Drei Übernahmen, wie sie wirklich liefen

Deshalb stehen hier drei Übernahmen, so wie sie gelaufen sind. Ohne Namen und ohne Ort. Wir wissen nicht, ob unsere Kunden das so erzählt haben wollen, wie wir es hier erzählen.

Wo die Branche beim Einordnen hilft, steht sie dabei. Wer bei uns mit Namen und im Video zu sehen ist, steht unter Referenzen.

Zwei der drei Fälle sind Übernahmen von einem Vorgänger. Beim dritten ging es darum, verstreute Daten wieder an einen Ort zu bringen.

Der alte Dienstleister war ein Einzelkämpfer, eine One-Man-Show. Die Inhaber waren unzufrieden, und über die Jahre haben sie da eine gewisse Abhängigkeit verspürt.

Die Inhaber haben erlebt, dass er das auch raushängen ließ: Wenn er keine Zeit hatte, hatte er keine Zeit. Wenn er etwas abgerechnet hat, hat er es halt abgerechnet.

Das hat sich immer mehr zum Problem herausgestellt. Und trotzdem hatten die Inhaber ein bisschen Angst zu wechseln. Der Typ, der das gemacht hat, hatte sie gut im Griff. So beschreiben sie es.

Wir waren vor einigen Jahren schon einmal mit dem Betrieb in Kontakt. Die ersten Gespräche liefen gut von beiden Seiten, man hatte sich angenähert. Zustande gekommen ist es dann doch nicht, man ist bei dem anderen geblieben.

Dann sind wohl drei, vier oder fünf Jahre vergangen. Beim Kunden kam noch einmal eine Situation auf, in der man sich in die Haare bekommen hat. Da waren wir wieder im Gedächtnis.

Wir haben neue Gespräche aufgenommen und dann sogar einen etwas intensiveren Übernahmeplan ausgefochten. Auch da kam vom alten Dienstleister wieder: Ihr könnt hier nicht so einfach raus, ihr habt noch lange Lizenzlaufzeiten.

Beim Inhaber kam an, dass er sehr viel Geld verbrennt und durch laufende Lizenzen gebunden ist. Nachprüfen konnte er das nicht, er ist ja nicht der Fachmann. Von diesem ganzen Gewitter hat er sich immer beunruhigen lassen.

Also haben wir das mit ihm zusammen ausklamüsert. Wir haben ihm die Arbeit abgenommen und ihm seine Kosten, seine Lizenzen, seine Laufzeiten und seine Abhängigkeiten aufgezeigt. Technisch wie vertraglich. Und wir sind mit ihm da durchgegangen.

Was bei einer geordneten Übergabe auf den Tisch gehört, haben wir unter IT-Dokumentation aufgeschrieben.

Am Ende stand ein Plan, und das Netzwerk haben wir dann peu à peu über die nächsten Wochen übernommen. Die Zugänge haben wir hingeschmissen bekommen, eine richtige Übergabe gab es nicht. Es war eher so ein Beleidigtsein.

Wie ein Wechsel abläuft und was wir tun, wenn der Vorgänger nicht reagiert, steht unter IT-Dienstleister wechseln.

Einen Teil der Server-Infrastruktur konnten wir reduzieren. Beim Backup konnten wir Verbesserungen machen, weil wir das Ganze nach der 3-2-1-Methode aufgebaut haben.

Was hinter der Merkformel steckt und wo sie aufhört zu tragen, steht unter Backup-Strategie.

Wir haben sogar noch geholfen, den Fördermittelantrag durchzubekommen. Damit konnten wir einen Teil seiner Investitionen in die IT und in die Sicherheit positiv beeinflussen. Heute ist er moderner aufgestellt und hat einen großen Mehrwert herausgezogen.

Die Supportzeiten sind gesunken. Er hat jetzt eine stabile, kalkulierbare Monatspauschale, die sich anhand seiner Server, Endgeräte, mobilen Geräte, Firewall und Backup ergibt. Damit kann er fest kalkulieren.

Wie diese Pauschale aufgebaut ist, steht unter So rechnen wir ab.

Und er hat bei uns ein ganzes Team zur Verfügung, nicht diese Einzelabhängigkeit. Warum bei uns nichts an einer Person hängt, steht unter externe IT-Abteilung.

Für die IT hatte der Betrieb einen festen Mitarbeiter eingestellt, dem die Geschäftsführung sehr vertraut hat.

Ihr gegenüber hat er immer so kompliziert kommuniziert und sich so ausgedrückt, dass der Aufwand stets sehr hoch erschien. Dadurch war eine gewisse Abhängigkeit entstanden. Die Abläufe haben funktioniert, undurchsichtig waren sie trotzdem.

Irgendwann kam es zu Streitigkeiten. Da hat sich die Geschäftsführung nach einem externen Partner umgesehen, und auf diesem Weg sind wir in Kontakt gekommen.

Der Anfang lief ähnlich wie im ersten Fall. Wir haben uns zuerst die Infrastruktur angeschaut, das Mail-System, die Datensicherung und die Firewall. Wir haben analysiert, wie sie arbeiten, was aktuell gut läuft und was nicht.

Danach haben wir das Thema Lizenzen überprüft. Auch hier war es zum Teil unterlizenziert. Die Datensicherung wurde nicht mehr richtig kontrolliert.

Und die Server waren lange nicht neu gestartet worden, weshalb auch keine Updates eingespielt wurden.

Zwischen der Geschäftsführung und den Mitarbeitern gab es Streit, und eine Übergabe hat deshalb absolut nicht stattgefunden. Wir mussten mit den wenigen Zugangsdaten zurechtkommen, die wir hatten.

Insgesamt hat es gut geklappt. Nach zwei bis drei Wochen lief das Netzwerk stabil, und wir hatten uns gut eingespielt.

Die Agentur ist sehr viel auf Messen unterwegs und arbeitet mit Influencern. Sie ist über die Jahre gewachsen, und die Datenstruktur ist mitgewachsen, nur eben verstreut.

Genutzt wurden verschiedene Cloud-Anbieter, von allem, was man sich so vorstellen kann: OneDrive, Google Drive, Dropbox und noch andere. Überall lagen Daten verteilt.

Dazu war unklar, wer welche Microsoft-Lizenz im Einsatz hat, obwohl die hauptsächliche Arbeitsumgebung Microsoft 365 war.

Und auf einem NAS im Büro, also einem Speicher im eigenen Netz, lagen auch noch Daten.

Es war wirklich das pure Chaos. Und es waren viele Daten, viele Terabyte.

Wir haben erst einmal zusammen einen Plan aufgestellt. Welche Lizenzen benötigen sie überhaupt? Wo soll die Reise hingehen?

Die Reise ging dann in Richtung einer Konsolidierung zu Microsoft, und wir haben die ganzen anderen Cloud-Speicher abgelöst. Übertragen werden musste das so, dass kein Arbeitsausfall entsteht.

Welche Frage dahintersteckt, wenn Dateien an mehreren Stellen liegen, beantworten wir unter OneDrive oder SharePoint.

Dabei mussten alle Mitarbeiter mitgenommen werden. Sie wurden geschult, wie die neuen Systeme funktionieren, wann abgeschaltet wird und wann das System live geht. Und sie wurden geschult, wer womit arbeitet und wo die Daten dann liegen.

Dazu haben wir ein paar Video-Calls gemacht. Ein Kollege hat zwei, drei Anleitungen herausgegeben, und wir waren vor Ort.

Alles läuft jetzt zentral über Microsoft. Der Kunde ist happy und hat auch viel weniger Kopfschmerzen, weil er nicht mehr an zehn verschiedenen Stellen suchen muss. Alles ist zentralisiert und mit Backup geschützt.

Was bei Ihnen zu tun wäre, sehen wir erst, wenn wir Ihre Lage kennen. Also was bei Ihnen steht und was vertraglich läuft.

Das klären wir in einem Gespräch. In der Regel eine halbe bis eine Stunde, am Telefon oder online, und es kostet Sie nichts. Ob daraus etwas wird, entscheiden Sie danach.

Was in den ersten Tagen nach einem Wechsel passiert, steht Schritt für Schritt auf der Seite zum Wechsel. Dort steht auch, wer was macht und was Sie selbst beisteuern müssen.