Microsoft-365-Backup: sichert Microsoft das nicht selbst?

Die Frage ist berechtigt. Daneben steht eine zweite, die sich kein Inhaber gern stellt: Das Backup läuft, aber zurückgeholt hat es noch nie jemand.

Die kurze Antwort auf die erste Frage: Microsoft sorgt dafür, dass der Dienst läuft. Für die Inhalte sind Sie zuständig. Das ist keine Auslegung von uns, das schreibt Microsoft so.

Microsoft beschreibt die Zuständigkeiten in einer Tabelle, getrennt nach Art der Cloud. Microsoft 365 steht dort als Beispiel für fertige Anwendungen aus der Cloud, und in dieser Zeile ist die Aufteilung eindeutig.

Kundendaten, Einstellungen und Identitäten: beim Kunden. Netz und Betriebssystem: bei Microsoft. Geräte und Anwendungen: geteilt. Der Satz über der Tabelle gilt für jede Art von Cloud und sagt dasselbe in einem Satz. Ihnen gehören Ihre Daten und Ihre Identitäten, und Sie sind dafür zuständig, sie zu schützen.

Microsoft schreibt auf derselben Seite dazu, worum es dabei geht: wer was einrichtet, betreibt und überwacht. Es soll keine rechtliche Aussage sein und nichts an Verträgen ändern. Das ist also nicht die Rechtslage, sondern Microsofts eigene Beschreibung der Arbeitsteilung. Für Ihre Entscheidung reicht das.

In den Grundsätzen zur Datenresilienz sagt Microsoft, woher Verluste kommen. Dort steht, die meisten Datenverluste entstünden durch Handlungen der Kunden, und deshalb sollten Kunden versehentlich Gelöschtes selbst zurückholen können. Dafür ist der Papierkorb da.

Was Microsoft mehrfach hält, hält den Dienst am Laufen. Gegen den häufigsten Fall, dass jemand etwas löscht, hilft der Papierkorb. Für den Fall, dass Sie einen Stand von vor einem halben Jahr brauchen, ist beides nicht gebaut. Microsoft sagt das in den Fragen und Antworten zum eigenen Sicherungsprodukt selbst: Eine Kopie für den Katastrophenfall hält den heutigen Stand, keine früheren Stände.

Wie lange ein gelöschter Stand in Exchange, SharePoint und OneDrive überhaupt abrufbar ist, steht mit allen drei Fristen auf unserer Seite zur Datensicherung im Unternehmen. Das ist der Boden, auf dem ein Betrieb ohne eigene Sicherung steht. Zwei Dinge sieht man diesen Fristen nicht an.

Der Papierkorb im Postfach hat eine Größengrenze. Für den Ordner mit den wiederherstellbaren Elementen nennt Microsoft eine weiche Grenze von 20 Gigabyte und eine harte von 30. Wird die Warngrenze vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist erreicht, wird nach dem Erstprinzip gelöscht. Was zuerst hineinkam, fliegt zuerst raus. Im Alltag fällt das nicht auf. Es zählt an dem Tag, an dem sehr viel auf einmal gelöscht wird, also bei einem Ransomware-Angriff oder wenn jemand im Streit geht. Steht das Postfach unter einer Aufbewahrungsregel oder einer Sperre, die Microsoft „Hold“ nennt, steigen die Grenzen auf 90 und 100 Gigabyte.

Ein gelöschter Ordner kommt nicht zurück, seine Mails schon. Wer einen Ordner im Postfach mit Umschalt und Entfernen löscht oder ihn aus den gelöschten Elementen wirft, löscht ihn endgültig. Auch ein Hold hilft dann nicht mehr. Die Mails darin liegen weiter im Papierkorb und sind zu retten. Die Struktur darüber nicht.

Zwei weitere Fristen gehören ins selbe Bild:

Was mit dem OneDrive passiert, wenn ein Mitarbeiter geht, steht mit dem ganzen Ablauf und allen Fristen auf was beim Ausscheiden eines Mitarbeiters passiert. Dazu gehört auch das Konto, dem nur die Lizenz entzogen wurde.

Für den einzelnen Fall ja. Wer eine Datei falsch überschrieben hat, holt sich die vorherige Fassung zurück, ohne jemanden zu fragen. Das hilft im Alltag.

Microsoft selbst nennt zwei Grenzen. Versionen sind auf den einzelnen Nutzer gebaut. Sie tragen nicht, wenn ein Angriff großflächig war und ein Administrator die Wiederherstellung steuern muss. Und je nachdem, welche Grenze für Versionen eingestellt ist, können sie aufgebraucht sein.

Dasselbe gilt für Aufbewahrungsregeln, die wegen der Steuer oder wegen möglicher Rechtsstreitigkeiten eingerichtet werden. Sie halten Daten fest, sie sind aber auf den Export gebaut, also auf das Herausziehen einzelner Vorgänge. Für das Zurückholen großer Mengen sind sie nicht gemacht. Aufbewahren und Wiederherstellen sind zwei verschiedene Aufgaben.

Microsoft verkauft selbst eine dafür, sie heißt Microsoft 365 Backup. Die Angaben stehen in Microsofts Dokumentation, Stand der Seite ist der 18. August 2026.

Was gesichert wird. SharePoint-Seiten, OneDrive-Konten und Exchange-Postfächer, wahlweise alle oder ausgewählte. Teams-Chats, Planner-Aufgaben und OneNote-Notizbücher nennt die Produktbeschreibung nicht. Ob davon etwas mitläuft, weil es technisch in SharePoint oder Exchange liegt, steht dort nicht. Wir behaupten es hier deshalb auch nicht.

Wie weit zurück. Der Zeitraum ist einstellbar auf drei Monate, sechs Monate, ein Jahr oder zwei Jahre. Bei OneDrive und SharePoint gibt es für die letzten zwei Wochen alle zehn Minuten einen Rückkehrpunkt und davor wöchentliche Stände. Bei Exchange Online sind es alle zehn Minuten über 52 Wochen. Diese zehn Minuten sind der Unterschied zum Papierkorb.

Was es kostet. Ungefähr 0,13 Euro je Gigabyte und Monat, in der Quelle 0,15 US-Dollar, umgerechnet zum Kurs vom 22. September 2026. Wiederherstellungen kosten nichts. Das ist ein Listenpreis des Herstellers und kein Angebot von uns. Wie viele Gigabyte bei Ihnen zusammenkommen, weiß Ihr Betrieb.

Was dabei gern übersehen wird. Es ist kein Schalter im Abo. Microsoft rechnet nach Verbrauch ab und setzt ein gültiges Azure-Abonnement voraus. Wer keins hat, braucht erst eins. Einrichten und verwalten kann es außerdem nur, wer Ihr Microsoft 365 verwaltet. Ein Mitarbeiter kann für sich selbst nichts einschalten und nichts zurückholen.

Was beim Zurückspielen passiert. Eine vollständige Rücksetzung von OneDrive oder einer SharePoint-Seite holt den Stand von damals zurück und überschreibt dabei alles, was seitdem entstanden ist. Bei Exchange werden nur geänderte und gelöschte Elemente angefasst.

Wo die Sicherung liegt. Sie verlässt Microsoft nicht und bleibt in der Region Ihrer Daten. Für die Frage nach dem Speicherort ist das gut. Die Frage nach einer Kopie außerhalb des Anbieters beantwortet es nicht. Was dafür im Haus gilt, steht in unserer Backup-Strategie, die im Ernstfall trägt.

Denselben Speicher gibt es auch über Anwendungen anderer Hersteller. Bedienung und Abrechnung laufen dann vollständig über diesen Hersteller, und der Weg dorthin ist derzeit eine Einbahnstraße. Zurück geht es nur über den Support.

Das BSI behandelt die Sicherung in einem Online-Speicher als eigenen Fall. Sechs Punkte sollen dabei vertraglich geregelt sein:

Dazu kommt ein siebter Gedanke aus demselben Absatz: Sicherungssystem und Netzanbindung sollen so beschaffen sein, dass die zulässigen Zeiten für Sicherung und Wiederherstellung nicht überschritten werden.

Warum das keine Formalie ist, sagt das BSI selbst. Ungünstige vertragliche Konditionen können dazu führen, dass Datensicherungen nicht kurzfristig verfügbar sind und sich im Notfall nicht in einer festgelegten Zeitspanne wiederherstellen lassen.

Deshalb lohnt der Blick auf die Zeiten. Microsoft nennt die Zeiten je Einheit, also je Postfach, je OneDrive und je SharePoint-Seite. Für OneDrive und SharePoint nennt Microsoft 30 Minuten, wenn ein schneller Rückkehrpunkt vorliegt. Je nach Größe der Seite können es auch 10 bis 120 Minuten sein. Für Exchange Online sind es zwei Stunden. Bei 50 Einheiten auf einmal sind es drei Stunden beziehungsweise zweieinhalb. Das sind Medianwerte aus Microsofts eigener Messung und keine Zusage für Ihren Betrieb.

Einen Punkt bringt die Cloud neu. Der Speicher von Microsoft 365 Backup lässt sich nicht überschreiben, damit weder eine Störung im Dienst noch Schadsoftware die vorhandenen Stände verändern kann. Das ist genau die dritte der fünf BSI-Anforderungen, die auf der Seite zur Backup-Strategie stehen.

Löschen ist dagegen ausdrücklich nicht gesperrt, damit ein Kunde jederzeit aussteigen kann. Als Gegengewicht nennt Microsoft mehrere Vorkehrungen. Abgeschaltete Sicherungen lassen sich noch 90 Tage zurückholen. Und passiert im Sicherungswerkzeug etwas Heikles, wird eine feste Gruppe von Administratoren benachrichtigt.

Im Klartext: Ihre Sicherung in der Cloud ist so gut geschützt wie das Konto, das sie abschalten könnte. Das ist dieselbe Mechanik, die das BSI für den Server im Haus beschreibt, wo Schadsoftware nach Laufwerken mit Schreibzugriff sucht und die Sicherung gleich mitverschlüsselt. Wer daran etwas ändern will, fängt bei den Admin-Zugängen an: wer darf was, und wer merkt es.

Wir richten die Sicherung für Microsoft 365 ein und überwachen sie, wie jedes andere Backup auch. Microsoft 365 kommt dabei in dieselbe Kontrolle wie ein Server im Haus.

Wir sichern Microsoft-365-Daten in der Regel über Hornet Security. Die Überwachung, die Pflege und alles, was dazugehört, ist bei uns mit inkludiert.

Manche Kunden haben Veeam Backup, Acronis oder NovaBackup im Einsatz. Wenn Kunden mit so etwas kommen, können wir das weiter betreuen oder über Alternativen sprechen.

Wir sehen nach, ob die Sicherung gelaufen ist. Die Software für die Sicherung selbst kaufen Sie zusätzlich. Wie wir abrechnen, steht auf So rechnen wir ab.

Wenn Sie nicht sagen können, wann bei Ihnen zuletzt jemand etwas aus Microsoft 365 zurückgeholt hat, ist das ein guter erster Punkt fürs Erstgespräch.