E-Mail-Archivierung: wann sie Pflicht wird

Aufzubewahren sind empfangene Handels- und Geschäftsbriefe und Wiedergaben der abgesandten (§ 257 Abs. 1 Nr. 2 und 3 HGB, § 147 Abs. 1 Nr. 2 und 3 AO). Dazu kommen Buchungsbelege und sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind (§ 147 Abs. 1 Nr. 4 und 5 AO). Ob so etwas per Post kommt oder per Mail, ändert daran nichts.

Die Finanzverwaltung schlägt die Brücke vom Brief zur Mail in den GoBD, Randziffer 121. Maßgeblich sind Inhalt und Funktion, nicht die Bezeichnung:

„So sind beispielsweise E-Mails mit der Funktion eines Handels- oder Geschäftsbriefs oder eines Buchungsbelegs in elektronischer Form aufbewahrungspflichtig.“

Dient eine Mail dagegen nur als Transportmittel, etwa für eine angehängte Rechnung, ist sie selbst nicht aufbewahrungspflichtig. Die GoBD vergleichen sie mit dem „bisherigen Papierbriefumschlag“.

Nicht jede Mail muss also ins Archiv. Drei Fälle zeigen den Unterschied:

Die Frist richtet sich nach der Funktion. Als Handels- oder Geschäftsbrief bleibt eine Mail sechs Jahre. Als Buchungsbeleg bleibt sie acht Jahre, seit dem 01.01.2025 (§ 257 Abs. 4 HGB, § 147 Abs. 3 Satz 1 AO).

Handelsbriefe standen nie bei zehn Jahren, und sie wurden auch nicht auf acht verkürzt. Verkürzt wurden die Buchungsbelege. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem die Mail empfangen oder abgeschickt wurde (§ 147 Abs. 4 AO, § 257 Abs. 5 HGB).

Welche Mail welche Funktion hat, weiß im Voraus niemand. Deshalb läuft es in der Praxis meist darauf hinaus, das geschäftliche Postfach vollständig zu archivieren und vor Fristablauf nichts zu löschen.

Das ist eine organisatorische Folgerung und keine Anordnung im Gesetz. Sie ist nur einfacher, als jede Mail einzeln zu beurteilen.

Viele Betriebe sichern wichtige Mails, indem sie sie als PDF speichern oder ausdrucken. Die GoBD warnen vor genau diesem Fall (Rz. 129). Einschränkungen, die dabei entstehen, können zulasten des Betriebs gehen. Als Beispiel nennen sie:

„z. B. Speicherung einer E-Mail als PDF-Datei; die Informationen des Headers [z. B. Informationen zum Absender] gehen dabei verloren und es ist nicht mehr nachvollziehbar, wie der tatsächliche Zugang der E-Mail erfolgt ist“

In Randziffer 131 steht: Eingehende Geschäftsbriefe sind in dem Format aufzubewahren, in dem sie empfangen wurden. Eine Umwandlung, die GoBD nennen als Beispiel „MSG in PDF“, ist nur unter den Bedingungen der Randziffer 135 zulässig. Nichts darf verloren gehen, die Auswertbarkeit muss bleiben, und die Umwandlung muss dokumentiert sein. Sonst gehören beide Fassungen ins Archiv.

§ 146 Abs. 4 AO verlangt, dass der ursprüngliche Inhalt einer Aufzeichnung feststellbar bleibt. Wie das gehen kann, beschreiben die GoBD in Randziffer 110: über die Hardware, über Software mit Sperren, Protokoll und Versionen, oder organisatorisch über Zugriffsrechte.

Im selben Absatz steht, dass die Ablage in einem Dateisystem die Unveränderbarkeit „regelmäßig nicht“ erfüllt, wenn keine zusätzlichen Maßnahmen dazukommen.

Über das normale Postfach sagen die GoBD nichts ausdrücklich. Die Übertragung ist eine Wertung, und sie geht so: In einem normalen Postfach kann jeder Nutzer Mails löschen und verschieben, ohne dass eine feste Historie bleibt. Damit ist der ursprüngliche Inhalt nicht sicher feststellbar. Nach Randziffer 110 wären zusätzliche Maßnahmen nötig.

Dazu kommt die Pflicht, Eingang, Archivierung und jede Umwandlung zu protokollieren (Rz. 117).

Und das Backup ist kein Archiv. Es wird nach einem Rotationsplan überschrieben und hält weder über acht Jahre noch schützt es vor nachträglicher Änderung. Auch das folgt aus den Vorschriften, ausdrücklich steht es nicht darin.

Hier ist die Rechtslage offen.

Die Frage lautet: Wird ein Arbeitgeber, der private Mails im Dienstpostfach erlaubt, zum Anbieter eines Telekommunikationsdienstes? Dann wäre er an das Fernmeldegeheimnis gebunden (§ 3 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, früher TTDSG). Strafbar nach § 206 StGB kann eine Verletzung aber nur für Unternehmen sein, die „geschäftsmäßig Post- oder Telekommunikationsdienste“ erbringen.

Die Gerichte, die bisher entschieden haben, verneinen das. Das LAG Berlin-Brandenburg (16.02.2011, 4 Sa 2132/10) und das LAG Niedersachsen (31.05.2010, 12 Sa 875/09) sehen den Arbeitgeber nicht als Anbieter. Die Bundesnetzagentur schreibt in einem Hinweispapier mit Stand Juli 2025, auch die private Nutzungsmöglichkeit richte das Angebot des Arbeitgebers nicht auf einen geschäftlichen Vorteil aus.

Die Datenschutzaufsichtsbehörden empfehlen trotzdem, vom Gegenteil auszugehen, solange die Frage „nicht höchstrichterlich oder durch den Gesetzgeber eindeutig geklärt ist“. Ihre Orientierungshilfe stammt allerdings von Januar 2016 und stützt sich auf inzwischen ersetzte Gesetze. Und das OLG Karlsruhe hat 2005 den Begriff des Unternehmens in § 206 StGB weit ausgelegt (1 Ws 152/04).

Höchstrichterlich geklärt ist die Frage nicht. Wer die private Nutzung erlaubt, bewegt sich also in einem ungeklärten Bereich.

Die Stellschraube, die der Betrieb selbst in der Hand hat, ist die Nutzungsregelung. Wer die private Nutzung klar und schriftlich untersagt, kommt in die offene Frage gar nicht erst hinein. Wer sie erlauben will, sieht für private Mails eigene Ordner oder ein eigenes Postfach vor.

Gibt es einen Betriebsrat, bestimmt er bei der Einführung mit, soweit die Archivierung dazu bestimmt ist, Verhalten oder Leistung zu überwachen (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG).

Fehlt eine Mail, die Geschäftsbrief oder Buchungsbeleg war, droht ein Bußgeld bis zu 25.000 Euro. Voraussetzung ist Vorsatz oder Leichtfertigkeit, und dass dadurch Steuern verkürzt werden konnten (§ 379 Abs. 1 Satz 1 Nr. 7, Abs. 6 AO). Dazu kommt die Schätzung durch das Finanzamt (§ 162 AO).

Gern zitiert wird in diesem Zusammenhang auch der Bankrott. Nach § 283b StGB wird das Löschen von Handelsbriefen vor Fristablauf erst strafbar, wenn der Betrieb seine Zahlungen einstellt oder in die Insolvenz geht. Das kann auch Jahre nach dem Löschen passieren. Ein Alltagsrisiko für einen gesunden Betrieb ist das nicht, ein Grund zum Löschen aber auch nicht.

Welche Mails Sie aufbewahren müssen, sagt Ihr Steuerbüro. Die Technik dahinter ist unser Teil. In Microsoft 365 richten wir die Archivierung der Postfächer für Sie ein und behalten im Blick, dass sie läuft, als Teil unserer Arbeit als externe IT-Abteilung.

Arbeitet Ihr Betrieb schon mit einer eigenen Archivsoftware, unterstützen wir Sie auch dabei, sofern das möglich ist.

Dass Ihr Archiv damit revisionssicher ist, sagen wir Ihnen nicht zu. Ob es den Anforderungen der GoBD genügt, beurteilt Ihr Steuerbüro.

Kommen Mails gar nicht erst an oder landen beim Kunden im Spam, hat das andere Gründe. Dafür gibt es unsere Seite zu E-Mail-Problemen.