Zeiterfassung: Pflicht seit 2022, ab wann und für wen

Das Thema dahinter heißt Arbeitszeiterfassung. Sie ist seit dem 13.09.2022 Pflicht für jeden Betrieb mit Arbeitnehmern, im Büro wie zu Hause. Was sie zeigen muss, sind Beginn, Ende und Dauer eines Arbeitstags.

Ein Wort vorweg, damit niemand auf der falschen Seite landet. Es geht hier um die Arbeitszeit Ihrer Leute. Unsere eigene Zeiterfassung ist etwas anderes: Als Kunde sehen Sie dort hinein, und sie steht bei uns unter wie wir abrechnen.

Am 13.09.2022 hat das Bundesarbeitsgericht entschieden, Aktenzeichen 1 ABR 22/21. Der erste Leitsatz: Arbeitgeber sind „nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG verpflichtet, Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit der Arbeitnehmer zu erfassen“. In der Begründung steht, dass das „schon kraft Gesetzes“ gilt. Und dass es um Beginn und Ende „und damit die Dauer der Arbeitszeiten einschließlich der Überstunden“ geht.

Das Gesetz, auf das sich das Gericht stützt, ist das Arbeitsschutzgesetz und nicht das Arbeitszeitgesetz. Das Wort Zeiterfassung steht in § 3 ArbSchG nicht. Das Gericht liest die Pflicht aus der Vorgabe, „für eine geeignete Organisation zu sorgen und die erforderlichen Mittel bereitzustellen“. Das tut es im Licht eines Urteils des Europäischen Gerichtshofs von 2019. Der verlangt von den Mitgliedstaaten, dass Arbeitgeber „ein objektives, verlässliches und zugängliches System“ einrichten, mit dem die tägliche Arbeitszeit gemessen werden kann.

Das Arbeitszeitgesetz selbst verlangt in § 16 nur die Aufzeichnung dessen, was über acht Stunden am Tag hinausgeht. Das Gericht sagt ausdrücklich, dass diese Vorschrift die Pflicht nicht trägt und dass der Gesetzgeber sie nach dem Urteil aus Luxemburg nicht angepasst hat. Deshalb steht die Pflicht heute in einem Beschluss und in einer Auslegung, und deshalb ist ein Gesetz angekündigt. Dazu weiter unten.

Darf man mit der Erfassung warten, bis das Gesetz da ist? Das Bundesarbeitsministerium antwortet darauf in seinen Fragen und Antworten mit Stand 08.10.2025 mit einem Wort: „Nein.“ Das Gericht habe es „verbindlich festgestellt“, es sei „bereits heute geltendes Recht“. Das Ministerium ist kein Gericht, seine Antworten sind Auslegung.

Ab dem ersten. Eine Schwelle in Beschäftigten steht weder beim Europäischen Gerichtshof noch beim Bundesarbeitsgericht noch im Arbeitsschutzgesetz. Die Größe des Betriebs kommt in allen drei Quellen vor, aber als Maßstab für das Wie und nicht für das Ob. Der Gerichtshof erlaubt den Staaten, „Eigenheiten, sogar der Größe, bestimmter Unternehmen Rechnung zu tragen“. Das Bundesarbeitsgericht nennt bei der Auswahl des Systems „die Eigenheiten des Unternehmens“, darunter seine Größe. Und § 3 ArbSchG sagt „unter Berücksichtigung der Art der Tätigkeiten und der Zahl der Beschäftigten“, bezogen auf die Organisation.

Der kleine Betrieb darf es also einfacher machen. Weglassen darf er es nicht. Die Pflicht gilt nach dem Gericht für alle Arbeitnehmer im Betrieb.

Nein, heute nicht. Das Bundesarbeitsgericht schreibt, dass die Arbeitszeiterfassung „nicht ausnahmslos und zwingend elektronisch erfolgen“ muss. Je nach Tätigkeit und Unternehmen können „Aufzeichnungen in Papierform genügen“. Das Ministerium sagt es kürzer: „Für die Aufzeichnung besteht derzeit keine Formvorschrift; sie kann auch handschriftlich erfolgen.“

Wer nach digitaler Zeiterfassung sucht, sucht also nach etwas, das heute keine Pflicht ist. Pflicht ist das System, und Pflicht ist, es zu benutzen. Das Gericht ist da deutlich. Es reicht nicht, ein System „zur freigestellten Nutzung zur Verfügung“ zu stellen. Der Arbeitgeber muss davon „auch tatsächlich Gebrauch machen“. Eine Stempeluhr, an der niemand stempelt, erfüllt die Pflicht nicht.

Drei Dinge dürfen Sie dabei. Sie dürfen die Aufzeichnung an die Mitarbeiter delegieren, der Mitarbeiter trägt also selbst ein. Das System stellen und vorhalten müssen Sie, und verantwortlich bleiben Sie. Sie dürfen bei Vertrauensarbeitszeit bleiben, die Dokumentation steht ihr laut Ministerium „nicht im Wege“. Und Sie dürfen ein System wählen, das zu Ihrem Betrieb passt.

Eine Sache dürfen Sie nicht: die Kosten auf Ihre Leute abwälzen. § 3 Abs. 3 ArbSchG: „Kosten für Maßnahmen nach diesem Gesetz darf der Arbeitgeber nicht den Beschäftigten auferlegen.“ Eine App, die der Mitarbeiter selbst bezahlt, ist damit keine Erfüllung.

Was aufgezeichnet werden muss, sind drei Felder je Tag und Person: Beginn, Ende, Dauer, die Überstunden eingeschlossen. Mehr verlangt keine der Quellen, weniger genügt nicht. Der Grund, warum es Beginn und Ende sein müssen und keine bloße Summe, steht in § 3 ArbZG. Acht Stunden am Tag, bis zu zehn nur mit Ausgleich innerhalb von sechs Monaten oder 24 Wochen. Der Ausgleich läuft über Tage und Wochen, und den kann man nur nachrechnen, wenn die Tage einzeln dastehen.

Und der Betriebsrat? Er bestimmt beim Wie mit, nach § 87 Abs. 1 Nr. 7 BetrVG, sagt das Gericht. Erzwingen kann er ein elektronisches System nicht. Das ist der zweite Leitsatz desselben Beschlusses.

Wie viele es heute schon tun, dazu gibt es eine Zahl, und sie ist eine Beschäftigtenbefragung und keine Betriebszählung. Nach der Arbeitszeitbefragung der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin wurde 2023 die Arbeitszeit bei 82 Prozent der Befragten aufgezeichnet, 2021 waren es 79 Prozent.

Im Homeoffice gilt dasselbe. Das Ministerium: Die Vorgaben gelten „unabhängig vom Arbeitsort, also z.B. auch im Homeoffice“. Eine Homeoffice-Ausnahme gibt es nicht, und nach dem Stand dieser Antworten auch kein eigenes Gesetz für mobiles Arbeiten. Der Kollege zu Hause trägt also ein wie der im Büro, oder das System tut es für ihn.

Zwei Gruppen haben schärfere Regeln, und die sind älter als der Beschluss von 2022. Für Minijobber und für die Branchen nach § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz gilt seit 2015 § 17 Mindestlohngesetz. Danach müssen Beginn, Ende und Dauer „spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages“ aufgezeichnet und zwei Jahre aufbewahrt werden. Welche Branchen das sind und was sonst in die Personalakte gehört, steht bei uns unter Personalakten. Die Mehrarbeit über acht Stunden nach § 16 ArbZG ist ebenfalls zwei Jahre aufzubewahren; die Zeile dazu steht in unserer Tabelle der Aufbewahrungsfristen.

Wer Fahrer unterwegs hat, braucht eine Erfassung, die nicht an der Bürotür hängt. Was bei einem Transportbetrieb sonst anders läuft, steht unter IT für Speditionen.

Hier hört das auf, was wir Ihnen sagen können. Ab hier antwortet Ihr Datenschutzpartner. Kurz die Stellen, damit Sie wissen, wonach Sie dort fragen.

Die Pflicht kommt aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG, wie oben beschrieben. Die Grenze kommt aus § 26 Abs. 1 BDSG: Daten von Beschäftigten dürfen verarbeitet werden, wenn das für das Beschäftigungsverhältnis „erforderlich“ ist.

Beginn, Ende und Dauer braucht die Pflicht selbst. Ortung, Auswertung je Person und Verhaltensmuster sind eine andere Frage. Wo genau die Grenze liegt, sagen wir nicht.

Gibt es einen Betriebsrat, redet der nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mit, sobald eine technische Einrichtung Verhalten oder Leistung überwachen soll. Ohne Betriebsrat entfällt dieser Punkt.

Dieselben Normen stehen bei uns ausführlicher beim Diensthandy, und der Unterschied zwischen Sperren und Auswerten bei der privaten Internetnutzung.

Zuständig für die Aufsicht sind die Länder, etwa die Gewerbeaufsichtsämter; nur sie und im Streitfall die Gerichte entscheiden verbindlich im Einzelfall.

Ein Gesetz zur elektronischen Erfassung ist angekündigt. Die Bundesregierung hat sich laut Ministerium im Koalitionsvertrag darauf verständigt, die Pflicht „als elektronische Aufzeichnungspflicht im Arbeitszeitgesetz auszugestalten“. Ein Entwurf dazu war am 25.09.2026 auf den Seiten des Ministeriums und des Bundestages nicht nachlesbar. Deshalb steht hier keine Frist, keine Übergangsregel und keine Schwelle.

Was hier steht, ist der Stand vom 25.09.2026 und keine Rechtsberatung. Wer daraus eine Regelung für seinen Betrieb macht, lässt sie vorher ansehen. Für die rechtliche Seite haben wir einen Datenschutzpartner.

Wir verkaufen keine eigene Zeiterfassung. Sie können das aber über uns anfragen. Wir haben dafür zwei Partner und geben es mit an unseren Partner, dass man das gut baut, dass man da kleine und mittlere Betriebe erstmal gut abholt.

Wo die Erfassung laufen soll, ist Ihre Anforderung: im Büro, zu Hause oder im Fahrzeug. Die schreiben Sie vorher auf, und die nehmen wir mit ins Gespräch.