Papierloses Büro im kleinen Betrieb: scannen, ablegen, wegwerfen dürfen

Ersetzendes Scannen heißt: Ein Papierbeleg wird eingescannt, die Datei tritt an seine Stelle, und das Papier darf danach vernichtet werden. Die Finanzverwaltung beschreibt das in den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, kurz GoBD, als bildliche Erfassung. Erlaubt ist das für fast alle Unterlagen, die ein Betrieb aufbewahren muss. Das Bild muss dem Original entsprechen, die Datei muss die ganze Frist über lesbar bleiben, und das Verfahren muss beschrieben sein.

Die Erlaubnis dafür steht im Gesetz. Fast alle Unterlagen dürfen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden (§ 147 Abs. 2 AO). Bei Belegen und empfangenen Geschäftsbriefen muss das Bild mit dem Original übereinstimmen, bei allen anderen Unterlagen reicht der Inhalt.

Womit Sie scannen, ist der Finanzverwaltung gleich, solange das Ergebnis stimmt. Die GoBD nennen Smartphones, Multifunktionsgeräte und Scan-Straßen in einem Atemzug (Randziffer 130). Eine elektronische Signatur oder ein Zeitstempel ist für die Steuer nicht nötig (Rz. 138). Erkennt das Gerät beim Scannen den Text, etwa für die Suche, muss auch dieser Text nach Prüfung und Korrektur aufbewahrt werden (Rz. 130).

Rechnungen, Kontoauszüge, Lieferscheine und Geschäftsbriefe auf Papier dürfen Sie in der Regel scannen und danach wegwerfen. Das gilt für fast alles, was in unserer Tabelle der Aufbewahrungsfristen steht.

Drei Ausnahmen nennen Steuer- und Handelsrecht selbst. Der Jahresabschluss und die Eröffnungsbilanz bleiben im Original, ebenso Zollunterlagen, die amtliche Urkunden sind (§ 147 Abs. 2 AO, § 257 Abs. 3 HGB). Warum der Abschluss auf Papier bleibt, steht unter Steuerunterlagen aufbewahren.

Die zweite Gruppe steht in keinem Steuergesetz. Ein unterschriebenes Papier beweist vor Gericht, dass die Erklärung darauf vom Unterzeichner stammt (§ 416 ZPO). Die GoBD überlassen Ihnen die Entscheidung, ob Sie solche Dokumente zusätzlich auf Papier behalten, weil der Scan diese Beweiskraft nicht trägt (Rz. 140). Dazu gehören zum Beispiel Verträge mit Unterschrift und Bürgschaften. Welche Papiere das bei Ihnen sind, klären Sie mit Ihrem Steuerberater oder Anwalt.

Vernichten dürfen Sie den Beleg nach dem Scan, soweit kein Gesetz das Papier verlangt (GoBD Rz. 140). Damit der Scan trägt, gehören nach den GoBD drei Dinge dazu:

Wie das für Kontoauszüge aussieht, steht bei den Kontoauszügen und Buchungsbelegen.

Diese Beschreibung nennt die Finanzverwaltung Verfahrensdokumentation. Ihr Umfang richtet sich danach, wie vielfältig Ihre Geschäfte und Abläufe sind und welche Technik Sie nutzen (Rz. 136). Fehlt sie, ist die Buchführung nicht automatisch verworfen. Es kommt darauf an, ob sich die Vorgänge trotzdem nachvollziehen lassen (Rz. 155). Wie Ihre aussehen soll, besprechen Sie mit Ihrem Steuerberater, denn er kennt Ihre Buchführung.

Für den Datenschutz ändert das Scannen eine Sache. Personalunterlagen und andere Papiere mit Daten über Menschen liegen danach als Datei vor. Wer sie dort sehen darf, legt Ihr Berechtigungskonzept fest. Und wie das Papier danach vernichtet wird, gehört in Ihr Löschkonzept.

Ihre Scans müssen geordnet abgelegt sein, das verlangt das Gesetz (§ 147 Abs. 1 AO). Die GoBD verlangen dazu für jede Datei einen eindeutigen Index, unter dem sie die ganze Frist über wiederzufinden ist (Rz. 122). Das kann eine Belegnummer sein. Nach den GoBD geht es auch ohne eigenen Index, wenn sich die Datei durch eine feste Ordnung in angemessener Zeit finden lässt (Rz. 122). Ordner und Dateiname können so eine Ordnung sein.

Wie die Ordner in SharePoint aussehen sollten, damit sie auf Dauer tragen, steht unter OneDrive oder SharePoint. Dort steht, warum wenige Ebenen besser sind als tiefe Ordner und warum die Rechte an die Bibliothek gehören. Dort gibt es auch unsere Vorlage für die Ordnerstruktur.

Für den Dateinamen reicht eine Regel, die alle kennen. Fängt der Name mit dem Datum an, zuerst das Jahr, sortiert er sich von selbst. Danach kommt der Absender, dann der Inhalt.

Zwei Dinge gehören noch dazu. Die Dateien müssen gegen Verlust gesichert sein, das verlangen die GoBD ausdrücklich (Rz. 103), und dafür braucht Microsoft 365 eine eigene Sicherung. Und eine Datei darf sich nicht unbemerkt ändern lassen. Eine Ablage im Dateisystem allein erfüllt das nach den GoBD regelmäßig nicht (Rz. 110). Ob Ihre Ablage den GoBD genügt, beurteilt Ihr Steuerberater.

Wir sind die externe IT-Abteilung für Betriebe und Vereine im Raum Köln, die keine eigene haben.

Wir richten Ihnen eine Scan-Ablage ein, in der Regel auf Basis von Microsoft 365 und SharePoint. Wer die Scans sehen darf und wie sie gesichert werden, übernehmen wir auf Wunsch als Teil unserer Betreuung von Microsoft 365.

Welche Papiere bei Ihnen gescannt werden und welche im Original bleiben, legen Sie mit Ihrem Steuerberater fest. Dass die Ablage damit den GoBD genügt, sagen wir Ihnen nicht zu.

Was bei Ihnen heute auf Papier ankommt und wo es hin soll, sehen wir uns im Erstgespräch an.

Wie wir das abrechnen, steht unter So rechnen wir ab.