Kontoauszüge und Buchungsbelege: acht Jahre, im Format, in dem sie kamen

Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Auszug entstanden ist. Ein Auszug aus 2026 darf also frühestens am 01.01.2035 weg.

Mehr Aufmerksamkeit braucht die Form. Der Ordner mit den ausgedruckten Auszügen genügt allein nicht.

Buchungsbelege sind die „Belege für Buchungen in den von ihm nach § 238 Abs. 1 zu führenden Büchern“ (§ 257 Abs. 1 Nr. 4 HGB). Steuerlich steht dasselbe in § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO. Häufig sind es Rechnungen, und in aller Regel gehören auch Kontoauszüge dazu.

Die acht Jahre gelten auch für ältere Belege, deren alte Frist Ende 2024 noch lief (Art. 97 § 19a Abs. 2 EGAO). Der Belegjahrgang 2017 durfte deshalb schon zum 01.01.2026 raus, nach altem Recht wäre es gerechnet der 01.01.2028 gewesen.

Ein Vorbehalt gilt immer. Solange eine Steuer noch festgesetzt werden kann, bleibt aufbewahrungspflichtig, was für sie von Bedeutung ist (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO). Vor dem Aussortieren gehört deshalb eine Frage ans Steuerbüro, ob die Jahre abgeschlossen sind.

Das Bayerische Landesamt für Steuern schreibt auf seiner Seite zur Außenprüfung:

„In elektronisch übermittelter Form eingegangene Kontoauszüge sind auch in dieser Form aufzubewahren. Die alleinige Aufbewahrung eines Papierausdrucks genügt somit nicht den Aufbewahrungspflichten des § 147 AO.“

Das ist die Auffassung einer Landesfinanzbehörde, kein Gesetz, und kein Gericht ist daran gebunden. Aber nach ihr arbeitet ein Betriebsprüfer in Bayern. Und sie stützt sich auf Vorschriften, die im ganzen Land gelten.

Die Finanzverwaltung leitet das aus den GoBD ab. Digital eingegangene Unterlagen „dürfen daher nicht mehr ausschließlich in ausgedruckter Form aufbewahrt werden“, heißt es in Randziffer 119. Dazu kommt ihr Recht, in einer Prüfung auf die Daten zuzugreifen (§ 147 Abs. 6 AO). Dafür müssen sie maschinell auswertbar sein, und ein Blatt Papier ist das nicht.

Wer sein Konto online führt, bekommt seine Auszüge digital. Der Ordner mit den Ausdrucken ist dann eine Kopie, nicht der Beleg.

Dieselbe Behörde verlangt noch etwas. Der Auszug ist bei Eingang auf Echtheit und Unversehrtheit zu prüfen. Diese Prüfung ist zu dokumentieren und zu protokollieren, und das gehört in die Verfahrensdokumentation.

Banken liefern Auszüge in unterschiedlicher Form, teils als Bild oder PDF, teils als auswertbare Datei, etwa CSV. Aufbewahrt wird in dem Format, in dem der Auszug ankam. Die GoBD nennen Kontoauszüge im PDF- oder Bildformat ausdrücklich als Beispiel dafür (Rz. 131).

Eine CSV- oder MT940-Datei lässt sich maschinell auswerten, ein PDF nur bedingt. Wer beides bekommt, behält am besten beides.

Die Aufbewahrungspflicht trifft den Betrieb, nicht die Bank. Eine Vorschrift, die sie auf die Bank verlagert, enthält § 147 AO nicht.

Viele Banken halten Auszüge nur befristet zum Abruf bereit. Ist die Zeit um, ist der Auszug im Onlinebanking weg, und die Pflicht liegt trotzdem bei Ihnen. Abruf und Ablage müssen also aktiv passieren.

Und Einlesen ist nicht Aufbewahren. Holt die Buchhaltungssoftware nur die Umsätze ab, liegt der Auszug selbst noch nirgends.

Andere Buchungsbelege kommen oft noch auf Papier. Sie dürfen gescannt oder fotografiert werden, mit Smartphone, Multifunktionsgerät oder Scan-Straße (GoBD Rz. 130). Das Abbild muss dem Original bildlich entsprechen.

Die GoBD knüpfen daran ein paar Bedingungen:

Danach darf das Papier vernichtet werden, soweit keine andere Vorschrift das Original verlangt (Rz. 140). Ob ein Dokument trotzdem im Original bleibt, weil sonst sein Beweiswert leidet, entscheidet der Betrieb selbst. Das betrifft typischerweise Urkunden, Bürgschaften und Verträge mit Schriftform.

Fehlt ein Beleg, verliert die Buchführung ihre gesetzliche Vermutung der Richtigkeit (§ 158 AO), und das Finanzamt darf schätzen (§ 162 AO). Einen Betrag oder Prozentsatz dafür nennt das Gesetz nicht.

Ein Bußgeld bis 25.000 Euro setzt zwei Dinge zugleich voraus (§ 379 Abs. 1 Satz 1 Nr. 7, Abs. 6 AO). Der Beleg wurde vorsätzlich oder leichtfertig nicht aufbewahrt. Und dadurch ist eine Steuerverkürzung möglich geworden.

Wer den Ordner mit den Auszügen ändern kann und ob er in der Sicherung steckt, sind Fragen an die IT. Die beantworten wir als externe IT-Abteilung, auf Ihren Rechnern und in Microsoft 365.