Personalakten: was hineingehört und wie lange

Was im Betrieb so heißt, ist ein Bündel von Unterlagen aus verschiedenen Gesetzen, jede mit eigener Frist. Sie reichen von zwei bis acht Jahren. Und wenn eine Frist abgelaufen ist, dreht sich die Pflicht um: Dann muss gelöscht werden.

Für Betriebe mit Branchenmindestlohn kommen Aufzeichnungen nach § 19 Abs. 1 Satz 1 AEntG hinzu, ebenfalls mindestens zwei Jahre.

Für jeden Arbeitnehmer und jedes Kalenderjahr führt der Arbeitgeber ein Lohnkonto (§ 41 Abs. 1 Satz 1 EStG). Was hineingehört, regelt § 4 LStDV. Dazu zählen Tag und Zeitraum der Lohnzahlung, der Arbeitslohn getrennt nach Barlohn und Sachbezügen und die einbehaltene Lohnsteuer.

Die Frist steht nicht in der Verordnung, sondern im Gesetz. Das Lohnkonto ist aufzubewahren „bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres, das auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung folgt“ (§ 41 Abs. 1 Satz 9 EStG).

Gezählt wird also ab dem Folgejahr. Letzte Lohnzahlung 2026 heißt: aufbewahren bis zum 31.12.2032, nicht bis 2031.

Für die Sozialversicherung führt der Arbeitgeber Entgeltunterlagen, getrennt nach Kalenderjahren und auf Deutsch. Aufzubewahren sind sie „bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung (§ 28p) folgenden Kalenderjahres“ (§ 28f Abs. 1 Satz 1 SGB IV).

Eine Zahl steht da nicht. Die oft genannten vier Jahre ergeben sich erst über § 28p SGB IV, denn die Rentenversicherung prüft mindestens alle vier Jahre. Wer seit sechs Jahren nicht geprüft wurde, darf entsprechend länger nichts vernichten. Deshalb gehört das Datum der letzten Prüfung aufgeschrieben.

Was zu den Entgeltunterlagen gehört, zählt § 8 BVV auf. Einige Unterlagen sind nach § 8 Abs. 2 BVV ausdrücklich in elektronischer Form dazuzunehmen. Darunter sind Arbeitserlaubnis und Aufenthaltstitel und die Kopie der Niederschrift nach § 2 Nachweisgesetz. Dazu kommen die Erklärung geringfügig oder kurzfristig Beschäftigter über weitere Beschäftigungen und die Arbeitszeitaufzeichnungen nach Mindestlohngesetz.

Bis zum 31.12.2026 kann sich ein Arbeitgeber davon auf Antrag befreien lassen, beim Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung (§ 8 Abs. 3 Satz 2 BVV). Für die Zeit danach sieht die Vorschrift diese Möglichkeit nicht mehr vor. Wer Personalunterlagen heute auf Papier führt, sollte bis dahin klären, wie es ab 2027 weitergeht.

Das Mindestlohngesetz verlangt Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit, aufbewahrt mindestens zwei Jahre (§ 17 Abs. 1 Satz 1 MiLoG). Die Pflicht trifft zwei Gruppen.

Ausnahmen regelt die Mindestlohndokumentationspflichten-Verordnung. Nicht aufzuzeichnen ist für Beschäftigte, deren verstetigtes Monatsentgelt 4.461 Euro brutto überschreitet. Die Grenze sinkt auf 2.974 Euro, wenn dieses Entgelt die letzten vollen zwölf Monate nachweislich gezahlt wurde. Mitarbeitende Ehegatten, eingetragene Lebenspartner, Kinder und Eltern sind ebenfalls ausgenommen (§ 1 MiLoDokV).

Das Arbeitszeitgesetz selbst verlangt Aufzeichnungen nur für die Arbeitszeit, die über acht Stunden werktäglich hinausgeht. Diese Nachweise bleiben mindestens zwei Jahre (§ 16 Abs. 2 ArbZG).

Nach einem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21) ist trotzdem die gesamte Arbeitszeit aufzuzeichnen, nicht nur die Überstunden. Das Gericht stützt das auf das Arbeitsschutzgesetz, und so steht es auch in den Antworten des Bundesarbeitsministeriums zur Arbeitszeiterfassung.

Personaldaten fallen unter die DSGVO. Sie dürfen nur so lange identifizierbar gespeichert werden, „wie es für die Zwecke, für die sie verarbeitet werden, erforderlich ist“ (Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO). Ist der Zweck weg, sind sie zu löschen (Art. 17 Abs. 1 lit. a).

Eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht geht vor. Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO nimmt Daten aus, deren Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist. Nach lit. e gilt dasselbe, soweit sie zur Verteidigung von Rechtsansprüchen gebraucht werden.

Solange eine Frist läuft, darf also nicht gelöscht werden. Ist sie abgelaufen und gibt es keinen anderen Grund, muss gelöscht werden.

Daraus folgt der Kern dieses Artikels: Eine Personalakte lässt sich nicht als Block behandeln. Nach zwei Jahren ist ein Teil davon löschpflichtig, während ein anderer noch Jahre bleiben muss. Wer den ganzen Ordner zehn Jahre stehen lässt, verstößt für einen Teil davon gegen Art. 5 DSGVO.

Die DSGVO verlangt dazu, dass Sie die Einhaltung nachweisen können (Art. 5 Abs. 2). Ohne ein aufgeschriebenes Löschkonzept wird das schwer.

Ein Anker für Lohnfragen ist die Verjährung. Ansprüche verjähren regelmäßig in drei Jahren, gerechnet ab dem Schluss des Jahres ihrer Entstehung (§§ 195, 199 Abs. 1 BGB). Ein Lohnanspruch aus 2026 verjährt damit regelmäßig Ende 2029.

Für Unterlagen abgelehnter Bewerber gibt es keine gesetzliche Aufbewahrungsfrist. Zwei Fristen dienen als Anhaltspunkt. Ansprüche wegen Benachteiligung sind binnen zwei Monaten ab Zugang der Ablehnung schriftlich geltend zu machen (§ 15 Abs. 4 AGG). Danach bleiben drei Monate für die Klage (§ 61b Abs. 1 ArbGG).

Zusammen sind das bis zu fünf Monate. Diese Summe steht in keinem Gesetz, sie ist nur addiert.

Die Aufsichtsbehörden sagen dazu Verschiedenes. Die BfDI, die Datenschutzaufsicht des Bundes, hält bis zu sechs Monate für zulässig. Für private Betriebe ist sie allerdings nicht zuständig. Die Aufsicht in Niedersachsen schreibt im Juli 2026 ausdrücklich, es gebe dort keine gesetzlichen Fristen. Sie nennt die dreimonatige Klagefrist als Beispiel.

Sechs Monate sind also eine Auffassung, keine Frist. Wichtiger ist, dass es überhaupt einen festen Löschtermin gibt. Dafür braucht jede Bewerbung ein Eingangs- und ein Ablehnungsdatum.

Wer Entgeltunterlagen nicht führt oder nicht aufbewahrt, riskiert ein Bußgeld bis zu 50.000 Euro (§ 111 Abs. 1 Nr. 3, Abs. 4 SGB IV). Denselben Rahmen hat eine fehlende Arbeitszeitaufzeichnung nach Mindestlohngesetz (§ 21 Abs. 1 Nr. 8, Abs. 3 MiLoG).

Härter trifft eine andere Folge. Fehlen ordnungsgemäße Aufzeichnungen, kann die Rentenversicherung die Beiträge von der Summe aller gezahlten Arbeitsentgelte fordern (§ 28f Abs. 2 SGB IV). Die Entgelte darf sie dabei schätzen.

Für zu lange Speicherung nennt die DSGVO bis zu 20 Millionen Euro oder 4 Prozent des weltweiten Jahresumsatzes (Art. 83 Abs. 5). Das ist die Obergrenze für den schwersten Fall in ganz Europa. Jede Geldbuße muss verhältnismäßig sein (Art. 83 Abs. 1).

Was in welchen Topf gehört, sagt Ihnen Ihr Steuer- oder Lohnbüro. Um die Technik drumherum kümmern wir uns: wer die Personalordner öffnen darf, wo sie in Microsoft 365 liegen und dass sie gesichert sind. Warum Zugriffsrechte dabei zählen, steht bei den technischen und organisatorischen Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO.