Telefonanlage für kleine Unternehmen: Cloud-Telefonanlage, Teams oder die Anlage im Keller

Nicht weil sie kaputt ist, sondern weil sie nicht mehr zu der Art passt, wie im Betrieb gearbeitet wird.

Dann kommen die Angebote. Eins für eine Cloud-Telefonanlage, eins für Microsoft. Und der bisherige Anbieter schlägt vor, die vorhandene Anlage zu erweitern.

Drei Wege und drei Preise, und keines der Angebote sagt Ihnen, welcher davon zu Ihrem Haus passt.

Diese Seite sortiert die Fragen, die vor der Entscheidung kommen.

Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik beschreibt Telefonanlagen in einem eigenen Baustein, und dort steht die Einteilung, nach der sich die Angebote sortieren lassen. Anlagen können „sowohl analog als auch IP-basiert aufgebaut sein“.

Dazwischen liegt die dritte Bauart, und sie verbindet die klassische Telefontechnik mit VoIP. Das BSI dazu: „Mit einer Hybrid-Anlage können klassische digitale und analoge Telefonie sowie VoIP gleichzeitig betrieben werden.“

Den Satz brauchen Sie, wenn Ihnen jemand sagt, es gehe nur ganz oder gar nicht. Das BSI sieht es anders. Vor einem Umstieg auf Internettelefonie „MUSS unter anderem entschieden werden, ob vollständig oder partiell auf VoIP umgestiegen werden soll“.

Das zählt für jeden Betrieb, an dessen Anlage noch etwas anderes hängt als Telefone. Aufzugsnotruf, Torsprechstelle, Alarmanlage, Faxgerät.

Ein Unterschied steckt noch daneben, und der ist nicht der Standort des Geräts. Eine Sprachkomponente im eigenen Netz kann laut BSI „andere Anforderungen an Internet- und WAN-Verbindungen stellen als ein Cloud-Dienst“. Wer die Anlage aus dem Keller holt, verlegt die Last auf seinen Internetanschluss.

Microsoft ist einer dieser Wege. Wenn Sie Teams ohnehin im Haus haben, fangen Sie bei der Teams-Telefonie an. Dort stehen die Microsoft-Preise, die vier Wege ins Telefonnetz und der Notruf. Hier geht es um die Entscheidung davor.

Nicht der Preis. Das BSI macht daraus eine Muss-Anforderung: „Vor der Beschaffung oder Erweiterung einer TK-Anlage MUSS eine Anforderungsanalyse durchgeführt werden.“

Fünf Dinge zählt der Baustein dabei auf, und die sind die Gliederung für jeden Angebotsvergleich:

Der Anbieter wird nach denselben Anforderungen ausgesucht. Was im Verkaufsgespräch gesagt wurde, ist nach der Umstellung schwer zu beweisen.

Deshalb folgt im Baustein der Satz, der später Streit erspart: „Alle vereinbarten Leistungen MÜSSEN eindeutig schriftlich festgehalten werden.“

Eine IP-Anlage telefoniert über dasselbe Netz, über das Ihre Leute arbeiten. Vier Punkte daraus gehören in den Angebotsvergleich.

Diese Frage entscheidet im Ernstfall alles.

Zwei Dinge stehen dazu im IT-Grundschutz. Es soll einen Notfallplan für die Anlage geben, und der gehört in das Notfallkonzept des Betriebs. Dazu kommt der Punkt, an den kaum jemand denkt: „Es SOLLTE sichergestellt werden, dass auch bei einem Ausfall der TK-Anlage Notrufe aus der Institution abgesetzt werden können. Die Notrufmöglichkeiten SOLLTEN von allen Räumen aus auf ausreichend kurzen Wegen erreichbar sein.“

Das ist etwas anderes als der Notruf, über den bei Teams geredet wird. Dort geht es um die Adresse, die die Leitstelle angezeigt bekommt. Hier geht es darum, dass überhaupt jemand die 112 erreicht, wenn die Anlage steht.

Für Betriebe mit erhöhtem Schutzbedarf geht das BSI weiter. Der Anschluss soll doppelt ausgelegt sein, und „bei IP-basierten TK-Anlagen SOLLTE ein zusätzlicher PSTN-Anschluss vorhanden sein“. Also der alte Festnetzanschluss bleibt neben der neuen Anlage liegen. Das ist ausdrücklich eine Anforderung für erhöhten Schutzbedarf und keine für jeden Betrieb.

Was ein Tag ohne erreichbares Telefon bei Ihnen kostet, rechnen Sie sich mit unserem Rechner für den IT-Ausfall selbst aus. Was Ihre Leute an so einem Tag tun sollen, gehört in den IT-Notfallplan, und die Vorlage dafür liegt bei uns zum Ausfüllen bereit.

Ja. Das steht im Telekommunikationsgesetz, und zwar mit Fristen und mit Geld dahinter.

Der neue Anbieter führt den Wechsel. Der Dienst darf dabei nicht länger als einen Arbeitstag unterbrochen werden. Dauert es länger, können Sie für jeden weiteren Arbeitstag 10 Euro verlangen. Bei einem Vertrag mit gleichbleibendem Monatsentgelt sind es 20 Prozent davon, wenn dieser Betrag höher ist. Das gilt nicht, wenn Sie die Verzögerung selbst zu vertreten haben.

Eine Grenze hat die Sache. Ortsvorwahlen hängen am Standort. Wer in einen anderen Vorwahlbereich zieht, nimmt seine Nummer nicht einfach mit. Für Geschäftskunden mit einer Individualvereinbarung kann die Bundesnetzagentur abweichende Regelungen treffen, der eine Arbeitstag ist also der gesetzliche Normalfall und keine Zusage für Ihren Vertrag.

Beide Seiten sind zur Zusammenarbeit verpflichtet, und sie dürfen den Wechsel weder verzögern noch missbrauchen. Im Gesetz steht dazu: „Anbieterwechsel und Rufnummernmitnahme erfolgen unter Leitung des aufnehmenden Anbieters.“

Zur Frist heißt es dort: „Bei einem Anbieterwechsel darf der Dienst des Endnutzers nicht länger als einen Arbeitstag unterbrochen werden.“

Wer gekündigt hat und erst danach merkt, dass die Nummer mitsoll, hat noch Zeit. Das Gesetz verlangt von den Anbietern sicherzustellen, dass Endnutzer die Mitnahme „bis zu einem Monat nach Vertragsende beantragen können“.

Kosten darf das nichts. Die Bundesnetzagentur stellt sicher, „dass Endnutzern für die Rufnummernmitnahme keine direkten Entgelte berechnet werden“.

Und die Grenze steht ebenfalls im Gesetz. Die Pflicht der Anbieter gilt bei geografisch gebundenen Rufnummern nur „an einem bestimmten Standort“. Eine Rufnummer von einem festen Standort auf einen ohne festen Standort umzuziehen, ist ausdrücklich unzulässig.

Die Anlage und der Weg ins Telefonnetz sind zwei Dinge. Der Preis je Nutzer ist die Anlage, der Anschluss wird getrennt berechnet, und dort entsteht die Überraschung auf der ersten Rechnung. Bei Microsoft ist das ausdrücklich so: Der Weg ins Telefonnetz wird dort getrennt von der Teams-Phone-Lizenz lizenziert. Bei Cloud-Anlagen anderer Anbieter lohnt dieselbe Frage.

Die Funktionen, die ab Werk drin sind. Das BSI will den Umfang der Leistungsmerkmale „auf das notwendige Minimum“ beschränkt sehen und nennt den Grund dafür. Angreifende können vorhandene Leistungsmerkmale für Gebührenbetrug missbrauchen, und als Beispiel stehen dort Rufumleitungen, die sich aus der Ferne umprogrammieren lassen. Das BSI nennt dabei beide Richtungen, den Angriff von außen und den Missbrauch durch die eigenen Leute.

Dieselbe Frage stellt sich beim Anrufbeantworter. Einige schicken die Nachricht als Tondatei per Mail, vor allem bei Anlagen über das Internet. Das BSI hält dazu fest: „Der Inhalt dieser E-Mail könnte direkt von Angreifenden abgefangen und angehört werden.“

Die Anlagenkonfiguration. Sie soll dokumentiert, fortgeschrieben und regelmäßig geprüft werden, und sie soll gesichert werden. Für die Einrichtung gilt dasselbe. Alle Schritte sollen so dokumentiert sein, dass sie „durch sachkundige Dritte anhand der Dokumentation nachvollzogen und wiederholt werden können“. Genau das ist der Punkt, an dem Sie beim nächsten Anbieterwechsel merken, ob Ihre IT-Dokumentation etwas taugt.

Die alte Anlage. Vor der Aussonderung sollen alle gespeicherten Daten sicher gelöscht und die Beschriftungen entfernt werden. Im Telefonbuch der alten Anlage stehen die internen Nummern, und je nach Anlage auch die Handynummern der Geschäftsführung.

Wir machen Telefonprojekte, und die Telefonanlage und die Drucker machen wir auch. Unbeliebt, aber Alltag.

Betreut wird bei uns Microsoft 365 mit der Cloud-Anlage von Inopla. Das schalten wir davor und dann Microsoft. Diese beiden Welten betreuen wir komplett.

Bei unseren Kunden laufen auch 3CX, NFON und sipgate, Placetel gab es auch schon, dazu Hosted PBX von der Telekom oder von NetCologne. Diese Anlagen betreuen wir nicht. Was wir aber immer machen können, ist das Ganze zu koordinieren und Ihnen die Arbeit abzunehmen. Wir sind Partner, was das angeht.

Wollen Sie keine Microsoft-Telefonie, haben Sie in der Regel schon etwas anderes und wollen gar nicht wechseln. Dann müssen wir erst herausfinden, was Ihnen wichtig ist und wohin Ihre Tendenz geht. Wenn wir Ihnen nicht helfen können, haben wir auch Partnerunternehmen.

Wenn Sie die fünf Fragen von oben nicht beantworten können, ist das ein guter erster Punkt fürs Erstgespräch.