Ein Postfach für mehrere: info@ als freigegebenes Postfach

Ein freigegebenes Postfach ist ein Postfach in Microsoft 365, auf das mehrere Leute aus Ihrem Betrieb zugreifen, jeder mit seinem eigenen Konto. Microsoft nennt als Beispiele Adressen für Firmeninformationen, für den Support oder für den Empfang. Wer darin eine Mail beantwortet, schreibt als das Postfach und nicht mit seiner eigenen Adresse. Bis 50 GB braucht das Postfach selbst keine Lizenz.

Eine eigene Anmeldung hat es nicht. Das Konto dahinter bekommt von Microsoft ein Kennwort, das niemand kennt. Microsoft rät außerdem, die Anmeldung dauerhaft gesperrt zu lassen.

Was ein eigener Nutzer für jede Sammeladresse im Jahr kostet, rechnet der Lizenzvergleich für Microsoft 365 vor.

Bei einer Weiterleitung landet jede Mail im persönlichen Postfach einer Person. Sie antwortet mit ihrer eigenen Adresse, und ist sie im Urlaub, bleibt info@ bei ihr liegen.

Eine Verteilerliste schickt jede Mail an alle Mitglieder in den eigenen Posteingang. Einen gemeinsamen Kalender hat sie nach Microsofts Vergleich nicht.

Beim freigegebenen Postfach kommt die Mail an einer Stelle an, im Posteingang des Postfachs selbst. Alle Berechtigten arbeiten in denselben Ordnern, und ein gemeinsamer Kalender gehört dazu.

Ein eigener Nutzer für info@ braucht dagegen eine Lizenz, und wer hinein will, braucht dessen Passwort.

Hinein kommt nur, wer selbst eine Exchange-Lizenz hat und die Berechtigung bekommt. Leute von außerhalb, etwa mit einem Gmail-Konto, lassen sich laut Microsoft nicht hineinnehmen.

Beim Senden gibt es zwei Stufen. Mit „Senden als“ sieht der Empfänger nur das Postfach als Absender. Mit „Senden im Auftrag von“ sieht er auch, wer für das Postfach geschrieben hat. Wer nur Vollzugriff hat, kann lesen und löschen, aber nichts verschicken.

Microsoft nennt höchstens 25 Benutzer je Postfach. Dass jemand darin Mails löscht, lässt sich nicht verhindern. Und aus einem freigegebenen Postfach lassen sich Mails laut Microsoft nicht verschlüsseln, weil es keinen eigenen Schlüssel bekommen kann.

Ist das Postfach mit 50 GB voll, nimmt es eine Zeit lang noch Mails an und sendet nicht mehr. Später bekommen Absender eine Fehlermeldung. Für mehr Platz, ein größeres Archiv oder eine Beweissicherung braucht auch das freigegebene Postfach eine Lizenz.

Microsoft zählt selbst auf, was schiefgeht, wenn mehrere Leute ein Konto mit demselben Passwort benutzen. Man sieht weder, wer Zugriff hat, noch wer zugegriffen hat. Und wer einem Einzelnen den Zugang nehmen will, muss das Passwort ändern und neu an alle verteilen.

Im freigegebenen Postfach arbeitet jeder mit seinem eigenen Konto. Microsoft protokolliert dabei von sich aus, wer als das Postfach sendet oder darin löscht. Teilen sich alle ein Konto, steht in so einem Protokoll immer derselbe Name.

Dazu kommt der zweite Faktor. Microsoft empfiehlt ihn für alle Nutzer, und in den Sicherheitsstandards von Microsoft 365 läuft er über eine App auf dem Smartphone. Ein Konto, das mehrere Leute teilen, hängt dann am Handy von einem.

Hängt info@ am Postfach einer Person, muss beim Ausscheiden etwas mit diesem Postfach passieren. Microsoft bietet dafür zwei Wege an: die Mails an jemand anderen weiterleiten oder das Postfach in ein freigegebenes umwandeln. Bei einem persönlichen Postfach hält die Datenschutzaufsicht in Sachsen-Anhalt beides nicht für möglich. Was sie dazu schreibt und was sie stattdessen rät, steht in der Offboarding-Checkliste.

Beim freigegebenen Postfach nehmen Sie der Person die Berechtigung. Das Postfach bleibt mit allen Mails und Terminen, wo es ist, und die anderen arbeiten darin weiter.

Auch ein info@ als eigener Nutzer lässt sich laut Microsoft umwandeln, samt Mails und Kalender. Setzt man dabei das Kennwort nicht zurück, gelten die alten Anmeldedaten weiter. Das ist dann genau das Passwort, das alle kennen.

Wer hinein darf, entscheiden Sie für jedes Postfach einzeln. Jede Person mit Vollzugriff kann alles darin lesen und löschen, und bei bewerbung@ wiegt das schwerer als bei info@.

Wer antwortet und ob der Kunde dabei den Namen des Mitarbeiters sieht, legen Sie mit den zwei Stufen beim Senden fest.

Jemand sollte die 50 GB im Blick behalten und alte Mails aufräumen. Was davon aufbewahrt werden muss, klärt Ihr Steuerbüro. Wie ein Archiv in Microsoft 365 aussieht, steht unter E-Mail-Archivierung.

Wir sind die externe IT-Abteilung für Betriebe und Vereine im Raum Köln, die keine eigene haben.

Weiterleitungen, Vertretungen und die Postfächer ehemaliger Kollegen gehören für uns zum Aufräumen, wenn wir Ihre Mail übernehmen.

Freigegebene Postfächer richten wir ein, und geteilte Konten stellen wir darauf um. Beim Start eines Projekts legen wir das von Anfang an mit Ihnen fest. Dann gehören die Postfächer zur Betreuung, und wir schauen danach. Kommt der Wunsch später, läuft er über die Servicezeit, ein Stundenpaket oder ein Projekt.

Ohne eigene Domain fängt es bei der eigenen E-Mail-Domain an. Liegen die Postfächer beim Webhoster, kommt vorher der Umzug von Domain und Postfächern.