Neues Outlook
Das neue Outlook: was sich im Betrieb ändert und was der Chef entscheidet
Microsoft ersetzt das bisherige Outlook für Windows nach und nach durch ein neues Programm. Im klassischen Outlook steht dafür oben rechts ein Schalter „Neues Outlook ausprobieren“.
Wer ihn anklickt, arbeitet ab dann im neuen Programm, und im selben Büro laufen so schnell zwei Outlooks nebeneinander. Hier steht, was Microsoft zum Zeitplan und zu den Lücken schreibt, und was Sie für den ganzen Betrieb festlegen sollten.
Stand: 30.09.2026
Wie lange unterstützt Microsoft das klassische Outlook noch?
Bestehende Installationen des klassischen Outlook werden nach Microsofts eigener Angabe mindestens bis 2029 unterstützt. Ein festes Enddatum für das klassische Outlook aus dem Abo von Microsoft 365 gibt es bisher nicht. Gekaufte Versionen enden trotzdem an ihrem eigenen Termin. Für Outlook 2021 ist das der 13. Oktober 2026, für Outlook 2024 der 9. Oktober 2029.
Den Übergang teilt Microsoft in drei Stufen. In der ersten ist das neue Outlook ausgeschaltet, und wer will, probiert es über den Schalter aus. In der zweiten startet es von selbst, der Weg zurück bleibt aber offen. In der dritten gibt es keinen Weg zurück mehr, und neue Installationen aus dem Abo bringen das neue Outlook mit.
Vor der dritten Stufe will Microsoft mindestens zwölf Monate vorher Bescheid geben. Für die zweite Stufe sagt Microsoft diesen Vorlauf nur für die Enterprise-Pläne zu. Warum für Oktober 2026 manche Quellen den 14. nennen, steht in der Übersicht zum Support-Ende von Windows, Office und Servern.
Wo Microsoft heute schon umstellt
Für Betriebe mit einem Business-Plan von Microsoft 365 hat der automatische Wechsel im Januar 2025 begonnen. Wer das klassische Outlook im aktuellen Update-Kanal nutzt, bekommt mehrere Hinweise und landet danach von selbst im neuen Outlook. Zurückschalten geht jederzeit, und den automatischen Wechsel können Nutzer und Administrator abschalten.
Auch Windows bringt das neue Outlook inzwischen mit. Die alten Apps Mail und Kalender haben seit Ende 2024 keinen Support mehr, und ihre aktiven Nutzer stellt Microsoft auf das neue Outlook um. Auf neueren Versionen von Windows 11 ist es vorinstalliert, Windows 10 hat es Anfang 2025 über die Updates bekommen.
Wer Microsoft 365 neu auf einen Rechner spielt, bekommt seit Version 2502 beide Outlooks nebeneinander installiert, solange niemand es anders einstellt. Die Termine dazu, jeweils mit Quelle:
| Datum | Was passiert | Quelle |
|---|---|---|
| August 2024 | Das neue Outlook ist allgemein verfügbar. | Microsoft Learn |
| 31.12.2024 | Kein Support mehr für die Windows-Apps Mail und Kalender. | Microsoft Support |
| Januar 2025 | Automatischer Wechsel für Business-Pläne im aktuellen Kanal beginnt. | Microsoft Support |
| 11.02.2025 | Das Sicherheitsupdate für Windows 10 installiert das neue Outlook mit. | Microsoft Learn |
| 13.10.2026 | Outlook 2021 und Outlook LTSC 2021 enden. | Microsoft Learn |
| 09.10.2029 | Outlook 2024 und Outlook LTSC 2024 enden. | Microsoft Learn |
| mindestens bis 2029 | Bestehende Installationen des klassischen Outlook bleiben unterstützt. | Microsoft Learn |
Was im neuen Outlook fehlt oder anders läuft
Microsoft führt eine Vergleichstabelle zwischen beiden Outlooks, zuletzt aktualisiert am 23. September 2026. Für einen Betrieb zählen vor allem diese Zeilen.
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Alte Datendateien
PST-Dateien sind Outlook-Datendateien, in denen Mails außerhalb des Postfachs liegen. Das neue Outlook kann solche Dateien öffnen und Inhalte daraus übernehmen, Microsoft führt das aber nur als teilweise verfügbar. Auf Dateien in einer Netzwerkfreigabe greift das neue Outlook laut Tabelle gar nicht zu.
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Erweiterungen
Die klassischen Erweiterungen, sogenannte COM-Add-ins, laufen im neuen Outlook nicht. Microsoft verweist auf Web-Add-ins als Ersatz. Ob es die für Ihre Erweiterung gibt, weiß deren Anbieter.
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Branchensoftware mit Outlook-Anbindung
Andere Programme sprechen mit Outlook über Schnittstellen, die MAPI und Outlook-Objektmodell heißen. Beide führt Microsoft beim neuen Outlook als nicht unterstützt. VBA-Makros laufen dort ebenfalls nicht, und der Seriendruck ist nur teilweise verfügbar.
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Arbeiten ohne Netz
Das neue Outlook setzt laut Microsofts Planungshilfe eine Internetverbindung voraus. Offline arbeiten geht bei Mails und Kalender nur teilweise.
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Postfächer für mehrere und das Archiv
Ein freigegebenes Postfach lässt sich im neuen Outlook öffnen und auch als eigenes Konto einbinden. Der Zugriff als Stellvertreter ist nur teilweise verfügbar, das Online-Archiv dagegen voll. Warum ein Archiv mehr ist als ein alter Ordner, steht bei der E-Mail-Archivierung.
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Exchange im eigenen Haus
Ein Postfach auf einem eigenen Exchange-Server bindet das neue Outlook nur über IMAP an, mit entsprechend weniger Funktionen. Wie der Weg nach Microsoft 365 aussieht, steht beim Umzug nach Exchange Online.
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Die Lizenz
Für Outlook am Rechner braucht jeder Nutzer ein Paket mit den Desktop-Programmen, beim klassischen wie beim neuen. Wer nur Business Basic hat, nutzt Outlook im Browser und auf dem Handy.
Das Postfach selbst bleibt beim Wechsel, wo es ist. Umgestellt wird das Programm am Rechner. Auch Spam und Phishing melden geht in beiden Outlooks. Was davon schon vorher abgefangen wird, steht unter Spamfilter im Betrieb.
Was Sie als Chef festlegen
Microsoft beschreibt für die Umstellung zwei Wege. Entweder laufen beide Outlooks eine Zeit lang nebeneinander, oder alle wechseln auf einmal. Welcher Weg passt, entscheiden Sie für den ganzen Betrieb und nicht jeder Mitarbeiter für sich am Schalter.
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Einen Zeitpunkt für alle
Solange jeder selbst umschaltet, arbeiten im Büro Leute mit unterschiedlichen Funktionen. Legen Sie deshalb einen Termin fest. Bis dahin lässt sich der automatische Wechsel für alle abschalten und der Schalter ausblenden.
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Erst testen, mit wenigen Leuten
Microsoft plant in seiner Anleitung für die Umstellung eine Testphase von mindestens 45 Tagen ein. Nehmen Sie dafür Leute, die viel mit Outlook machen, etwa mit einem gemeinsamen Postfach oder mit der Branchensoftware.
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Die Anbindungen vorher prüfen
Fragen Sie beim Anbieter Ihrer Branchensoftware nach, ob sie mit dem neuen Outlook zusammenarbeitet. Dasselbe gilt für jede Erweiterung, die heute in Ihrem Outlook steckt.
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Die Mitarbeiter einweisen
Das neue Outlook sieht anders aus, und manches liegt an einer anderen Stelle. Microsoft nennt Schulung ausdrücklich als Teil der Vorbereitung. Planen Sie die Einweisung gleich für den Tag der Umstellung ein.
Hängt an einem Arbeitsplatz etwas, das nur im klassischen Outlook läuft, darf dieser Rechner dabei bleiben. Im Abo ist das nach Microsofts Angabe mindestens bis 2029 unterstützt.
Wenn wir die Umstellung übernehmen sollen
Wir sind die externe IT-Abteilung für Betriebe und Vereine im Raum Köln, die keine eigene haben.
Wir stellen Betriebe aktiv auf das neue Outlook um. Läuft bei Ihnen etwas nur im klassischen Outlook, etwa ein COM-Add-in, bleiben wir beim klassischen.
Fast alle unsere Kunden arbeiten mit Microsoft 365. Vereinzelt hängen bei ihnen alte Access-Datenbanken oder Excel-Anbindungen am klassischen Outlook. Auf Wunsch steuern wir den Wechsel zentral, immer nach Absprache mit Ihnen. Eine Einweisung für Ihre Mitarbeiter machen wir ebenfalls auf Wunsch.
Welches Outlook bei Ihnen passt, klären wir im Erstgespräch. Die Umstellung rechnen wir pauschal, als Projekt oder nach Aufwand ab. Wie wir Betreuung und Projekte abrechnen, steht unter So rechnen wir ab.
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Quellen
- Microsoft Learn, Stages of migration to new Outlook for Windows. Daraus die drei Stufen, die zwölf Monate Vorlauf, die allgemeine Verfügbarkeit ab August 2024 und die Unterstützung bis mindestens 2029.
- Microsoft Support, Zum neuen Outlook für Windows wechseln. Daraus der automatische Wechsel für Business-Pläne seit Januar 2025, der Weg zurück und das Abschalten.
- Microsoft Support, Vergleich der Features zwischen dem neuen Outlook und dem klassischen Outlook, letzte Aktualisierung 23. September 2026. Daraus die Punkte zu PST-Dateien, Netzwerkfreigaben, Erweiterungen und Schnittstellen. Dazu VBA, Seriendruck und Offline-Betrieb sowie freigegebene Postfächer und das Archiv. Auch Exchange im eigenen Haus und das Melden von Spam stehen dort.
- Microsoft Support, Die Zukunft von Mail, Calendar und People auf Windows 11. Daraus das Ende von Mail und Kalender am 31. Dezember 2024.
- Microsoft Learn, Control installing and using new Outlook. Daraus die Umstellung der Nutzer von Mail und Kalender und das vorinstallierte Outlook auf Windows 11 und 10. Dazu das Abschalten des Wechsels und das Ausblenden des Schalters.
- Microsoft Learn, Deployment overview for the new Outlook for Windows. Daraus die Installation beider Outlooks ab Version 2502.
- Microsoft Learn, Plan your migration to new Outlook for Windows. Daraus die zwei Wege, die Testphase von mindestens 45 Tagen, die Schulung und die nötige Internetverbindung.
- Microsoft Learn, Understand licensing in new Outlook for Windows. Daraus die Lizenz mit Desktop-Programmen und Business Basic im Browser und auf dem Handy.
- Microsoft Learn, Ending Support in 2026 und Ending Support in 2029. Daraus die Enddaten von Outlook 2021, Outlook LTSC 2021, Outlook 2024 und Outlook LTSC 2024.
Stand dieser Angaben: 30.09.2026. Alle Quellen oben am 30.09.2026 gelesen. Microsoft passt Zeitplan und Vergleichstabelle laufend an, maßgeblich ist deshalb der Stand auf den verlinkten Seiten.