IT für Rechtsanwaltskanzleien
IT für Kanzleien
Wir sind die externe IT-Abteilung für Betriebe und Vereine, die keine eigene haben. Zu unseren Kunden gehören auch Rechtsanwaltskanzleien, kleine wie größere.
Bei Ihnen zählt, ob der Schriftsatz rechtzeitig bei Gericht ist
Ihr Kalender richtet sich nach Fristen und Terminen, nicht nach Öffnungszeiten. Schriftsätze gehen heute elektronisch ans Gericht, die Post kommt über das Anwaltspostfach, und beides läuft über Rechner, Kartenleser und Leitung. Solange das funktioniert, ist es in der Kanzlei kein Thema.
Was eine Frist verlangt, was Sie bei einer Störung tun und wie lange Sie Akten aufheben, beurteilen Sie. Wir kümmern uns um die Technik, auf der das alles läuft.
Ein Kartenleser, den der Rechner nicht erkennt, ist an einem normalen Tag ärgerlich. Am letzten Tag einer Frist wird er zum Problem.
Was in einer Kanzlei an der IT anders ist
Die Betreuung ist dieselbe wie bei unseren anderen Kunden. Anders sind die Stellen, an denen es in einer Kanzlei darauf ankommt.
Wer bei Ihnen kommt an unsere Mandantenakten heran?
Wer Ihre Rechner betreut, kommt technisch an das heran, was darauf liegt. Das lässt sich nicht wegorganisieren, wohl aber begrenzen. Für jede Kanzlei haben wir eigene Zugänge, die auf uns ausgestellt sind, mit Passwörtern, die nirgends sonst gelten. Eine Fernwartung starten wir nur nach Absprache mit Ihnen. Ob Ihre Kanzlei von uns eine eigene Verpflichtung zur Verschwiegenheit will, entscheiden Sie. Legen Sie uns Ihren Text vor, und passt er nach unserer Prüfung, unterschreiben wir.
Morgens geht das beA nicht auf. Liegt das an unserem Rechner?
Am Arbeitsplatz kann es an zwei Stellen hängen. Entweder erkennt der Rechner den Kartenleser nicht, oder die beA Client Security will erst ein Update, bevor sie Sie wieder anmeldet. Darum kümmern wir uns an jedem Rechner, an dem bei Ihnen jemand ins Postfach schaut. Wird ein Gerät dafür zu alt oder erreicht sein Betriebssystem das Support-Ende, sagen wir es Ihnen und tauschen es. Hakt es am Postfach selbst, liegt die Störung beim Betreiber, und von Ihrem Rechner aus lässt sich daran nichts reparieren, auch von uns nicht. Ihre Karte und Ihre PIN bleiben in jedem Fall bei Ihnen.
Kümmern Sie sich auch um unsere Kanzleisoftware?
Das Programm gehört zu Ihrem Softwarehaus, und dabei bleibt es: Einrichtung, Anpassung und Hilfe bei der Bedienung kommen von dort, denn Software entwickeln wir nicht. Wir sorgen dafür, dass es einen Server, ein Netz und Arbeitsplätze hat, auf denen es ordentlich läuft. Hakt es dazwischen, sind wir das Bindeglied zum Softwarehaus und lassen Sie damit nicht alleine hängen.
Und wenn am Fristtag abends nichts mehr geht?
Im Systembetreuungsvertrag sind wir montags bis freitags von 8 bis 17 Uhr für Sie da, und in dieser Zeit gilt eine Reaktionszeit von vier Stunden. Abends und am Wochenende hilft ein Notdienst, den wir nur nach Vereinbarung anbieten; ob Sie ihn brauchen, klären wir vorher gemeinsam. Ob Sie einen Schriftsatz dann auf anderem Weg einreichen, entscheiden Sie, und dabei reden wir Ihnen nicht hinein.
Wie weit muss unsere Sicherung zurückreichen?
Wie lange Handakten und Unterlagen bei Ihnen aufzuheben sind, wissen Sie besser als wir, und danach richten wir die Sicherung aus. Eine Kopie gehört außerhalb des Büros, damit ein Brand oder ein Einbruch nicht alles auf einmal mitnimmt. Wo sie liegt, legen wir mit Ihnen fest. Ein revisionssicheres Archiv ist das nicht, und das bieten wir auch nicht an. Ob sich im Ernstfall wirklich etwas zurückholen lässt, proben wir auf Wunsch einmal im Jahr oder halbjährlich, so wie unter Datensicherung beschrieben.
Was kostet das, und was läuft extra?
Unser Abrechnungsmodell liegt offen: So rechnen wir ab. Dort steht die monatliche Pauschale je Gerät, und was außerhalb davon anfällt, läuft nach Aufwand. Lizenzen für Ihre Kanzleisoftware gehören nie in diese Pauschale, sie laufen immer daneben. Wie viele Arbeitsplätze das bei Ihnen sind, gehen wir im Erstgespräch mit Ihnen durch.
Kanzleien sind aus ganz verschiedenen Gründen zu uns gekommen
Kleine Kanzleien kamen zu uns, weil sie auch von unterwegs arbeiten wollten, auf Reisen und im Ausland, und dafür eine sichere Verbindung brauchten. Mit ihren Rechnern hatte es vorher immer wieder Ärger gegeben, und die Kanzleisoftware sollte vernünftig laufen, samt der Anbindung ans beA. Dabei haben wir geholfen.
Eine größere Kanzlei hatte vorher zwei Einzelkämpfer, die ihr geholfen haben, und suchte dann ausdrücklich eine externe IT-Abteilung, die das Ganze übernimmt. Weil sie viel Verantwortung trägt, wollte sie sich darauf verlassen können, dass in einer festen Zeit jemand reagiert. Ihre Server standen im eigenen Haus, wir haben sie uns zuerst angesehen und dann Wartung und Pflege übernommen.
Wie wir mit der Software Ihrer Branche umgehen, steht bei unseren Leistungen. Unter Fallstudien erzählen drei Betriebe aus anderen Branchen, wie ihr Wechsel zu uns verlaufen ist.
Was das bei Ihnen kosten würde
Gerechnet wird in einer Kanzlei nach den Arbeitsplätzen, an denen Schriftsätze entstehen und das Postfach aufgeht, dazu nach dem Server unter Ihrer Kanzleisoftware.
Die Fragen gehen Sie hier selbst durch, ganz ohne Termin, und die Aufstellung kommt danach per E-Mail. Was Sie nicht sicher wissen, lassen Sie offen: Dann bleibt der Posten leer, geschätzt wird er nicht. Das ist eine erste Auskunft und noch kein Angebot.
Was hinter den einzelnen Fragen steckt, steht beim Preisrechner IT-Betreuung.
Ihre Aufstellung, Frage für Frage
Schritt 1 von 8
Wie viele Arbeitsplätze hat Ihr Betrieb?
Jeder Rechner und jeder Laptop, an dem jemand arbeitet. Geräte, die nur herumstehen, zählen nicht mit.
Wie viele Server laufen bei Ihnen?
Gemeint ist der Rechner, auf dem Ihre Ablage oder Ihre Branchensoftware liegt. Ob er im Haus steht oder als virtuelle Maschine läuft, macht für die Betreuung keinen Unterschied.
Haben Sie einen Netzwerkspeicher im Haus?
Ein kleiner Kasten mit Festplatten, oft von Synology oder QNAP, meistens im Serverschrank. Viele Betriebe sichern darauf.
Wie viele Firewalls stehen bei Ihnen?
Das Gerät zwischen Ihrem Netz und dem Internet. Bei einem Standort ist es meistens genau eins. Wer mehrere Standorte hat, hat oft je eins.
Wie viele Diensthandys und Tablets sind im Einsatz?
Nur Geräte, die der Betrieb stellt. Private Handys zählen hier nicht mit.
Sollen wir Ihre Datensicherung überwachen?
Wir sehen nach, ob die Sicherung wirklich gelaufen ist, und melden uns, wenn sie es nicht war. Das ist unsere Kontrolle; die Software dafür kaufen Sie getrennt.
Sollen wir Ihren Virenschutz überwachen?
Wir behalten im Blick, ob der Schutz auf allen Geräten aktuell ist und ob etwas gemeldet wurde. Auch hier ist die Lizenz für die Software nicht dabei.
Wohin dürfen wir Ihre Aufstellung schicken?
Wir rechnen Ihre Angaben zusammen und schicken Ihnen die Aufstellung per E-Mail. Die Telefonnummer brauchen wir, falls beim Zustellen etwas schiefgeht oder eine Ihrer Angaben nicht zusammenpasst.
Das haben Sie angegeben:
Fast geschafft. Schauen Sie in Ihr Postfach.
Wir haben Ihnen eine E-Mail mit einem Bestätigungslink geschickt. Sobald Sie darüber bestätigt haben, kommt Ihre Aufstellung in einer zweiten E-Mail. Nichts angekommen? Sehen Sie im Spam-Ordner nach oder rufen Sie an:
Ihre Anfrage ist da.
Mit dem Versand der Bestätigungs-Mail hat es gerade nicht geklappt. Wir rechnen Ihre Aufstellung von Hand und melden uns. Wenn es eilt, rufen Sie an:0221 630615160.
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Reden wir über Ihre Kanzlei
Erzählen Sie uns im Erstgespräch, mit welcher Kanzleisoftware Sie arbeiten, an wie vielen Plätzen ein Kartenleser steht und was zuletzt gehakt hat. Danach sagen wir Ihnen, was wir sehen, auch wenn Sie uns im Moment gar nicht brauchen. Das Gespräch dauert eine halbe bis eine Stunde, am Telefon oder online, und es kostet nichts.