im SharePoint Admin Center und kostet nichts.

Gelöschte Dateien liegen in SharePoint und OneDrive insgesamt 93 Tage im Papierkorb, gerechnet ab dem Löschen am ursprünglichen Ort. Danach sind sie endgültig weg.

Auch die Versionen einer Datei sind kein Netz. Fallen alte Versionen durch eine Grenze oder einen Aufräumlauf weg, landen sie laut Microsoft nicht im Papierkorb und lassen sich nicht wiederherstellen.

Und für Streitfälle hilft der Papierkorb gar nicht. Microsoft: „The Recycle Bin isn't indexed“. Eine Suche zur Beweissicherung findet dort nichts.

Warum Microsoft 365 deshalb eine eigene Sicherung braucht und welche Fristen dabei gelten, steht auf Datensicherung.

Jeder Nutzer hat in den Business-Paketen 1 TB OneDrive. SharePoint bekommt für den ganzen Betrieb 1 TB plus 10 GB je gekaufter Lizenz. Das OneDrive der Nutzer zählt dabei nicht mit (alles Stand 09/2026).

Bei 20 Nutzern sind das 1,2 TB für die gemeinsame Ablage und 20 TB OneDrive. Für die meisten kleinen Betriebe ist Platz also nicht das Problem.

Eine Grenze sollte man trotzdem kennen. Läuft der SharePoint-Speicher dauerhaft über, droht laut Microsoft der Nur-Lese-Modus. Dann lässt sich nichts mehr speichern.

Wer seinen alten Dateiserver nach SharePoint umzieht, stößt auf Grenzen, die mit Speicher nichts zu tun haben.

Pfade mit mehr als 400 Zeichen. Microsoft zählt den ganzen Pfad samt Dateinamen. Ein gewachsener Ordner wie „Kunden, Müller GmbH, 2019, Angebote, Nachtrag 3, Anlagen“ kann mit langen Dateinamen an diese Grenze kommen. Die Datei synchronisiert dann nicht.

Mehr als 300.000 Dateien. Microsoft empfiehlt, „no more than 300,000 files“ in einer Bibliothek zu synchronisieren. Das gilt auch für alle synchronisierten Bibliotheken zusammen.

Verbotene Zeichen und Namen. Die Zeichen " * : < > ? / \ | gehen im Dateinamen nicht, ebenso Leerzeichen am Anfang oder Ende. Dazu kommen reservierte Namen wie CON, PRN, AUX, NUL und alles, was mit ~$ beginnt.

Wer das vor dem Umzug misst und die Ordnertiefe kürzt, erspart sich die Suche nach Dateien, die nie angekommen sind. Die Postfächer ziehen auf einem eigenen Weg um, beschrieben unter Umzug nach Exchange Online.

Die folgenden fünf Punkte kosten nichts und brauchen nur einen Admin-Zugang.

Der fünfte Punkt ist der wichtigste und der einzige, den keine Einstellung erledigt.

Welche Bereiche SharePoint bekommt, wer worauf Zugriff hat und wie ein Dateiserver ohne verlorene Dateien umzieht, lässt sich planen. Das Planen ist der kleinere Teil. Der größere ist, dass es danach jemand im Blick behält.

Beides übernehmen wir, wenn Sie möchten, als Teil unserer Betreuung von Microsoft 365.