Steuerunterlagen: wie lange und in welcher Form

Alle Fristen mit Fristbeginn stehen in der Übersicht zu den Aufbewahrungsfristen. Hier geht es um die zweite Frage: in welcher Form. Die Antwort steht im selben Paragrafen, einen Absatz weiter oben.

Fast alle Steuerunterlagen dürfen auch als Bild oder als Datei aufbewahrt werden. Das Gesetz knüpft daran zwei Bedingungen. Die Wiedergabe muss mit dem Original übereinstimmen. Und sie muss während der ganzen Frist jederzeit verfügbar sein, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar.

Daraus folgen vier Punkte für die Praxis.

Jahresabschluss und Eröffnungsbilanz bleiben im Original. Beide sind ausdrücklich ausgenommen, steuerlich in § 147 Abs. 2 AO und handelsrechtlich in § 257 Abs. 3 Satz 1 HGB. Scannen und das Papier vernichten geht hier nicht.

Belege brauchen ein Abbild. Bei empfangenen Geschäftsbriefen und Buchungsbelegen verlangt das Gesetz, dass die Wiedergabe bildlich übereinstimmt. Ein abgetippter Datensatz reicht dafür nicht. Bei allen anderen Unterlagen genügt, dass der Inhalt übereinstimmt. Für E-Rechnungen gilt seit dem 14.07.2025 eine Ausnahme, mehr dazu unter Rechnungen aufbewahren.

Auswertbar ist mehr als lesbar. Wer Buchungsdaten aus dem Programm als PDF ablegt, kann sie noch ansehen, aber nicht mehr auswerten. Die GoBD nennen die Umwandlung von Journaldaten der Finanz- oder Lohnbuchhaltung in ein PDF ausdrücklich als unzulässig (Rz. 129, Beispiel 11).

Die Lesbarkeit zahlen Sie. Wer digital vorlegt, stellt auf eigene Kosten die Hilfsmittel, um die Unterlagen lesbar zu machen. Verlangt das Finanzamt Ausdrucke, sind die ebenfalls auf eigene Kosten beizubringen (§ 147 Abs. 5 AO).

Das Handelsgesetzbuch verlangt nur, dass die Unterlagen verfügbar sind und „jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können“ (§ 257 Abs. 3 Nr. 2 HGB). Die Abgabenordnung sagt „unverzüglich“. Und sie verlangt zusätzlich, dass die Daten maschinell ausgewertet werden können.

Wer seine Ablage nur am Handelsrecht ausrichtet, erfüllt damit die steuerliche Pflicht womöglich nicht. Wer beide Gesetze erfüllen muss, baut die Technik nach dem strengeren.

Sind die Unterlagen mit einem Programm erstellt, hat die Finanzbehörde bei einer Außenprüfung drei Wege (§ 147 Abs. 6 Satz 1 AO). In der Praxis heißen sie Z1, Z2 und Z3:

Die Behörde wählt nach pflichtgemäßem Ermessen, auch mehrere Wege zugleich (Rz. 164).

Genauso wichtig ist, was sie nicht darf. Eine Fernabfrage auf Ihr System ist ausgeschlossen (Rz. 165). Selbst Daten herunterladen oder Kopien Ihrer Datensicherungen ziehen darf sie nicht (Rz. 167). Und der Zugriff bleibt auf die jeweilige Außenprüfung beschränkt (Rz. 159).

Vorgefilterte Auswertungen nimmt die Finanzbehörde dagegen nicht an (Rz. 173). Ein selbst zusammengestellter Bericht ersetzt die Daten also nicht.

Liegen die Daten bei einem Dienstleister, muss dieser den Zugriff gewähren, sobald Sie das dem Finanzamt mitteilen. Die Kosten dafür tragen Sie (§ 147 Abs. 6 Satz 2 und 3 AO). Das gehört in jeden Vertrag über Hosting oder Archivierung.

Beim Wechsel kommt eine Frage fast von selbst: Muss das alte System jetzt acht Jahre weiterlaufen?

Die Antwort steht in § 147 Abs. 6 Satz 5 AO. Nach Ablauf des fünften Kalenderjahres, das auf die Umstellung folgt, reicht ein Datenträger. Auf ihm müssen die Daten maschinell lesbar und maschinell auswertbar liegen. Bis dahin muss der volle Zugriff nach Absatz 6 möglich bleiben.

Zwei Bedingungen hängen daran. Es darf noch keine Außenprüfung begonnen haben. Und der Datenträger muss beides können, lesen und auswerten. Ein Stapel PDF-Ausdrucke leistet das nicht.

Ein Beispiel, gerechnet nach dem Wortlaut: Umstellung im Jahr 2026. Das fünfte Kalenderjahr danach ist 2031. Ab dem 01.01.2032 genügt der Datenträger.

Deshalb gehört der Tag der Umstellung schriftlich festgehalten. Ohne ihn lässt sich die Fünfjahresregel nicht anwenden.

Bücher und Aufzeichnungen sind im Inland zu führen und aufzubewahren (§ 146 Abs. 2 Satz 1 AO). Für elektronische Bücher gibt es zwei Ausnahmen.

Innerhalb der EU geht es ohne Antrag (§ 146 Abs. 2a AO). Die Bedingung: Der Datenzugriff muss in vollem Umfang möglich sein. Ein Rechenzentrum in Frankfurt, Amsterdam oder Dublin ist steuerlich damit möglich. Für Rechnungen kommt eine Pflicht dazu: Liegen sie nicht in Deutschland, teilen Sie dem Finanzamt mit, wo (§ 14b Abs. 2 UStG).

Außerhalb der EU braucht es einen Antrag und eine Bewilligung des Finanzamts (§ 146 Abs. 2b AO). Das gilt auch für die Schweiz, das Vereinigte Königreich und die USA. Dafür teilt der Betrieb den Standort des Systems mit, bei einem Dienstleister dessen Namen und Anschrift. Wer ohne Bewilligung verlagert, riskiert ein Verzögerungsgeld von 2.500 bis 250.000 Euro (§ 146 Abs. 2c AO).

Die Frage, wo die eigenen Daten wirklich liegen, ist damit auch eine Steuerfrage. Die Antwort muss die Sicherungen einschließen, der Hauptstandort allein reicht nicht.

Was davon steuerlich für Sie gilt, sagt Ihr Steuerbüro. Den Export aus dem Buchhaltungsprogramm und den Datenzugriff für einen Prüfer klären Sie mit dem Steuerbüro und dem Hersteller des Programms. Als externe IT-Abteilung sichern wir Ihre Daten, vergeben die Zugriffsrechte auf Ihren Systemen und halten die Archivierung in Microsoft 365 am Laufen. Hat Ihr Betrieb eine eigene Archivsoftware, unterstützen wir auch dort, wo es geht.