IT-Infrastruktur für ein kleines Unternehmen aufbauen: was zuerst kommt und warum

Mit der Domain und den Postfächern. An ihnen hängen die Adressen für Ihre Kunden und die Konten, mit denen sich alle anmelden. Danach kommen die Rechte und die Sicherung, und erst dann Netz, Arbeitsplätze und Telefon. Wer mit dem Kauf der Rechner anfängt, hat Geräte, an denen sich noch niemand mit einem Firmenkonto anmelden kann.

Eine Vorschrift ist diese Reihenfolge nicht. Sie folgt daraus, was worauf aufbaut.

Es sind sechs Stationen. Zu jeder steht hier, warum sie an dieser Stelle kommt und wo es ausführlicher weitergeht.

1. Domain und Postfächer. Zuerst kommt der Name hinter dem @. An ihm hängen die Mailadressen und in Microsoft 365 auch die Namen, mit denen sich Ihre Leute anmelden. Microsoft beschreibt die Einrichtung von Microsoft 365 genau so: erst die Domain verbinden, danach die Mitarbeiter anlegen und ihnen Lizenzen geben. Tragen Sie die Domain auf den Betrieb ein, nicht auf eine Person. Was dazugehört, steht unter eigene E-Mail-Domain. Liegt schon eine Domain bei einem Webhoster, geht es unter Domain und Postfächer umziehen weiter.

2. Konten und Rechte. Das erste Konto entsteht schon beim Buchen. Wer Microsoft 365 für den Betrieb bucht, wird nach Microsoft automatisch dessen Administrator. Dieses erste Konto gehört deshalb dem Betrieb, und die Zugangsdaten liegen bei der Geschäftsführung. Warum das später zählt, steht beim Microsoft-365-Konto des Betriebs. Jeder Mitarbeiter bekommt ein eigenes Konto mit zweitem Faktor. Bei einem neu angelegten Microsoft-365-Konto schaltet Microsoft das über die Sicherheitsstandards ein, ohne zusätzliche Kosten. Lassen Sie es eingeschaltet. Microsoft rät außerdem, für die Verwaltung ein eigenes Konto zu nehmen und nicht das Konto für den Alltag. Warum, steht unter Admin-Zugänge. Wer welche Ordner sehen darf, legen Sie am besten fest, solange es erst wenige gibt. Wie das geht, zeigt das Berechtigungskonzept. Für alle, die später dazukommen, gibt es die Onboarding-Checkliste.

3. Sicherung vor dem ersten Arbeitstag. Ab dem ersten Tag entstehen Angebote, Rechnungen und Mails, die niemand ein zweites Mal schreiben will. Die Sicherung läuft deshalb, bevor jemand anfängt, und nicht erst nach dem ersten verlorenen Ordner. Auch Microsoft 365 braucht eine eigene Sicherung. Wie lange Microsoft selbst etwas aufhebt, klärt die Seite zum Microsoft-365-Backup. Eine Sicherung, die auch einen Angriff übersteht, liegt außer Haus und hängt nicht dauerhaft am Netz. Woran man das festmacht, erklärt die Backup-Strategie. Und es braucht jemanden, der regelmäßig nachsieht, ob sie gelaufen ist. Genau darum geht es, wenn Sie Server und Netzwerk überwachen lassen.

4. Netz und Internet. Bestellt wird die Leitung trotzdem gleich am Anfang, denn wann sie geschaltet wird, bestimmt der Anbieter mit. Rechnen Sie dabei auch die Sicherung und alles mit, was in der Cloud liegt, denn das läuft über dieselbe Leitung. Im Büro selbst gehören Arbeitsplätze, Drucker und Gäste nicht in ein gemeinsames Netz. Warum das so ist und wie man trennt, erklärt die Seite zur Netzwerksegmentierung. Für Besucher gibt es ein eigenes Netz, siehe WLAN im Büro.

5. Arbeitsplätze. Erst wenn Konten und Sicherung stehen, lohnt sich der Kauf der Rechner. Achten Sie dabei auf Windows Pro. An Rechnern mit Windows Home kann man sich nach Microsoft nicht mit dem Firmenkonto anmelden. Ob dazu ein Server ins Büro gehört, entscheiden die Fachanwendung und die Leitung, nicht die Zahl der Mitarbeiter. Die zwei Fragen dazu stehen unter Server für kleine Unternehmen. Wohin die gemeinsamen Dateien kommen, klärt die Seite zum Dateiserver.

6. Telefon. Das Telefon kommt zuletzt, weil es heute meist über dieselbe Leitung läuft und oft an denselben Konten hängt. Arbeitet der Betrieb ohnehin mit Microsoft 365, liegt Teams als Telefonanlage nahe. Bringen Sie eine bestehende Rufnummer mit, kümmert sich der neue Anbieter um den Wechsel. Was sonst vor der Entscheidung zu klären ist, bis hin zum Stromausfall, sammelt die Seite Telefonanlage für kleine Unternehmen.

Einen eigenen Server, solange keine Fachanwendung ihn verlangt und Ihre Leitung trägt. Dateien, Mail und Kalender laufen in Microsoft 365. Ein Server im Haus bringt eigene Posten mit: Strom, Platz, Wartung und Sicherung.

Die größte Lizenz für alle. Welches Paket wer braucht, entscheidet sich an wenigen Zeilen, und die stehen im Lizenzvergleich für Microsoft 365. Wie sich die Kosten einer IT überhaupt zusammensetzen, ohne Zahl aus dem Bauch, steht unter Was IT kostet.

An drei Stellen wird Sparen am Anfang später teuer. Das sind die Sicherung außer Haus, der zweite Faktor für alle und der Eintrag von Domain und Administratorkonto auf den Betrieb. Der zweite Faktor und der Eintrag auf den Betrieb kosten nichts. Nachholen lässt sich jede davon, aber dann im laufenden Betrieb und bei Leuten, die sich schon anders eingerichtet haben.

Wer gründet, fängt bei der Domain an und geht die sechs Stationen einmal von vorn bis hinten durch. Bei Planungsbüros gab es eine Neugründung an zwei getrennten Orten, die trotzdem eine gemeinsame Ablage brauchte. Ein anderes Büro hat zu zweit angefangen, und wir begleiten es seitdem. Mehr dazu steht unter IT für Ingenieurbüros. Eine Beratung begleiten wir von der Gründung an, vom Aufbau ihrer IT bis heute.

Wer einen zweiten Standort aufmacht, hat Domain, Konten und Sicherung schon. Neu ist die Verbindung zwischen den Häusern, damit an beiden Orten dieselben Daten da sind. Die Leitung bestellen Sie beim Anbieter, die Verbindung dazwischen bauen wir. Wie das zusammenspielt, zeigt die Seite zur Standortvernetzung. Zieht der ganze Betrieb um, hilft die Liste zum IT-Umzug.

Wer nach einem Dienstleisterwechsel neu anfängt, hat meist von allem etwas. Nur weiß oft niemand genau, was. Die Reihenfolge bleibt dieselbe. Jeder Schritt heißt jetzt aber: nachsehen, wem es gehört und ob es läuft. Gefragt wird also, auf wen die Domain eingetragen ist, wer in Microsoft 365 Administrator ist und wann die Sicherung zuletzt durchgelaufen ist. Bei Übernahmen sehen wir uns zuerst Mail, Sicherung und Firewall an, danach die Lizenzen. Wie der Wechsel selbst abläuft, steht unter IT-Dienstleister wechseln. Was dabei schriftlich vorliegen sollte, nennt die IT-Dokumentation.

Wir sind die externe IT-Abteilung für Betriebe und Vereine im Raum Köln, die keine eigene haben.

Im Erstgespräch erzählen Sie uns, was Sie vorhaben und was schon da ist, auch wenn das noch gar nichts ist. Am Telefon oder online reicht dafür in der Regel eine halbe bis eine Stunde, und es kostet Sie nichts. Danach sagen wir Ihnen, in welcher Reihenfolge wir bei Ihnen vorgehen würden, und Sie entscheiden.

Zur Grundausstattung gehören in der Regel Domain und Postfächer, Firewall, Switch und WLAN, Server oder NAS, Rechner, Sicherung und Telefon. Manche brauchen nicht alles. Wer nur mit Cloud-Diensten arbeitet, kein Büro hat oder über Software telefoniert, braucht keinen eigenen Server. Da reicht ein NAS oder ein Cloud-Speicher.

Den Aufbau übernehmen wir als Projekt, mit vorher vereinbartem Preis oder nach Aufwand. Registrieren wir die Domain, tragen wir sie auf Ihren Betrieb ein, und die Zugangsdaten bekommen Sie. Microsoft 365 richten wir ein, die Sicherung dafür gleich mit. Die Rechner suchen wir mit Ihnen aus, bestellen sie und stellen sie eingerichtet hin. Haben Sie mehr als einen Standort, verbinden wir die Häuser.

Danach ist das Projekt zu Ende. Eine Sicherung muss in der Regel kontrolliert werden. Wenn Sie das nicht selbst machen möchten, ist eine Systembetreuung mit uns sinnvoll. Ob wir Ihre IT anschließend laufend betreuen, entscheiden Sie nach dem Projekt. Wie das abgerechnet wird, steht unter So rechnen wir ab. Rufen Sie uns an, dann gehen wir die Reihenfolge mit Ihnen durch.