IT-Kosten senken: wo kleine Betriebe doppelt zahlen

Am schnellsten dort, wo Geld für nichts fließt. Dazu gehören Lizenzen ohne Nutzer und Abos, die sich verlängert haben, obwohl keiner sie mehr braucht. Dazu gehört auch Arbeit, die nach Stunden abgerechnet wird, obwohl sie in einer Pauschale steckt. Das alles lässt sich nachsehen, und an der Sicherheit sparen Sie dabei nichts. Bei der Sicherung und bei den Updates ist Sparen dagegen der falsche Hebel.

Wie Sie Ihre IT-Kosten erst einmal vollständig zusammenstellen, steht unter Was IT kostet, je Arbeitsplatz gerechnet. Diese Seite setzt danach an und fragt, was sich davon einsparen lässt.

Bei Microsoft 365 geben Sie beim Kauf an, wie viele Lizenzen Sie brauchen, und diese Zahl bezahlen Sie. Wem die Lizenzen zugewiesen sind, zeigt im Admin Center unter Abrechnung die Seite „Lizenzen“. Wann ein Abo abläuft, steht auf der Seite „Ihre Produkte“.

Eine Lizenz wird erst frei, wenn man sie jemandem entzieht oder sein Konto löscht. Nach dem Löschen lässt sie sich laut Microsoft sofort einer anderen Person zuweisen. Wer eine Stelle nachbesetzt, braucht dafür also nicht unbedingt eine neue Lizenz.

Bevor ein Konto gelöscht wird, muss allerdings klar sein, was aus Postfach und Dateien wird. Die Fristen dafür und die übrigen Stellen, an denen bei Microsoft Geld liegen kann, stehen im Lizenzvergleich für Microsoft 365.

Haben Sie über einen Händler gekauft, steht auf „Ihre Produkte“ in der Spalte Kaufkanal das Wort „Reseller“. Dann lassen sich im Admin Center keine Lizenzen selbst entfernen, das läuft über den Händler.

Dazu kommen die Abos außerhalb von Microsoft, etwa für Virenschutz und Sicherung, für die Firewall oder die Branchensoftware. Jedes davon hat eine Laufzeit, und die endet nicht immer von allein.

Bei Microsoft ist die wiederkehrende Abrechnung von vornherein eingeschaltet, wenn Sie per Karte oder über ein Abrechnungsprofil zahlen. Das Abo wird dann nach dem Ende der Laufzeit weiter berechnet.

Für Mietlizenzen, die über uns laufen, steht dasselbe in unseren Allgemeinen Geschäftsbedingungen unter Ziffer 3.3. Sie verlängern sich um die Laufzeit, die Händler oder Hersteller vorgeben, wenn niemand fristgerecht kündigt. Ziffer 3.4 gehört dazu. Kommt Software zusammen mit einem Gerät zu einem Gesamtpreis, kann sie eine Mietlizenz sein, die nach der ersten Laufzeit verlängert werden muss.

Bei jedem Abo sind es deshalb dieselben drei Fragen. Wer arbeitet damit, wann verlängert es sich, und bis wann lässt es sich kündigen? Diese Angaben sammelt unser Übersichtsbogen für Lizenzen, eine Zeile je Abo.

Für Internet, Festnetz und Mobilfunk hat das Telekommunikationsgesetz eine eigene Regel. Hat sich so ein Vertrag nach der Mindestlaufzeit stillschweigend verlängert, kann er nach § 56 Abs. 3 jederzeit mit einem Monat Frist gekündigt werden. Kosten darf diese Kündigung nach demselben Paragrafen nicht auslösen.

Das Gesetz spricht dabei vom Endnutzer. Dazu zählt es nach § 3 ausdrücklich auch, wer den Dienst für geschäftliche Zwecke nutzt. Wann die Mindestlaufzeit abgelaufen ist, steht in Ihrem Vertrag.

Eine zweite Stelle hängt an jedem Wechsel. Sind die Postfächer umgezogen oder läuft das Telefon inzwischen über einen anderen Weg, sollte der alte Vertrag auch gekündigt sein. Wie der Wechsel beim Telefon abläuft, steht unter Telefonanlage für kleine Unternehmen.

Auf dieselbe Liste gehört der Vertrag mit Ihrem IT-Dienstleister, mit Laufzeit und Kündigungsfrist.

Eine Monatspauschale bezahlt einen festgelegten Umfang an Arbeit. Taucht dieselbe Arbeit zusätzlich als Stunden auf der Rechnung auf, zahlen Sie sie zweimal.

Prüfen lässt sich das mit zwei Unterlagen: der Leistungsbeschreibung aus dem Vertrag und den Rechnungen der letzten Monate. Steht dort Arbeit nach Zeit, die laut Vertrag zur Pauschale gehört, fragen Sie nach. Fehlt im Vertrag, was die Pauschale abdeckt, lässt sich nichts prüfen. Dann ist genau das die erste Frage an Ihren Dienstleister.

Bei Arbeit nach Zeit zählt außerdem der Takt. Ob ein kurzer Anruf als Viertelstunde oder als ganze Stunde abgerechnet wird, macht über ein Jahr gerechnet einen Unterschied.

Bei uns stecken Updates, Sicherheitspatches und die tägliche Kontrolle der Sicherung in den Pauschalen. Was darüber hinausgeht, rechnen wir im 15-Minuten-Takt ab. In unserer Zeiterfassung sehen Sie mit eigenem Zugang jeden Tag, wer woran wie lange gearbeitet hat.

Mit Ihren eigenen Geräten rechnet der Preisrechner für die IT-Betreuung, und die Aufstellung bekommen Sie per E-Mail.

Ein eigener Admin kann günstiger sein als ein Dienstleister, oder teurer. Vergleichen lässt sich das erst mit allem, was an der Stelle hängt. Neben dem Gehalt sind das der Arbeitgeberanteil, die Werkzeuge und die Schulung, dazu die Wochen mit Urlaub und Krankheit. Diese Rechnung macht unser Admin-Rechner mit Ihren Zahlen, ohne dass Sie Kontaktdaten angeben.

Doppelt wird es, wenn beides da ist und niemand die Aufgaben trennt. Haben Sie einen eigenen Admin und dazu einen Dienstleister, sollte feststehen, wer was macht. Sonst bezahlen Sie zwei Leute für dieselbe Arbeit.

In so einem Fall übernehmen wir nur, was Ihr Admin nicht abdeckt oder auslagern möchte. Gibt es keinen, sind wir Ihre externe IT-Abteilung.

Zwei Posten sehen auf der Rechnung aus wie Geld ohne Gegenwert, solange nichts passiert. Das sind die Sicherung und die Updates.

Zur Sicherung beschreibt das BSI im IT-Grundschutz, dass verlorene Daten ohne vorherige Sicherung existenzbedrohende Folgen haben können. Und nach demselben Baustein heißt regelmäßig gesichert noch nicht, dass sich die Daten auch zurückspielen lassen. Wie Sie das prüfen, steht unter Backup-Strategie.

Zu den Updates schreibt das BSI, dass Sicherheitslücken und Betriebsstörungen in der Praxis häufig auf fehlende oder mangelhafte Patches zurückgehen. Bei einer Störung, die den Betrieb aufhält, wird die Arbeitszeit trotzdem bezahlt. Was ein Tag Stillstand bei Ihnen kostet, rechnet der IT-Ausfall-Rechner mit Ihren eigenen Zahlen aus.

Welche Systeme bald keine Updates mehr bekommen, steht mit Datum unter Support-Ende. Wer an diesen zwei Posten spart, verschiebt die Kosten auf einen Tag, den keiner planen kann.

Wir sind die externe IT-Abteilung für Betriebe und Vereine im Raum Köln, die keine eigene haben.

Welche Ihrer Geräte in eine Pauschale gehören und welche nicht, klären wir im Erstgespräch. Lizenzen können Sie über uns beziehen. Sie können aber genauso die Lizenzen behalten, die Sie schon haben.

Was bei uns in den Pauschalen steckt und was es kostet, steht offen auf So rechnen wir ab.