Microsoft 365
Exchange Online Plan 1 gegen die Business-Pakete
Wer für seinen Betrieb nur Mail braucht, landet schnell bei Exchange Online Plan 1. Der Tarif kostet 3,50 € je Benutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung, netto, Stand 09/2026. Einen Monatspreis weist Microsoft auf der deutschen Seite nicht aus.
Stand: 21.09.2026
Business Basic, das kleinste Paket mit Teams und OneDrive, kostet 6,07 € im Jahresabo. Der Abstand beträgt 2,57 € im Monat, 30,84 € je Nutzer im Jahr.
Das klingt nach einer klaren Rechnung. Sie wird es erst, wenn man danebenlegt, was für die 2,57 € fehlt.
Die Zahlen nebeneinander
Stand 09/2026, Preise netto im Jahresabo:
| Zeile | Exchange Online Plan 1 | Business Basic |
|---|---|---|
| Preis je Nutzer und Monat | 3,50 € | 6,07 € |
| im Jahr | 42,00 € | 72,84 € |
| Postfach | 50 GB | 100 GB |
| Archivpostfach | 50 GB | 50 GB |
| OneDrive | nein | 1 TB |
| SharePoint | nein | ja |
| Teams | nein | ja |
| Word und Excel im Browser | nein | ja |
| eigene Obergrenze Nutzer | keine | 300, für alle Business-Pakete zusammen |
Der größte Unterschied steht in der dritten Zeile. Plan 1 hat halb so viel Platz im Postfach.
Wie sich die übrigen Pakete dazu verhalten, zeigt unsere Übersicht aller Microsoft-365-Tarife.
Wo Plan 1 an die Grenze stößt
Outlook auf dem Rechner ist nicht dabei. In Fußnote 8 der Exchange-Dienstbeschreibung nennt Microsoft ausdrücklich „Microsoft Exchange Online P1 oder P2“. Outlook für Windows und für Mac braucht zuerst eine Lizenz, die Desktop-Programme enthält. Ein reiner Mail-Tarif lizenziert Outlook also nicht mit.
Das ist die teuerste Fehlannahme bei diesem Tarif. Wer Plan 1 kauft und dann Outlook auf den Rechnern will, braucht für jeden Nutzer eine zweite Lizenz.
50 GB haben eine harte Kante. Microsoft warnt bei 49 GB. Bei 49,5 GB kann das Postfach nicht mehr senden, bei 50 GB weder senden noch empfangen. Bei einer langen Mailhistorie mit großen Anhängen ist das die Grenze, die zuerst weh tut.
Das Archiv wächst nicht mit. Es bleibt bei 50 GB. Die Exchange Online-Archivierung, die bis 1,5 TB wachsen kann, steht bei Plan 1 auf „Nein“.
Keine Beweissicherung. Plan 1 hat Aufbewahrungsrichtlinien und Journaling. Was fehlt, ist die Festhaltung (Litigation Hold), die verhindert, dass ein Nutzer Mails endgültig löscht. Wer im Streitfall belegen muss, was geschrieben wurde, kann das mit Plan 1 allein nicht erzwingen.
Kein Schutz vor Datenabfluss. Eine Regel wie „Mails mit einer IBAN nicht nach außen schicken“ lässt sich mit Plan 1 nicht setzen.
Keine inaktiven Postfächer. Das Postfach eines ausgeschiedenen Mitarbeiters lässt sich mit Plan 1 nicht als inaktives Postfach aufbewahren. Das können allerdings auch die Business-Pakete nicht, erst Exchange Online Plan 2.
Auf dem Tablet ist früher Schluss. Die mobile Outlook-App dürfen Nutzer mit einer reinen Exchange-Lizenz nur auf Geräten mit höchstens 10,1 Zoll Bildschirm verwenden.
Und Exchange Online Plan 2?
Exchange Online Plan 2 kostet 6,90 € im Jahresabo, Stand 09/2026. Das sind 0,83 € mehr als Business Basic.
Dafür gibt es ein Postfach mit 100 GB, das Archiv, das bis 1,5 TB wächst, die Beweissicherung und den Schutz vor Datenabfluss. Es gibt kein OneDrive, kein Teams und kein Office im Browser.
Plan 2 ist also kein günstiger Weg zum großen Archiv. Er ist teurer als Basic und hat weniger Dienste.
Für einen dritten Weg nennt Microsoft ein eigenes Zusatzprodukt, Exchange Online Archiving. Es kostet 2,60 € je Nutzer und Monat im Jahresabo, netto, Stand 09/2026. Microsoft bietet es zu Plan 1, Business Basic und Business Standard an. Es bringt das große Archiv und die Beweissicherung. Den Schutz vor Datenabfluss hat es nicht.
Damit kostet Plan 1 mit Archiv 6,10 € und liegt unter Plan 2 mit 6,90 €. Das Postfach selbst bleibt bei 50 GB. Wer großes Archiv und Beweissicherung will und dazu Teams und OneDrive braucht, landet bei Business Basic mit Archiv für 8,67 €, nicht bei Business Premium für 19,06 €.
Wann Plan 1 die richtige Wahl ist
Es gibt Fälle, in denen Plan 1 genau passt. Sie sind nur enger gefasst, als der Preis vermuten lässt.
- Externe Kräfte, die eine Firmenadresse brauchen, aber nicht in Teams und nicht an die Ablage sollen.
- Postfächer ohne Menschen dahinter, etwa für eine Maschine oder ein Fachprogramm, wo ein freigegebenes Postfach nicht reicht.
- Große Betriebe über 300 Nutzer, die einen Teil der Belegschaft nur mit Mail versorgen. Plan 1 hat keine eigene Obergrenze. Ob er in die 300 der Business-Pakete mitzählt, sagt Microsoft nicht ausdrücklich.
Ein Fall sieht aus wie ein Argument für Plan 1 und ist keins. Wer Apps for Business für 11,00 € hat und Plan 1 für 3,50 € dazukauft, zahlt 14,50 €. Business Standard kostet 12,13 € und enthält beides, dazu Teams und SharePoint (Jahresabo, Stand 09/2026).
Was Bausteine kosten, wenn sie einzeln kommen
Die Rechnung für Plan 1 geht nur auf, solange es bei Mail bleibt.
Plan 1 statt Business Basic spart 30,84 € je Nutzer und Jahr. Bei zehn solcher Plätze sind das 308,40 € im Jahr, gerechnet im Jahresabo, netto, Stand 09/2026.
Braucht dieselbe Person später doch Teams, kommt Teams Essentials für 3,50 € dazu. Dann liegt sie bei 7,00 € im Monat und damit über Business Basic mit 6,07 €, das Teams, OneDrive und das doppelte Postfach schon enthält.
Schon beim zweiten Baustein liegt die Summe also über dem kleinsten Paket. Das steht so nicht bei Microsoft, es folgt aus den Preisen.
Wo Sie ansetzen, bevor Sie kaufen
- Im Admin Center die Postfachgrößen ansehen. Wer heute über 40 GB liegt, stößt mit Plan 1 bald an die 50.
- Klären, ob jemand Outlook auf dem Rechner braucht. Dann ist Plan 1 allein raus.
- Klären, ob Mails im Streitfall belegbar sein müssen. Dann braucht es die Beweissicherung, und die hat Plan 1 allein nicht.
- Alle Bausteine zusammenrechnen, bevor Sie sie einzeln kaufen. Mail, Teams, Office, Ablage: Oft ist das Paket günstiger als die Summe.
Wenn es mehr als eine Frage ist
Ob ein Postfach Plan 1, Basic oder Premium braucht, hängt selten am Postfach allein. Es hängt daran, wer darauf zugreift, von welchem Gerät und was im Streitfall belegt sein muss.
Das sortieren wir mit Ihnen einmal durch, und den Umzug danach übernehmen wir als Projekt. Wie der abläuft und worauf dabei zu achten ist, steht unter Umzug nach Exchange Online. Den ganzen Umfang finden Sie bei unseren Leistungen zu Microsoft 365. Wenn Mails heute schon nicht zuverlässig ankommen, hilft die Seite E-Mail-Probleme weiter.
Quellen
- Microsoft: Exchange-Online-Pläne im Vergleich, mit den Preisen für Plan 1, Plan 2 und Teams Essentials.
- Die deutschen Produktseiten Business Basic, Apps for Business und Business Standard.
- Microsoft Learn: Exchange Online Dienstbeschreibung, Spalte Exchange Online Plan 1, Fußnoten 8 und 10. Die Warnschwellen bei 49 und 49,5 GB stehen in den Grenzwerten von Exchange Online.
- Microsoft Learn: Office 365 Plan Options zu den einzeln buchbaren Plänen und zur Grenze von 300.
- Exchange Online Archiving, gelesen am 21.09.2026: der Preis auf der deutschen Produktseite, Pläne und Funktionen in der Dienstbeschreibung. In deren Funktionsliste steht kein Schutz vor Datenabfluss.
Stand dieser Angaben: 21.09.2026. Diese Gegenüberstellung beruht auf den Preisseiten und Dienstbeschreibungen von Microsoft, Stand 09/2026. Sie ersetzt keine Rechtsberatung. Ob Ihr Betrieb Mails revisionssicher aufbewahren muss, beurteilen Ihr Steuerberater oder Ihr Anwalt.