IT für Vereine und soziale Träger
IT für Vereine, Verbände und soziale Träger
Wir sind die externe IT-Abteilung für Betriebe und Vereine, die keine eigene haben. Vereine und soziale Träger gehören dabei seit Jahren zu unseren Kunden, vom Ortsverein bis zum Bundesverband. Aktuell sind es sechs, und alle sechs haben einen Systembetreuungsvertrag.
Bei einem Verein hängt die IT oft an einer Person, und die bleibt nicht ewig
In einem Betrieb gibt es einen Chef, der bleibt. In einem Verein gibt es einen Vorstand, der gewählt wird. Alle paar Jahre wechseln die Menschen, und mit ihnen wechseln E-Mail-Zugänge, Ablagen, Adresslisten und das Wissen, wo überhaupt etwas liegt. Oft hängt die halbe Vereins-IT am privaten Konto von jemandem, der das Amt längst abgegeben hat.
Dazu kommt: Viele, die einen Verein führen, sehen das als Vollzeitjob. Da bleibt keine Zeit, sich nebenbei auch noch um Server, Backups und Office-Lizenzen zu kümmern. Und Mitgliederdaten sind personenbezogene Daten, die Pflichten daraus gelten für den Verein genauso wie für jede Firma.
Ein Verein ist wie ein kleiner Betrieb. Nur wechselt irgendwann der Vorstand, und die IT muss trotzdem bleiben.
Was machen wir bei einem Verein anders?
Dieselbe Betreuung wie für Betriebe, angepasst an das, was bei einem Verein anders läuft.
Die IT gehört dem Verein, nicht einer Person.
Konten, Ablagen und Zugänge laufen auf den Verein selbst. Beim nächsten Wechsel bekommt der neue Vorstand sie geordnet übergeben. Wie so eine Übernahme abläuft, steht auf Der Wechsel.
Der neue Vorstand muss nicht bei null anfangen
Wir bleiben dieselben, auch wenn der Vorstand alle paar Jahre neu gewählt wird. Damit bleibt auch das Wissen, wie alles aufgebaut ist, warum es so aufgebaut ist, und wer welche Rechte hat. Bei einer Amtsübergabe geht dieses Wissen sonst mit dem alten Vorstand verloren.
Mitgliederdaten behandeln wir wie Kundendaten in einer Firma
Zugriffsrechte nach Bedarf, Sicherung, Verschlüsselung, sauberes Löschen. Was die DSGVO dazu verlangt und was davon ordentliche IT längst erledigt, steht auf TOM nach Art. 32 DSGVO. Das ist eine Einordnung, keine Rechtsberatung. Manche Träger arbeiten unter Schweigepflicht und verlangen eine eigene Verpflichtungserklärung. Wenn Sie das brauchen, unterschreiben wir sie.
Bei der Vereinssoftware sind wir das Bindeglied.
Vereinssoftware bieten wir nicht an, und welche Sie nehmen, entscheiden Sie selbst. Zuständig ist Ihr Anbieter für die Software, wir für den Server und die Rechner darunter. Wir helfen einfach.
Der Microsoft-Zuschuss, den es so nicht mehr gibt
Business Premium gibt es für gemeinnützige Organisationen nicht mehr kostenlos. Beantragen können Sie kostenlose Basic-Lizenzen, aber nur für bezahlte Kräfte und die ehrenamtliche Leitung. Für alle anderen gibt es Rabatte. Basic kann weniger: Word und Excel nur im Browser, keine Geräteverwaltung, kein erweiterter Schutz. Und von allein stellt Microsoft nichts um, die alte Lizenz läuft zum Verlängerungstermin aus. Antrag und Umstellung haben wir mit Vereinen schon gemacht. Was dabei für Ihren Verein herauskommt, sehen wir uns im Erstgespräch an.
Wie das mit den Kosten läuft, können Sie vorher nachlesen
Vereine rechnen mit Beiträgen. Deshalb steht unser Abrechnungsmodell komplett offen auf So rechnen wir ab, und im Erstgespräch rechnen wir mit Ihren Zahlen.
Bei unseren Referenzen kommt auch ein gemeinnütziger Verein mit mehreren Standorten zu Wort.
Wenn bei Ihnen Akten liegen, über die niemand sprechen darf
Ein Betreuungsverein oder ein Träger der Jugendhilfe arbeitet anders als ein Sportverein. Bei Ihnen geht es um Gesundheit, um Familien, um Menschen in schwierigen Lagen. Ihre Leute stehen unter Schweigepflicht, und wer die IT betreut, kommt an genau diese Unterlagen heran. Das ist uns bewusst, und wir hören die Frage danach nicht zum ersten Mal.
Was wir dabei nicht sind: Ihre Datenschutzberatung. Wie weit Ihre Pflichten rund um Sozialdaten reichen, beurteilt Ihr Datenschutzbeauftragter. Sagen Sie uns, was bei Ihnen gilt, und wir richten die Technik danach aus.
Was das bei Ihnen kosten würde
Unsere Pauschale richtet sich nach den Rechnern, an denen bei Ihnen gearbeitet wird, und nicht nach der Zahl Ihrer Mitglieder.
Die Fragen gehen Sie hier selbst durch, ganz ohne Termin, und die Aufstellung kommt danach per E-Mail. Was Sie nicht sicher wissen, lassen Sie offen: Dann bleibt der Posten leer, geschätzt wird er nicht. Das ist eine erste Auskunft und noch kein Angebot.
Was hinter den einzelnen Fragen steckt, steht beim Preisrechner IT-Betreuung.
Ihre Aufstellung, Frage für Frage
Schritt 1 von 9
Wie viele Arbeitsplätze hat Ihr Betrieb?
Jeder Rechner und jeder Laptop, an dem jemand arbeitet. Geräte, die nur herumstehen, zählen nicht mit.
Wie viele Server laufen bei Ihnen?
Gemeint ist der Rechner, auf dem Ihre Ablage oder Ihre Branchensoftware liegt. Ob er im Haus steht oder als virtuelle Maschine läuft, macht für die Betreuung keinen Unterschied.
Haben Sie einen Netzwerkspeicher im Haus?
Ein kleiner Kasten mit Festplatten, oft von Synology oder QNAP, meistens im Serverschrank. Viele Betriebe sichern darauf.
Wie viele Firewalls stehen bei Ihnen?
Das Gerät zwischen Ihrem Netz und dem Internet. Bei einem Standort ist es meistens genau eins. Wer mehrere Standorte hat, hat oft je eins.
Wie viele Diensthandys und Tablets sind im Einsatz?
Nur Geräte, die der Betrieb stellt. Private Handys zählen hier nicht mit.
Sollen wir Ihre Datensicherung überwachen?
Wir sehen nach, ob die Sicherung wirklich gelaufen ist, und melden uns, wenn sie es nicht war. Das ist unsere Kontrolle; die Software dafür kaufen Sie getrennt.
Sollen wir Ihren Virenschutz überwachen?
Wir behalten im Blick, ob der Schutz auf allen Geräten aktuell ist und ob etwas gemeldet wurde. Auch hier ist die Lizenz für die Software nicht dabei.
Wie läuft Ihre IT heute?
Damit wissen wir, wo wir anfangen: Die Übernahme von einem Dienstleister ist etwas anderes als der Aufbau von null.
Das passt zu Ihnen
Der Systembetreuungsvertrag
Das sind Ihre Angaben aus den Schritten davor. Feste Monatspauschale je Gerät, alles netto zuzüglich Umsatzsteuer. Der Rechner ist für Betriebe, Selbstständige und Vereine gedacht, nicht für Privatpersonen. In der Aufstellung:
Erst wenn diese Zeit in einem Monat aufgebraucht ist, rechnen wir weitere Arbeit nach Aufwand ab. Bei unseren Kunden ist das in der Regel nicht nötig, weil die Servicezeit gut kalkuliert ist. Dazu kommen dann meist nur Sonderwünsche.
Was die Pauschale je Gerät kostet, steht offen auf So rechnen wir ab. Ihre Zahl für genau diese Geräte bekommen Sie als Aufstellung per E-Mail. Im Erstgespräch nennen wir Ihnen einen konkreten Rahmen.
Wohin dürfen wir Ihre Aufstellung schicken?
Wir rechnen Ihre Angaben zusammen und schicken Ihnen die Aufstellung per E-Mail. Die Telefonnummer brauchen wir, falls beim Zustellen etwas schiefgeht oder eine Ihrer Angaben nicht zusammenpasst.
Das haben Sie angegeben:
Fast geschafft. Schauen Sie in Ihr Postfach.
Wir haben Ihnen eine E-Mail mit einem Bestätigungslink geschickt. Sobald Sie darüber bestätigt haben, kommt Ihre Aufstellung in einer zweiten E-Mail. Nichts angekommen? Sehen Sie im Spam-Ordner nach oder rufen Sie an:
Ihre Anfrage ist da.
Mit dem Versand der Bestätigungs-Mail hat es gerade nicht geklappt. Wir rechnen Ihre Aufstellung von Hand und melden uns. Wenn es eilt, rufen Sie an:0221 630615160.
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Reden wir über die IT Ihres Vereins
Erzählen Sie uns im Erstgespräch, wie es bei Ihnen im Verein läuft und wo es hakt. Sie bekommen eine ehrliche Einschätzung, auch wenn sie lautet, dass Sie gerade nichts von uns brauchen. Das dauert 30 Minuten bis eine Stunde, am Telefon oder online, und kostet Sie nichts.