Aufbewahrungsfristen: was wie lange bleiben muss, und ab wann

Diese Seite ist die Übersicht für einen Betrieb, der es genau wissen will. Weiter unten steht jede Frist in einer Tabelle, mit Vorschrift, Fristbeginn und der Form, in der aufzubewahren ist. Jede Zeile ist an der Originalquelle geprüft, zuletzt am 21.09.2026.

Davor steht, was sich geändert hat. Danach, wo die Tabelle allein nicht reicht.

Für Buchungsbelege und Rechnungen gilt seit dem 01.01.2025 eine Frist von acht Jahren. Vorher waren es zehn.

Die Änderung steht im Vierten Bürokratieentlastungsgesetz vom 23.10.2024, BGBl. 2024 I Nr. 323. Es hat die acht Jahre an drei Stellen zugleich eingetragen. Betroffen sind § 257 Abs. 4 HGB, § 147 Abs. 3 Satz 1 AO und § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG. Die Bußgeldvorschrift für Rechnungen in § 26a UStG wurde gleich mitgeändert.

Häufig wird das Wachstumschancengesetz als Quelle genannt. Das trifft nicht zu. Die Verkürzung stand zwar im Regierungsentwurf dieses Gesetzes, wurde im Verfahren aber wieder herausgenommen. Das Wachstumschancengesetz hat die Pflicht zur E-Rechnung gebracht, die acht Jahre kamen mit dem Bürokratieentlastungsgesetz.

Die neue Frist gilt auch für ältere Unterlagen. Sie erfasst alles, dessen alte Zehnjahresfrist am 31.12.2024 noch nicht abgelaufen war. So steht es in drei Übergangsvorschriften: Art. 95 EGHGB, Art. 97 § 19a Abs. 2 EGAO und § 27 Abs. 40 UStG.

Für die Ablage heißt das: Zum 01.01.2025 wurden die Belegjahrgänge 2015 und 2016 auf einen Schlag frei. Nach derselben Regel gerechnet kam zum 01.01.2026 der Jahrgang 2017 dazu, und im Januar 2027 ist 2018 dran. Jeweils mit dem Vorbehalt, der weiter unten unter „Ablaufhemmung“ steht.

Die übrigen Fristen sind geblieben. Jahresabschluss, Eröffnungsbilanz und Bücher bleiben bei zehn Jahren. Geschäftsbriefe bleiben bei sechs, und sie standen auch nie bei zehn.

Für Kreditinstitute, Versicherungen und Wertpapierinstitute gelten bei Buchungsbelegen weiter zehn Jahre (§ 257 Abs. 4 Satz 2 HGB). Ein Handwerks-, Handels- oder Dienstleistungsbetrieb gehört zu keiner dieser drei Gruppen.

Die Frist in der Tabelle ist die Mindestdauer. Keine der Vorschriften verbietet, länger aufzubewahren. Die Grenze nach oben kommt aus einer anderen Richtung, aus dem Datenschutz, und sie betrifft vor allem Personalunterlagen.

Drei Hinweise, damit die Tabelle richtig gelesen wird:

Jede Frist, die in Jahren zählt, beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres. Das Datum auf dem Beleg spielt dafür keine Rolle.

Ein Beispiel, am Gesetzestext nachvollziehbar: Eine Eingangsrechnung entsteht am 14.03.2025. Die Frist beginnt mit Ablauf des 31.12.2025. Acht Jahre später, am 31.12.2033, endet sie. Ab dem 01.01.2034 darf der Beleg weg.

Die Faustregel dazu lautet: Entstehungsjahr plus Frist, und zwar bis zum Jahresende. 2025 plus acht ergibt Ende 2033.

Bei Rechnungen gibt es eine Feinheit. Das Umsatzsteuergesetz knüpft an die Ausstellung an, die Abgabenordnung an die Entstehung des Buchungsbelegs. Eine Rechnung vom Dezember, die erst im Januar gebucht wird, kann damit zwei Fristen haben, ein Jahr auseinander. Es gilt die längere, weil § 14b Abs. 1 Satz 3 UStG die Abgabenordnung ausdrücklich „unberührt“ lässt.

Einige Fristen laufen anders. Das Lohnkonto bleibt bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres nach der letzten Lohnzahlung. Wer 2026 zuletzt Lohn gezahlt hat, bewahrt also bis zum 31.12.2032 auf, nicht bis 2031. Die Entgeltunterlagen hängen an der letzten Prüfung durch die Rentenversicherung. Und bei Lieferscheinen endet die steuerliche Frist mit einem Ereignis.

Für alles Übrige reicht ein fester Termin im Jahr. Wer im Januar aussortiert, muss unterm Jahr nichts nachrechnen.

Die Tabelle hat einen Haken. Er steht in § 147 Abs. 3 Satz 5 AO:

„Die Aufbewahrungsfrist läuft jedoch nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist; [...]“

Das ist die Ablaufhemmung. Die Festsetzungsfrist beträgt in der Regel vier Jahre (§ 169 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 AO). Sie beginnt aber erst mit Ablauf des Jahres, in dem die Steuererklärung eingereicht wurde. Spätestens beginnt sie mit Ablauf des dritten Kalenderjahres nach Entstehung der Steuer (§ 170 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 AO).

Läuft eine Betriebsprüfung oder ist ein Bescheid noch nicht endgültig, bleibt aufbewahrungspflichtig, was für diese Steuer von Bedeutung ist. Der Satz im Gesetz endet mit „§ 169 Absatz 2 Satz 2 gilt nicht“. Die verlängerte Festsetzungsfrist bei Steuerhinterziehung verlängert die Aufbewahrung also ausdrücklich nicht.

Vor einer großen Aussortieraktion lohnt deshalb eine Frage an das Steuerbüro: Sind die Jahre, um die es geht, abgeschlossen? Die Antwort steht nicht in der Tabelle, sondern in Ihren Bescheiden.

Zwei Übergangsregeln enden am 31.12.2026, vom Stand dieser Seite aus in gut drei Monaten. Beide berühren die Aufbewahrung, und beide gehen leicht unter.

Rechnungen auf Papier oder als PDF. Für Umsätze aus 2025 und 2026 darf eine Rechnung bis zum 31.12.2026 noch auf Papier gehen. Mit Zustimmung des Empfängers geht auch ein anderes elektronisches Format, etwa ein PDF. Eine Umsatzgrenze gibt es dafür nicht (§ 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG).

Für Umsätze aus 2027 bleibt Papier oder PDF nur erlaubt, wenn der Gesamtumsatz im Vorjahr nicht mehr als 800.000 Euro betrug (Nr. 2). Unabhängig vom Umsatz bleibt ein anderes Format per EDI möglich, dem elektronischen Datenaustausch (Nr. 3). Ab 2028 gibt es keine Übergangsregel mehr.

Die Regel betrifft nur das Ausstellen. Für den Empfang gibt es keine Übergangszeit. Eine E-Rechnung, die Ihnen heute ein anderer Betrieb schickt, müssen Sie empfangen und aufbewahren können. Wie genau, steht im Artikel über Rechnungen.

Personalunterlagen auf Papier. Bestimmte Unterlagen gehören in elektronischer Form zu den Entgeltunterlagen (§ 8 Abs. 2 BVV). Dazu zählen Arbeitserlaubnis und Aufenthaltstitel und die Kopie der Niederschrift nach dem Nachweisgesetz. Bis zum 31.12.2026 kann sich ein Arbeitgeber auf Antrag beim Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung davon befreien lassen (§ 8 Abs. 3 Satz 2 BVV). Für die Zeit danach sieht die Vorschrift das nicht mehr vor.

Die wichtigste Folge ist kein Bußgeld. Sie steht in § 158 AO: Eine Buchführung, die den Vorschriften entspricht, wird der Besteuerung zugrunde gelegt. Fehlen Unterlagen, fällt diese Vermutung weg, und das Finanzamt schätzt (§ 162 AO).

Einen Betrag oder Prozentsatz für diese Schätzung nennt das Gesetz nicht. Die Höhe legt die Finanzbehörde fest und muss dabei alle Umstände berücksichtigen.

Dazu kommen Bußgelder und ein Verzögerungsgeld mit festem Rahmen:

Beim Bußgeld nach der Abgabenordnung reicht das Fehlen allein also nicht. Bei Rechnungen verlangt das Umsatzsteuergesetz diese zweite Bedingung nicht.

Eine amtliche Quote, wie oft geprüft wird, gibt die Betriebsprüfungsordnung nicht her. Sie regelt den Umfang. Betriebe, die keine Großbetriebe sind, prüft das Finanzamt in der Regel über nicht mehr als drei zusammenhängende Jahre (§ 4 Abs. 3 BpO 2000). Eine lückenlose Prüfung über acht Jahre ist dort nicht der Normalfall.

Die Fristen beantworten, wie lange eine Unterlage bleiben muss. Wie sie aufbewahrt wird, regeln § 147 Abs. 2 AO und die GoBD. An dieser Stelle wird es technisch.

Ein Satz aus den GoBD betrifft jeden Betrieb, der Belege in Ordnern auf einem Server oder Netzlaufwerk ablegt. Er steht in Randziffer 110:

„Die Ablage von Daten und elektronischen Dokumenten in einem Dateisystem erfüllt die Anforderungen der Unveränderbarkeit regelmäßig nicht, soweit nicht zusätzliche Maßnahmen ergriffen werden, die eine Unveränderbarkeit gewährleisten.“

Die GoBD nennen im selben Absatz drei Wege dahin: über die Hardware, über Software mit Sperren, Protokoll und Versionen, oder organisatorisch über ein Konzept, wer worauf zugreifen darf. Der dritte Weg kostet keine Lizenz.

Eine Datensicherung ersetzt das nicht. Sie wird nach einem festen Plan überschrieben, und das passt weder zu acht Jahren noch zu Unveränderbarkeit. Das folgt aus den Vorschriften, ausdrücklich steht es so nirgends.

Welche Frist für welche Unterlage bei Ihnen gilt und ob Ihre Ablage den GoBD genügt, klärt Ihr Steuerbüro. Als externe IT-Abteilung für Betriebe, die keine eigene haben, übernehmen wir die Sicherung. In Microsoft 365 richten wir dazu die Archivierung ein und achten darauf, dass sie läuft. Arbeitet Ihr Betrieb mit einer eigenen Archivsoftware, helfen wir dort, so weit sie es zulässt. Die Unveränderbarkeit aus Randziffer 110 sagen wir damit nicht zu. Wie wir dabei die Sicherung kontrollieren, steht auf der Seite zur Datensicherung.