E-Mail im Betrieb
Wenn Mails nicht ankommen, gehen Aufträge verloren.
Das Angebot liegt beim Kunden im Spam, und der Kunde denkt, Sie hätten sich nicht gemeldet. Die Anfrage eines neuen Kunden landet bei Ihnen im Spam-Ordner, und der Auftrag geht an jemand anderen. Dazu jeden Morgen vierzig Werbemails, die jemand wegklicken muss. E-Mail ist in den meisten Betrieben der wichtigste Draht nach draußen, und trotzdem kümmert sich oft niemand darum, bis etwas fehlt.
Unverbindlich. Kostenfrei.
Oder rufen Sie direkt an: 0221 630615160
Oder direkt zum Postfach-Check: Weiter unten gibt es ihn als PDF.
Vier Sätze, die wir jede Woche hören.
„Unsere Mails landen beim Kunden im Spam."
Sie schicken ein Angebot raus und bekommen keine Antwort, weil der Kunde es nie gesehen hat. Meistens fehlt beim Hoster der Nachweis, dass Ihre Mails wirklich von Ihnen kommen. Das ist in einer Stunde eingerichtet, wenn man weiß, wo.
„Wichtige Mails kommen nicht an."
Der Filter war zu scharf eingestellt, das Postfach war voll, oder eine Weiterleitung zeigt seit dem Kollegenwechsel ins Leere. Der Absender wartet auf eine Antwort, die nie kommt, und Sie wissen nicht einmal, dass er geschrieben hat.
„Jeden Morgen vierzig Spam-Mails."
Dann wird morgens im Akkord gelöscht, und irgendwann ist die echte Mail vom Steuerberater mit dabei. Ein Filter vor dem Postfach sortiert das aus, bevor es jemand sieht.
„Ich habe Angst, auf das Falsche zu klicken."
Die Rechnung sah echt aus, die Mail vom Chef auch. Ein Klick, und die Zugangsdaten sind weg oder eine Überweisung geht an das falsche Konto. Das Gute daran: Die meisten dieser Mails erreichen ein gut eingestelltes Postfach gar nicht erst.
Warum kommt eine Mail nicht an?
Fünf Gründe decken fast alles ab, was wir in Betrieben sehen. Keiner davon braucht einen neuen Server.
Der Filter ist zu scharf.
Ein Spamfilter ohne Pflege sortiert irgendwann auch Kunden aus. Der Spam-Ordner gehört einmal am Tag überflogen, sonst liegt dort der Auftrag.
Das Postfach ist voll.
Bei vielen Anbietern gilt eine Grenze, und ist sie erreicht, nimmt das Postfach nichts mehr an. Der Absender bekommt eine Fehlermeldung, die er selten liest.
Die Weiterleitung zeigt ins Leere.
Ein Kollege geht, seine Adresse bleibt, die Weiterleitung landet bei niemandem. Oder sie landet bei jemandem, der sie nicht mehr lesen soll.
Der Absender-Nachweis fehlt.
Empfänger prüfen heute, ob eine Mail wirklich vom Server der Firma kommt. Fehlen die drei Einträge dafür beim Hoster, wandert Ihre Mail beim Empfänger in den Spam. Fachleute nennen die Einträge SPF, DKIM und DMARC, Sie müssen sich das nicht merken.
Der Eintrag beim Hoster ist falsch.
Nach einem Umzug auf Microsoft 365 oder zu einem neuen Anbieter zeigt oft noch ein alter Eintrag auf den alten Server. Ein Teil der Mails kommt an, ein Teil verschwindet. Das ist der Fall, der am längsten unentdeckt bleibt.
Landen Ihre Mails im Spam? Prüfen Sie es in 30 Sekunden.
Ob eine Mail beim Empfänger ankommt, entscheidet sich an drei Einträgen, die im Netz zu Ihrer Domain stehen. Die kann jeder abrufen, auch Sie. Tippen Sie Ihre Domain ein, und Sie sehen, was ein Empfänger sieht.
Der Domain-Prüfer zeigt in dreißig Sekunden, was ein Empfänger über Ihre Domain sieht, ohne dass Sie eine Adresse angeben. In Ihr Postfach sieht dabei niemand.
Wird geprüft.
Das steht im Netz über :
Wir haben nur öffentliche Einträge abgefragt. In Ihr Postfach hat niemand gesehen, und an Ihre Domain ist keine Mail gegangen.
Was Sie jetzt tun können
Wir schicken Ihnen den ausführlichen Bericht zu Ihrer Domain per E-Mail. Darin steht zu jeder der drei Zeilen, was genau einzutragen ist und wer das bei Ihnen machen muss. Meistens ist es der Anbieter, bei dem Ihre Domain liegt.
Fast geschafft. Schauen Sie in Ihr Postfach.
Wir haben Ihnen eine E-Mail mit einem Bestätigungslink geschickt. Ein Klick darauf, und Sie bekommen den Download. Nichts angekommen? Sehen Sie im Spam-Ordner nach oder rufen Sie an: 0221 630615160.
Ihre Anfrage ist da.
Mit dem Versand der Bestätigungs-Mail hat es gerade nicht geklappt. Wir kümmern uns darum und melden uns bei Ihnen. Wenn es eilt, rufen Sie an: 0221 630615160.
Sie wollen nicht warten?Kostenfreies Erstgespräch vereinbaren
Phishing-Mail erkennen: drei Blicke reichen meistens.
Erster Blick: der Absender.
Nicht der Name, die Adresse dahinter. „Sparkasse" kann jeder als Namen eintragen. Die Adresse dahinter ist der Teil, der zählt, und die steht oft erst beim Antippen.
Zweiter Blick: der Link.
Maus drauf, nicht klicken. Unten links zeigt das Programm, wohin der Link wirklich führt. Steht da etwas anderes als erwartet, ist die Sache erledigt.
Dritter Blick: der Druck.
„Sofort", „letzte Mahnung", „Konto wird gesperrt". Echte Firmen drohen nicht per Mail mit einer Frist von zwei Stunden. Wer Sie per Mail unter Zeitdruck setzt, will, dass Sie nicht nachdenken.
Und wenn schon geklickt wurde: nicht den Stecker ziehen, sondern anrufen. Wir sagen Ihnen, was in den nächsten dreißig Minuten zählt, und das ist meistens das Passwort, nicht der Rechner. Ob Ihre Leute den Unterschied im Alltag erkennen, zeigt eine Phishing-Simulation.
Was wir dafür einrichten
Ein Filter vor dem Postfach. Spam, Schadanhänge und gefälschte Absender werden aussortiert, bevor sie im Posteingang landen. Was danach noch im Posteingang liegt, hat der Filter geprüft. Was er einbehalten hat, sehen Sie im täglichen Bericht.
Der Absender-Nachweis beim Hoster. Die drei Einträge, mit denen Empfänger sehen, dass Ihre Mail wirklich von Ihnen kommt. Wenn die Einträge stimmen, kann der Empfänger nachprüfen, dass Ihre Mail echt ist, und sie landet dann meistens im Posteingang statt im Spam-Ordner.
Aufgeräumte Postfächer. Weiterleitungen, Vertretungen, ehemalige Kollegen, Speichergrenzen. Einmal durchgesehen, und in der laufenden Betreuung behalten wir es im Blick. Was wir sonst gegen Angriffe von außen tun, steht auf IT-Sicherheit.
So läuft das ab
Sie holen sich den Postfach-Check.
Zehn Fragen, die Sie ohne uns beantworten können. Danach sehen Sie, wo es bei Ihnen hakt. Ihr Aufwand: zehn Minuten.
Wir reden eine halbe Stunde.
Am Telefon oder online. Sie erzählen, was nervt, wir sagen, woran es liegt und was es kostet. Ihr Aufwand: 30 Minuten.
Wir richten es ein.
Filter, Absender-Nachweis, Postfächer. Sie merken davon wenig, außer dass der Posteingang ruhiger wird. Ihr Aufwand: ein Ansprechpartner, der uns die Zugänge gibt.
Der Postfach-Check: zehn Fragen, zehn Minuten.
Kostenloser Postfach-Check: zehn Fragen, die ein Chef ohne IT-Wissen beantworten kann.
Vorne die Haken, hinten je zwei Sätze dazu, warum die Frage zählt und was Sie selbst tun können. Ohne Fachwörter, die ohne Erklärung dastehen.
Fehlen mehr als drei Haken, wissen Sie, worüber wir reden sollten.
Fast geschafft. Schauen Sie in Ihr Postfach.
Wir haben Ihnen eine E-Mail mit einem Bestätigungslink geschickt. Ein Klick darauf, und Sie bekommen den Download. Nichts angekommen? Sehen Sie im Spam-Ordner nach oder rufen Sie an: 0221 630615160.
Ihre Anfrage ist da.
Mit dem Versand der Bestätigungs-Mail hat es gerade nicht geklappt. Wir kümmern uns darum und melden uns bei Ihnen. Wenn es eilt, rufen Sie an: 0221 630615160.
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Fragen, die dazu kommen
Reicht der Spamschutz von Microsoft 365 nicht aus
Für viele Betriebe reicht er im Alltag, bis die erste gefälschte Rechnung durchkommt. Der eingebaute Schutz sortiert grob, ein Filter davor prüft Absender, Anhänge und Links vor der Zustellung und meldet Ihnen, was er einbehalten hat. Ob Sie ihn brauchen, sagen wir Ihnen nach einem Blick auf Ihr Postfach, und wenn nicht, sagen wir das auch.
Müssen wir den Anbieter wechseln, damit die Mails ankommen
Nein. Filter und Absender-Nachweis lassen sich vor jedes Postfach setzen, egal ob es bei Microsoft, bei einem Hoster oder auf einem eigenen Server liegt. Ein Wechsel ist nur dann sinnvoll, wenn der alte Anbieter keinen der drei Einträge zulässt, und das ist heute selten.
Was tun, wenn jemand schon auf den Link geklickt hat
Erst das Passwort des betroffenen Kontos ändern, dann anrufen, in dieser Reihenfolge. Danach schauen wir, ob im Postfach eine Weiterleitung eingerichtet wurde, die Sie nicht kennen, denn genau das richten Angreifer als Erstes ein. Den Rechner auszuschalten hilft meistens nicht, die Zugangsdaten sind dann schon unterwegs.
Müssen wir geschäftliche E-Mails archivieren
Ja, wenn sie Geschäftsbriefe oder Buchungsbelege sind, und das sind Angebote, Auftragsbestätigungen und Rechnungen per Mail. Die Frist liegt bei sechs Jahren für Geschäftsbriefe und acht Jahren für Buchungsbelege, so steht es in Paragraf 147 der Abgabenordnung. Eine Sicherung reicht dafür nicht, weil sie überschrieben wird. Archivieren heißt: unveränderbar abgelegt und wiederauffindbar. Was der Unterschied zwischen Sicherung und Archiv für Ihren Betrieb bedeutet, steht auf Datensicherung.
Wie schnell ist der Absender-Nachweis eingerichtet
Die drei Einträge beim Hoster sind meistens Sache von einer Stunde, wenn die Zugänge da sind. Danach dauert es bis zu einem Tag, bis alle Empfänger die neuen Einträge sehen. Wer gerade erlebt hat, dass Angebote im Spam landen, merkt den Unterschied bei der nächsten Mail.
Einmal durchsprechen?
Im Erstgespräch gehen wir Ihr Postfach einmal durch: was ankommt, was nicht, und woran es liegt. Ob Sie mit uns weitermachen, entscheiden Sie.