Lizenzmanagement: welche Lizenzen Ihr Betrieb hat und wann sie auslaufen

Lizenzmanagement heißt zu wissen, welche Software Ihr Betrieb unter welcher Lizenz nutzt und wann jede Lizenz ausläuft oder sich verlängert. Dazu gehört die richtige Zahl an Lizenzen. Und es heißt, rechtzeitig zu verlängern, zu reduzieren oder umzustellen.

Ein eigenes Programm braucht ein kleiner Betrieb dafür nicht. Es genügt eine Aufstellung mit einer Zeile je Abo. Einen Bogen dafür gibt es kostenlos auf unserer Seite zum Vergleich der Microsoft-365-Lizenzen.

Microsoft 365. Das Abo läuft einen Monat oder ein Jahr und verlängert sich bei Microsoft in der Regel von selbst. Wer im Jahresabo monatlich zahlt, ist trotzdem das ganze Jahr gebunden.

Virenschutz und EDR. Auch der Schutz auf den Rechnern hängt an einer Lizenz mit Ablaufdatum, etwa bei Sophos. Läuft sie aus, bekommen die Rechner laut Sophos keine Updates mehr, und neue Rechner lassen sich nicht mehr schützen. Was EDR ist, steht unter EDR und MDR.

Die Firewall. Zum Gerät gehört ein Abo für die Schutzfunktionen. Bei Sophos läuft es in der Regel ein, zwei oder drei Jahre. Securepoint bündelt Gerät, Schutz und Support in einer Lizenz und verlängert sie automatisch, bis jemand kündigt.

Spamfilter und Sicherung von Microsoft 365. Dafür gibt es eigene Dienste, etwa von Hornetsecurity, ebenfalls im Abo. Bei der Sicherung von Microsoft 365 hören dort die Sicherungen auf, sobald das Abo deaktiviert ist.

Das sind schnell vier oder fünf Termine, oft bei verschiedenen Herstellern und jeder mit eigener Laufzeit. Welche Termine es bei Herstellern für alle gibt, etwa das Ende einer Windows-Version, steht unter Support-Ende.

Bei Microsoft 365 geht es in Stufen. Zuletzt kommen nur noch die Administratoren an die Daten, und danach wird gelöscht. Eine Schonfrist davor, in der alle normal weiterarbeiten, gibt es seit 2026 nicht mehr bei jedem Vertrag. Ist ein Abo gelöscht, bringt auch ein neu gekauftes die alten Daten nicht zurück.

Wer Microsoft 365 über einen Partner bezieht, muss eine Kündigung seit Mai 2026 ausdrücklich aussprechen. Ist nur die automatische Verlängerung abgeschaltet, läuft das Abo nach Microsoft gegen Aufpreis Monat für Monat weiter.

Läuft das Abo der Firewall aus, merkt man das im Büro meist nicht. Ohne gültiges Abo bleiben die Einstellungen für die Schutzfunktionen zwar stehen, durchgesetzt werden sie laut Sophos aber nicht mehr. Dann erkennt die Firewall zum Beispiel keine Angriffe mehr und filtert keine Webseiten.

Beim Virenschutz kommt es auf den Zeitpunkt an. Wer erst mehr als 90 Tage nach dem Ablauf verlängert, muss den Schutz nach Sophos auf jedem Rechner neu installieren. Das BSI zählt es zu den Basis-Anforderungen, den Virenschutz regelmäßig und zeitnah zu aktualisieren, so wie es der Hersteller empfiehlt. Bei Sophos kommen diese Updates ohne gültige Lizenz nicht.

Wenn wir einen Betrieb übernehmen, finden wir oft Lizenzen für den Virenschutz, die komplett abgelaufen sind. Manchmal lief das alte Programm dann einfach weiter, ohne gültige Lizenz. Dasselbe sehen wir bei Microsoft und anderen Anbietern, wenn mehr Leute mit einer Software arbeiten, als Lizenzen dafür da sind. Was bei einem Wechsel des Dienstleisters sonst noch auffällt, steht unter Der Wechsel.

Unterlizenziert ist ein Betrieb, wenn mehr Leute oder Geräte eine Software nutzen, als Lizenzen dafür gekauft sind. Bei Microsoft 365 fällt das schnell auf, denn ein Konto ohne Lizenz hat kein Postfach und kein Teams.

Bei Software, die auf dem Rechner installiert wird, merkt es oft niemand. Das Urheberrechtsgesetz macht schon das Laden und Ablaufen eines Programms von der Zustimmung des Rechteinhabers abhängig, soweit dabei eine Kopie entsteht. Was daraus im Einzelfall folgt, klärt ein Anwalt und nicht Ihr IT-Dienstleister.

Das andere Ende sind Lizenzen, die keiner mehr nutzt. Microsoft rät selbst, freie Lizenzen aus dem Abo zu nehmen, damit man nicht für mehr bezahlt als nötig. Wo sonst noch Geld liegt, steht unter IT-Kosten senken.

Auf unseren Angeboten und Rechnungen steht, dass sich Lizenzen automatisch verlängern. Das läuft über einen Automatismus. Er ist dafür da, dass für Sie nichts ins Leere läuft. Laufzeit und Preis legt dabei der Hersteller fest, so steht es auch in unseren AGB.

Trotzdem melden wir uns in der Regel vorher, wenn eine Verlängerung oder eine Anpassung ansteht. Endet die Betreuung bei uns, verlängern wir die Lizenzen nicht weiter, die über uns laufen. Dann sorgen Sie selbst oder Ihr neuer Dienstleister rechtzeitig für neue.

Wir sind die externe IT-Abteilung für Betriebe und Vereine im Raum Köln, die keine eigene haben.

Wir haben für jeden Kunden den Überblick, welche Lizenzen er hat. Sie haben einen festen Ansprechpartner. Der kontrolliert das und achtet darauf, dass die richtigen Lizenzen gekauft werden, in der richtigen Menge.

Wird weniger gebraucht, reduzieren wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt. Gibt es ein besseres oder anderes Lizenzmodell, buchen wir um. Darum müssen Sie sich nicht selbst kümmern, das übernehmen wir. Und wir sind dabei immer im Austausch mit Ihnen.

Welche Lizenzen laufen, gehört bei uns auch in die Unterlagen über Ihre IT. Was dort sonst hineingehört, steht unter IT-Dokumentation.

Ein Koch kann nur kochen, wenn Messer, Töpfe und Zutaten da sind. So ist es auch mit den Lizenzen. Die kommen zur Betreuung dazu. Sie haben sie schon oder beziehen sie über uns, ihre Preise machen die Hersteller. Was die Betreuung kostet, steht unter So rechnen wir ab.