Business Basic: wofür es reicht und wofür nicht

Das ist die Hälfte von Business Standard. Und genau deshalb lohnt es sich, einmal genau hinzusehen, was bei der Hälfte fehlt.

In der Dienstbeschreibung der Office-Programme gibt es eine Tabelle, in der Microsoft für jedes Paket aufführt, was drin ist. In der Zeile für Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Publisher und Access steht bei Business Basic ein einziges Wort: „Nein“.

Bei Apps for Business, Business Standard und Business Premium steht dort „Ja“.

Die deutsche Produktseite sagt dasselbe freundlicher. Dort heißt es „Web- und mobile Versionen von Word, Excel, PowerPoint und Outlook“, und in der App-Liste steht durchgehend „nur im Web und auf dem Mobilgerät“.

Basic heißt also: Word und Excel im Browser und auf dem Handy. Auf dem Rechner installiert wird nichts.

Diesen Punkt sieht man auf der Preisseite nicht. In der Exchange-Dienstbeschreibung steht er in Fußnote 8. Sie gilt für Office 365 E1, Microsoft 365 Business Basic und Exchange Online P1 oder P2. Betroffen sind Outlook für Windows, das klassische Outlook für Windows und Outlook für Mac. Diese Programme müssen „zuerst mit einem Konto lizenziert werden, das die Rechte für Microsoft 365-Desktop-Apps enthält.“

Übersetzt: Ein Basic-Nutzer darf Outlook am Rechner nur benutzen, wenn er zusätzlich eine Lizenz mit Desktop-Rechten hat. Basic allein reicht nicht.

Wer im Betrieb gewohnt ist, morgens Outlook zu öffnen, arbeitet mit Basic im Browser. Das kann gehen. Es sollte nur vorher entschieden sein und nicht nachher auffallen.

Eine Einschränkung steht nicht in der Paketbeschreibung, sondern in zwei Fußnoten.

Die mobilen Office-Apps dürfen Basic-Nutzer laut Dienstbeschreibung der Office-Programme nur auf Geräten verwenden, deren eingebauter Bildschirm „10,9 Zoll oder weniger diagonal“ misst. Für die mobile Outlook-App nennt die Exchange-Dienstbeschreibung eine andere Zahl, nämlich 10,1 Zoll.

Beide Angaben stehen so bei Microsoft (Stand 09/2026), in zwei verschiedenen Dokumenten. Wer sichergehen will, rechnet mit der kleineren. Praktisch heißt das: Auf dem Handy geht Basic, auf einem großen Tablet als Hauptgerät nicht.

In derselben Tabelle stehen bei Basic weitere Zeilen auf „Nein“, bei Standard und Premium auf „Ja“. Für einen kleinen Betrieb zählen vor allem diese:

Die Kehrseite ist genauso wichtig, denn beim Postfach spart Basic nichts ein. Der Speicher ist gleich groß wie bei den teureren Paketen (Stand 09/2026).

Wer also nur Mail, Kalender, Teams und einen Dateiablageort braucht, bekommt bei Basic dasselbe wie bei Standard.

Gerechnet im Jahresabo, netto, Stand 09/2026: Basic kostet 72,84 € je Nutzer im Jahr, Standard 145,56 €. Jeder Platz auf Basic statt Standard spart 72,72 €.

Bei acht Plätzen in der Werkstatt sind das 581,76 € im Jahr. Das ist Geld, das ohne Einbuße gespart ist, solange die acht wirklich nur lesen.

Die Rechnung kippt, wenn jemand falsch eingestuft ist. Dann kommt zur Preisdifferenz die Arbeitszeit für die Umstellung: Lizenz wechseln, Programme installieren, Outlook einrichten. Zwei falsch eingestufte Plätze haben 145,44 € im Jahr gespart und zweimal Umstellungsarbeit erzeugt.

Stellt sich ein Platz als falsch eingestuft heraus, ist das kein Drama. Das Postfach bleibt beim Wechsel auf ein größeres Paket, wie es ist.

Welcher Platz welches Paket braucht, lässt sich an einer Liste der Arbeitsplätze klären. Aufwendig wird es erst, wenn die Umstellung im laufenden Betrieb passiert.

Wenn Sie das abgeben möchten, übernehmen wir die Einstufung und die Umstellung als Teil der Betreuung. Wie wir Microsoft 365 betreuen, lesen Sie im Abschnitt Microsoft 365 auf der Leistungsseite.