Exchange im eigenen Haus: Subscription Edition oder Exchange Online

An dem Tag hat Microsoft die Pflege für Exchange Server 2016 und 2019 beendet. Der Termin steht mit Microsofts Quelle in unserer Liste der Support-Enden, hier steht die Folge für Sie.

Ihr Exchange läuft weiter, und Ihre Leute merken erst einmal nichts. Microsoft liefert aber nach eigener Angabe nichts mehr dafür. Keine Sicherheitsupdates, keine Fehlerbehebung, keine Zeitzonen-Updates und keinen technischen Support.

Bei einem Mailserver wiegt das schwerer als bei einem Dateiserver, weil er für Ihre Post aus dem Internet erreichbar ist. Wird ab jetzt eine Lücke bekannt, bleibt sie bei Ihnen offen. Microsoft selbst rät dringend, von beiden Versionen so schnell wie möglich wegzugehen.

Eine Verlängerung gegen Geld wie bei Windows gibt es für Exchange nur über Microsofts Kundenbetreuung, gedacht für Kunden mit Großkundenvertrag. Die letzte Runde endet Ende Oktober 2026, eine weitere schließt Microsoft aus.

Die Exchange Server Subscription Edition ist der Nachfolger von Exchange 2016 und 2019 und läuft wie diese auf einem Server im eigenen Haus. Microsoft hat sie am 1. Juli 2025 freigegeben, und seit dem Support-Ende der beiden Vorgänger ist sie die einzige Fassung von Exchange Server, die Microsoft noch pflegt. Neue Versionen mit Jahreszahl gibt es nicht mehr. Stattdessen pflegt Microsoft diese eine Fassung laufend weiter, solange der Betrieb sie aktuell hält und ein Abonnement dafür hat. Dafür steht das Wort Subscription im Namen.

Ein festes Enddatum trägt sie bei Microsoft nicht. Dafür hat Microsoft im August 2025 zugesagt, die Subscription Edition mindestens bis zum 31. Dezember 2035 zu unterstützen. Ein Ende danach kündigt Microsoft nach seiner Lebenszyklus-Regel vorher an.

Die erste Ausgabe war nach Microsofts eigenen Worten vor allem eine Umbenennung von Exchange 2019. Neue Funktionen kommen erst mit den großen Aktualisierungen, die Microsoft zweimal im Jahr herausgibt.

Das Erste ist das Abonnement, das dem Produkt den Namen gibt. Die Lizenzen selbst sind nach Microsoft die gleichen wie bei Exchange 2019, also eine Lizenz für den Server und eine Zugriffslizenz für jeden Nutzer oder jedes Gerät. Neu ist, dass Microsoft dazu ein laufendes Abonnement verlangt.

Das geht nach Microsoft auf zwei Arten. Entweder haben alle Nutzer mit Zugriff auf den Exchange eine passende Cloud-Lizenz, als Beispiel nennt Microsoft die Pakete Microsoft 365 E3 und E5. Oder Server-Lizenz und Zugriffslizenzen tragen Software Assurance, also den laufenden Zusatzvertrag zur Lizenz. Der läuft dann so lange wie der Exchange selbst.

Eine Prüfung über das Internet macht der Server dabei nicht. Läuft das Abonnement aus, sind Sie nach Microsoft nicht mehr richtig lizenziert und bekommen keine Aktualisierungen mehr.

Beim Preis hat Microsoft zum 1. Juli 2025 für Exchange Server und zwei weitere Serverprodukte für das eigene Haus zehn Prozent aufgeschlagen. Die Pakete mit Zugriffslizenzen wurden zum 1. August 2025 um 15 und 20 Prozent teurer. Für Exchange Online hat sich dadurch nach Microsofts Angabe nichts geändert.

Dazu kommt der Server darunter. Welche Windows-Version die Subscription Edition verlangt und wie viel Arbeitsspeicher Microsoft für einen Postfachserver empfiehlt, steht beim Windows Server ohne Support. Ein Server 2016 trägt sie nicht. Meist läuft es also auf einen neuen Server hinaus, als Gerät oder als virtuellen Server. Auch ein SQL Server auf dem alten Gerät hat seinen eigenen Termin.

Der dritte Posten ist die Pflege. Microsoft gibt zweimal im Jahr eine große Aktualisierung heraus und dazwischen Sicherheitsupdates, sobald sie nötig sind. Unterstützt bleibt nur, wer diese Stände zeitnah einspielt, so will es Microsofts Lebenszyklus-Regel.

Mit einer der nächsten großen Aktualisierungen verlangt Microsoft außerdem neue Produktschlüssel. Ab der zweiten duldet die Installation keinen Exchange 2016 oder 2019 mehr im selben Verbund. Diese zweite Aktualisierung plant Microsoft nach dem Stand vom Mai 2026 für die erste Hälfte 2027. Ein Exchange im Haus bleibt damit eine Aufgabe, die alle paar Monate jemand anfassen muss.

Von Exchange 2019 aus ist der Schritt klein. Microsoft beschreibt das Upgrade auf die Subscription Edition wie das Einspielen einer gewöhnlichen Aktualisierung, Voraussetzung ist einer der beiden letzten Stände von Exchange 2019.

Von Exchange 2016 aus gibt es diesen kleinen Schritt nicht, dort kommt ein zweiter Server ins Spiel. Microsoft rät dabei davon ab, jetzt noch einen Exchange 2019 als Zwischenschritt aufzusetzen, weil auch der nicht mehr unterstützt wird.

Exchange Online ist dasselbe Postfach, nur steht der Server nicht bei Ihnen, sondern in Microsofts Rechenzentrum. Mail, Kalender und Kontakte kommen wie gewohnt in Outlook an, am Rechner wie auf dem Handy.

Abgerechnet wird je Nutzer im Abonnement. Exchange Online steckt in den Business-Paketen von Microsoft 365 und ist auch als reiner Mail-Tarif zu haben. Welches Paket zu wem passt, steht im Lizenzvergleich für Microsoft 365. Ob der reine Mail-Tarif reicht, steht unter Exchange Online Plan 1.

Was dabei wegfällt, zählt Microsoft selbst auf. Nach dieser Liste müssen Sie keine Hardware mehr kaufen und warten, keinen Server betreiben und kühlen und keine Updates einspielen. Und kein Versionswechsel mehr, weil das Postfach in der Cloud nach Microsoft immer auf dem neuesten Stand ist.

Microsoft nennt den Umzug nach Microsoft 365 den besten und einfachsten Weg aus Exchange 2016 und 2019 heraus. Gründe für einen Server im Haus lässt Microsoft trotzdem gelten. Dazu zählen Vorgaben einer Aufsicht und Daten, die in keinem fremden Rechenzentrum liegen dürfen. Außerdem nennt Microsoft Einstellungen ohne Gegenstück in der Cloud und Benutzerkonten, die weiter im Verzeichnis im eigenen Haus gepflegt werden.

Wie der Umzug abläuft, ohne dass die Post stillsteht, steht beim Umzug nach Exchange Online. Was Microsoft in der Cloud sichert und was nicht, steht beim Backup für Microsoft 365.

Wir sind die externe IT-Abteilung für Betriebe und Vereine im Raum Köln, die keine eigene haben.

Unser Weg ist Exchange Online. Wer seinen Exchange im Haus behalten will, den unterstützen wir auch. Bei uns nutzen fast alle Kunden Microsoft 365.

Den Umzug planen wir mit Ihnen und machen ihn auch als eigenes Projekt. Über einen Festpreis dafür können wir vorher sprechen. Was danach an laufender Betreuung dazukommt, steht auf So rechnen wir ab.

Die Lizenzen für Microsoft 365 können über uns laufen, und wir sichern Microsoft 365 mit, so wie einen Server im Haus. Wenn Ihr Server für Dateien oder die Fachanwendung bleiben soll, bleibt er.

Haben Sie noch einen Exchange im Haus und wissen nicht, wie es damit weitergeht, rufen Sie uns einfach an. Im Erstgespräch klären wir zusammen, welche Version läuft und wohin Ihre Postfächer gehören. Welche Lizenzen da sind, sehen wir mit Ihnen in Ihren Verträgen nach.