Was IT kostet, je Arbeitsplatz gerechnet

Das klingt nach einer Ausrede. Es ist aber ein Befund, und er lässt sich nachprüfen. Dieser Text zeigt, warum es die Zahl nicht gibt, was es stattdessen gibt, und wie Sie Ihre eigene Rechnung aufmachen.

Die amtliche Statistik fragt nicht nach Geld. Das Statistische Bundesamt befragt jedes Jahr 20.000 Unternehmen zur IT. Es fragt, wer eine Sicherung hat, wer Cloud nutzt, wer eigene IT-Leute beschäftigt. Es fragt nicht, was das kostet. In der einschlägigen Tabelle mit 313 Merkmalen steht keines zu Ausgaben oder Budget.

Eurostat auch nicht. Die europäische Statistik beruht auf derselben Befragung und weist ebenfalls nur Anteile in Prozent aus.

Ihre Größe gibt es in keiner Statistik. Die amtlichen Klassen heißen 1 bis 9, 10 bis 49 und 50 bis 249 Beschäftigte. Wer eine Zahl für genau seine Größe sucht, findet nichts, das passt.

Für IT-Dienstleistung gibt es keine Preisstatistik. Weder für Betreuungspauschalen noch für Stundensätze. Spannen gibt es trotzdem, nur kommen sie nicht vom Amt. Fragen Sie bei jeder „üblichen Spanne“ nach, woher sie stammt: aus einer Umfrage unter Anbietern, aus eigenen Angeboten oder aus dem Bauch. Das Erste ist eine brauchbare Orientierung, wenn man die Herkunft kennt.

Was es gibt, sind vier Dinge:

Der einzige Teil der IT-Kosten, den Sie vorher genau ausrechnen können, sind Lizenzen. Microsoft nennt die Preise für Deutschland in Euro, netto, je Nutzer und Monat. Abgelesen am 17.09.2026:

Defender for Business und Entra ID P1 sind in Business Premium schon enthalten. Wer Premium hat, kauft sie nicht noch einmal.

Eine Falle steht auf der Vergleichsseite von Microsoft. Dort erscheinen zuerst die Pakete mit dem KI-Assistenten Copilot: 20,36 € für Business Standard und 27,73 € für Business Premium. Die reinen Planpreise stehen erst auf den Einzelseiten. Wer die großen Zahlen abschreibt, rechnet mit rund 8 Euro je Nutzer und Monat zu viel.

Ein Rechenbeispiel, reine Multiplikation: 20 Nutzer mit Business Premium im Jahresabo kosten 20 mal 19,06 €. Das sind 381,20 € im Monat oder 4.574,40 € im Jahr, netto.

Das ist aber nur ein Posten. Hardware, Fachsoftware, Sicherung, Netzwerk und Betreuung sind darin nicht enthalten. Für keinen davon gibt es eine öffentliche Preisliste.

Die Förderbank KfW befragt jedes Jahr den Mittelstand, in der jüngsten Runde rund 13.000 Unternehmen. Im Digitalisierungsbericht 2025 steht ein Durchschnitt für die Ausgaben 2024. Für Betriebe mit 10 bis unter 50 Beschäftigten liegt er bei rund 34.500 Euro.

Diese Zahl wird leicht falsch gelesen. Drei Dinge gehören dazu:

Für Ihre Planung heißt das: Die 34.500 Euro sagen etwas darüber, was ein Betrieb Ihrer Größenklasse 2024 im Schnitt für Digitalisierung ausgegeben hat. Über Ihre monatlichen IT-Kosten sagen sie nichts.

Wenn es keine Ausgabenzahl gibt, ist die Verbreitung der nächstbeste Vergleich. Das Statistische Bundesamt weist sie für Betriebe mit 10 bis 49 Beschäftigten aus, Erhebungsjahr 2024:

Die letzte Zeile ist die wichtigste. Fünf von sechs Betrieben Ihrer Größe haben keine eigene IT-Fachkraft. Das ist kein Mangel, das ist der Normalfall.

Laut Eurostat setzen nur 5,55 Prozent der Betriebe dieser Größe alle erfassten Sicherheitsmaßnahmen um. Und im Erhebungsjahr 2022, der jüngsten Zahl dazu, ließen 67,88 Prozent ihre IT-Sicherheit von externen Anbietern erledigen.

Eine Zahl daraus lohnt einen zweiten Blick. 23 Prozent der Betriebe mit 10 bis 49 Beschäftigten hatten 2024 Probleme durch einen Sicherheitsvorfall. Bei fast allen davon fiel etwas aus. Und diese Ausfälle hatten zu 88 Prozent Hard- oder Softwarefehler als Ursache, zu 14 Prozent einen Angriff von außen.

Der Ausfall ohne Angreifer ist also der häufigere. Die Sicherung, die gegen den einen hilft, hilft auch gegen den anderen.

Wer für Betreuung und Stundensätze eine Spanne will, muss die Anbieter selbst fragen. Solche Umfragen unter Systemhäusern gibt es. Sie zeigen, was die befragten Anbieter angeben. Das ist ein Rahmen, an dem Sie ein Angebot messen können.

Genau darauf beruht unsere eigene Kostenrechnung für einen Betrieb mit 20 Arbeitsplätzen. Sie legt jeden Posten mit seiner Marktspanne offen, und woher die Spannen kommen, steht dort dabei. Einen eigenen Preis von uns enthält sie nicht.

Der Digitalverband Bitkom hat 2026 gut 1.000 Unternehmen befragt. Danach gehen im Schnitt 18 Prozent des IT-Budgets in die Sicherheit.

Die Zahl ist brauchbar, weil sie ein Verhältnis ist. Sie hat aber Grenzen. Befragt wurden nur Unternehmen ab 10 Beschäftigten und ab 1 Million Euro Jahresumsatz. Eine Aufschlüsselung nach Größe gibt es nicht. Und ohne Ihr eigenes IT-Budget wird aus 18 Prozent kein Eurobetrag.

Wer nach einer Zahl je Arbeitsplatz fragt, will einen Betrag, den er mit seiner Mitarbeiterzahl malnehmen kann. Für die ganze IT gibt es den nicht. Für einen Posten gibt es ihn auf den Cent, für einen zweiten als Spanne über eine Größenklasse, und beim Rest hört es auf.

Lizenzen sind schon je Arbeitsplatz ausgewiesen. Microsoft nennt seine Preise je Nutzer und Monat, sie stehen oben in der Tabelle. Auf das Jahr gerechnet sind das im Jahresabo 72,84 € für Business Basic, 145,56 € für Business Standard und 228,72 € für Business Premium, netto. Je Arbeitsplatz lässt sich genau ein Posten aus einer Preisliste ablesen, und das ist die Lizenz.

Der KfW-Durchschnitt lässt sich nur als Spanne auf einen Kopf umrechnen. Die 34.500 Euro gelten für die Klasse 10 bis unter 50 Beschäftigte. Wie viele Leute in den Betrieben arbeiteten, die diesen Durchschnitt bilden, steht im Bericht nicht. Mehr als die beiden Klassengrenzen gibt die Zahl deshalb nicht her:

Zwischen den beiden Werten liegt fast der Faktor fünf. Die drei Einschränkungen von oben gelten dabei weiter: Es sind Projektausgaben und kein IT-Budget, gezählt sind nur Betriebe mit einem abgeschlossenen Projekt, und es ist ein Mittelwert. Und es sind die Ausgaben eines Jahres, nämlich 2024, kein Betrag im Monat.

Für Geräte, Fachsoftware und Betreuung gibt es von außen keine Zahl je Arbeitsplatz. Keine Statistik erhebt sie, und keine Preisliste nennt sie. Was ein Anbieter dafür nimmt, steht in unserer Kostenrechnung weiter oben in Teil 4.

Ein Durchschnitt ist keine Rechnung. Er sagt, was andere ausgegeben haben, und nicht, was bei Ihnen anfällt.

Weil es die Zahl von außen nicht gibt, bleibt die Rechnung von innen. Sie brauchen dafür sechs Posten:

Posten 5 ist der, den kleine Betriebe am häufigsten unterschätzen. Wenn die Geschäftsführung selbst Drucker einrichtet und Passwörter zurücksetzt, kostet das auch etwas, es steht nur auf keiner Rechnung.

Posten 6 rechnen Sie mit unserem IT-Ausfall-Rechner aus. Für Posten 5 zeigt unsere Seite „So rechnen wir ab“, wie sich eine Betreuungspauschale zusammensetzt. Einen Preis nennen wir erst, wenn wir Ihre Geräte kennen, und das ist genau der Grund dafür.

Ihre Geräte können Sie uns vorab selbst nennen: im Preisrechner für die IT-Betreuung. Acht Fragen, und Sie bekommen die Aufstellung für Ihren Betrieb per E-Mail.