IT für Beratungen, Werbe- und Marketingagenturen
IT für Beratungen und Agenturen
Wir sind die externe IT-Abteilung für Betriebe und Vereine, die keine eigene haben. Bei Beratungen und Agenturen kommen Fragen an die IT auch von den eigenen Kunden.
Ihre Kunden wollen schriftlich, wie Sie mit ihren Daten umgehen
Wer für andere Firmen arbeitet, bekommt früher oder später Papier dazu: einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung, eine Verschwiegenheitserklärung oder von großen Kunden einen Fragebogen zur Lieferkette.
Darin stehen Fragen zur Technik. Wer kommt an welche Ordner, was ist verschlüsselt, wie wird gesichert? Unterschrieben wird bei Ihnen, und was darin steht, muss dann auch stimmen.
Die Anlage zum Vertrag beschreibt, wie Ihre IT aussieht. Unsere Arbeit ist, dass sie dann auch so aussieht.
Was bei einer Beratung oder Agentur auf der IT landet
An der Betreuung ändert sich nichts. Anders sind die Fragen, mit denen Sie zu uns kommen.
Unser Kunde will einen AV-Vertrag und unsere TOM. Was schreiben wir da rein?
Sobald Sie mit Adressen oder Bewerbungen Ihres Kunden arbeiten, will er schriftlich sehen, wie Sie damit umgehen. Das steht dann in einer Anlage zum Vertrag. Darin steht, wer auf welche Ordner kommt, wie gesichert wird und was verschlüsselt ist. Genau so muss es bei Ihnen dann auch laufen. Wir kümmern uns um die Technik, die in dieser Anlage beschrieben ist. Den Vertrag selbst prüft Ihr Datenschutzberater.
Was in so eine Anlage gehört, steht bei den technischen und organisatorischen Maßnahmen.
Unterschreiben Sie auch die Verschwiegenheitserklärung, die unser Kunde verlangt?
Ja, Ihnen gegenüber, denn unser Vertragspartner sind Sie und nicht Ihr Kunde. Meistens genügt dafür schon unser normaler Betreuungsvertrag. Will Ihr Kunde trotzdem eine eigene Erklärung von Ihrem IT-Dienstleister, schicken Sie uns den Text. Wir prüfen ihn, und passt er, zeichnen wir.
Damit die Erklärung auch im Alltag stimmt, richten wir die Rechte so ein, dass einen Kundenordner nur öffnet, wer an dem Kunden arbeitet.
Bei uns arbeiten ständig Freie mit. Wie kommen die rein und wieder raus?
Für Freie gilt dasselbe wie für Ihr festes Team: ein eigener Zugang statt eines geteilten Passworts, und nur die Ordner, die das Projekt braucht. Wenn das Projekt endet, wird der Zugang geschlossen und nicht vergessen. Was dabei alles zu schließen ist, steht in unserer Liste für den Weggang eines Mitarbeiters.
Unsere Dateien liegen in lauter verschiedenen Clouds. Kriegt man das wieder zusammen?
Das hatten wir bei einer Marketingagentur, die über die Jahre gewachsen war. Ihre Daten lagen bei mehreren Anbietern und zusätzlich auf einem Speicher im Büro. Zusammengeführt haben wir alles bei Microsoft. Vorher haben wir geklärt, wer welche Lizenz wirklich braucht, und bevor etwas abgeschaltet wurde, war das Team geschult. Wie das im Einzelnen lief, erzählen wir bei den Fallstudien.
Was passiert, wenn ein Laptop mit Kundendaten weg ist?
Dann will Ihr Kunde schnell wissen, welche seiner Daten darauf waren. Ist die Festplatte verschlüsselt, kommt ohne Ihr Kennwort niemand an die Dateien, und genau das können Sie ihm dann auch sagen. Handys und Tablets sperren wir aus der Ferne, sobald sie sich melden. Wie das geht, steht beim Diensthandy.
Im Team probiert jeder andere KI-Werkzeuge aus. Müssen wir das regeln?
Wichtiger als die Wahl des Werkzeugs ist, was dort hineingegeben wird. Das sollte im Team einmal aufgeschrieben sein, für die Freien genauso wie für die Festen. Bei der Technik dafür helfen wir. Das sind die Konten, die Zugänge und die Frage, welches Werkzeug überhaupt an welche Daten herankommt. Eine Vorlage für so eine Regel finden Sie bei der KI-Kennzeichnungspflicht.
Eine Beratung erzählt selbst, wie das Aufräumen bei ihr lief
Bei unseren Referenzen steht eine Beratung mit Namen und im Video. Sie erzählt dort, wie es vorher aussah und was heute anders läuft, und von ihr klingt das besser als von uns.
Eine andere Beratung begleiten wir seit ihrer Gründung: Beim Aufbau ihrer IT haben wir komplett geholfen, und sie ist heute immer noch Kunde.
Die Programme, mit denen Sie gestalten, planen oder Verteiler bespielen, haben wir nicht geschrieben. Für ihre Bedienung ist der Anbieter da, für Geräte, Zugänge und Sicherung darunter sind wir es.
Ob ein Werkzeug datenschutzrechtlich passt und was in Ihren Verträgen stehen muss, klärt Ihr Datenschutzberater. Wir sorgen dafür, dass die Technik zu dem passt, was dort steht.
Was das bei Ihnen kosten würde
Bei einer Beratung oder Agentur zählen vor allem die Laptops im Team und die Diensthandys; die Werkzeuge aus der Cloud laufen als Lizenzen daneben.
Die Fragen gehen Sie hier selbst durch, ganz ohne Termin, und die Aufstellung kommt danach per E-Mail. Was Sie nicht sicher wissen, lassen Sie offen: Dann bleibt der Posten leer, geschätzt wird er nicht. Das ist eine erste Auskunft und noch kein Angebot.
Was hinter den einzelnen Fragen steckt, steht beim Preisrechner IT-Betreuung.
Ihre Aufstellung, Frage für Frage
Schritt 1 von 8
Wie viele Arbeitsplätze hat Ihr Betrieb?
Jeder Rechner und jeder Laptop, an dem jemand arbeitet. Geräte, die nur herumstehen, zählen nicht mit.
Wie viele Server laufen bei Ihnen?
Gemeint ist der Rechner, auf dem Ihre Ablage oder Ihre Branchensoftware liegt. Ob er im Haus steht oder als virtuelle Maschine läuft, macht für die Betreuung keinen Unterschied.
Haben Sie einen Netzwerkspeicher im Haus?
Ein kleiner Kasten mit Festplatten, oft von Synology oder QNAP, meistens im Serverschrank. Viele Betriebe sichern darauf.
Wie viele Firewalls stehen bei Ihnen?
Das Gerät zwischen Ihrem Netz und dem Internet. Bei einem Standort ist es meistens genau eins. Wer mehrere Standorte hat, hat oft je eins.
Wie viele Diensthandys und Tablets sind im Einsatz?
Nur Geräte, die der Betrieb stellt. Private Handys zählen hier nicht mit.
Sollen wir Ihre Datensicherung überwachen?
Wir sehen nach, ob die Sicherung wirklich gelaufen ist, und melden uns, wenn sie es nicht war. Das ist unsere Kontrolle; die Software dafür kaufen Sie getrennt.
Sollen wir Ihren Virenschutz überwachen?
Wir behalten im Blick, ob der Schutz auf allen Geräten aktuell ist und ob etwas gemeldet wurde. Auch hier ist die Lizenz für die Software nicht dabei.
Wohin dürfen wir Ihre Aufstellung schicken?
Wir rechnen Ihre Angaben zusammen und schicken Ihnen die Aufstellung per E-Mail. Die Telefonnummer brauchen wir, falls beim Zustellen etwas schiefgeht oder eine Ihrer Angaben nicht zusammenpasst.
Das haben Sie angegeben:
Fast geschafft. Schauen Sie in Ihr Postfach.
Wir haben Ihnen eine E-Mail mit einem Bestätigungslink geschickt. Sobald Sie darüber bestätigt haben, kommt Ihre Aufstellung in einer zweiten E-Mail. Nichts angekommen? Sehen Sie im Spam-Ordner nach oder rufen Sie an:
Ihre Anfrage ist da.
Mit dem Versand der Bestätigungs-Mail hat es gerade nicht geklappt. Wir rechnen Ihre Aufstellung von Hand und melden uns. Wenn es eilt, rufen Sie an:0221 630615160.
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Reden wir darüber, wo Ihre Daten liegen
Erzählen Sie uns im Erstgespräch, wo Ihre Kundendaten heute liegen und wer alles darauf zugreift. Danach sagen wir Ihnen, was uns dabei auffällt. Das dauert eine halbe bis eine Stunde und kostet Sie nichts, ob am Telefon oder online.