Rechnungen aufbewahren: Papier, PDF oder beides

Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Eine Rechnung vom März 2025 darf also ab dem 01.01.2034 weg, sofern für das Jahr steuerlich nichts mehr offen ist.

Schwieriger ist die Form. Und die hat das Bundesfinanzministerium am 14.07.2025 für die E-Rechnung noch einmal neu gefasst.

Die Grundregel lautet: Aufbewahrt wird in der Form, in der die Rechnung angekommen ist.

An dieser Unterscheidung hängen die meisten Missverständnisse. Das Umsatzsteuergesetz trennt genau.

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, „die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht“ (§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG). Alles andere, Papier und jedes andere elektronische Format, ist eine „sonstige Rechnung“ (Satz 4). Ein PDF gehört dazu.

Das Format einer E-Rechnung folgt der europäischen Norm für elektronische Rechnungen. Oder es ist zwischen den beiden Seiten vereinbart, und die Pflichtangaben lassen sich vollständig in ein normgerechtes Format übertragen (§ 14 Abs. 1 Satz 6 UStG).

Eine Mischform ist die hybride Rechnung, etwa ZUGFeRD. Sie besteht aus einem Rechnungsbild als PDF und einem strukturierten Teil als XML-Datei.

Zwischen zwei Unternehmen im Inland ist die Rechnung als E-Rechnung auszustellen (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG). Wo diese Pflicht greift, braucht es die Zustimmung des Empfängers nicht (§ 14 Abs. 1 Satz 5 UStG). Er kann die E-Rechnung also nicht ablehnen.

Für das Ausstellen gibt es Übergangsfristen, alle in § 27 Abs. 38 UStG:

Diese Übergangsregel weicht nur von den Vorschriften über das Ausstellen und Übermitteln ab. Eine Ausnahme von der Aufbewahrungspflicht enthält sie nicht. Wer seit dem 01.01.2025 E-Rechnungen bekommt, muss sie empfangen und aufbewahren können.

Das Bundesfinanzministerium hat die GoBD am 14.07.2025 zum zweiten Mal geändert. Die Änderung betrifft vor allem die E-Rechnung. Drei Punkte daraus zählen für die Ablage.

Der strukturierte Teil genügt. Bei einer E-Rechnung reicht es, den strukturierten Teil aufzubewahren (Rz. 119). Bildlich muss er nicht übereinstimmen, es genügt die inhaltliche Übereinstimmung (Rz. 118).

Das PDF-Bild nur, wenn mehr drinsteht. Den lesbaren Teil einer hybriden Rechnung müssen Sie zusätzlich behalten, wenn er steuerlich wichtige Angaben enthält, die in der XML fehlen. Die GoBD nennen als Beispiele Buchungsvermerke und qualifizierte elektronische Signaturen (Rz. 119 und 131).

Die XML darf nicht verschwinden. Wird eine hybride Rechnung in ein Bildformat wie TIFF umgewandelt, geht der strukturierte Teil verloren. Genau das schließen die GoBD aus (Rz. 125, Beispiel 10). Bei ZUGFeRD ist also die XML-Datei das Stück, das zählt. Wer nur das PDF archiviert und die XML verwirft, hat den Beleg selbst weggeworfen.

Für Ausgangsrechnungen gibt es eine Erleichterung. Wer mit einem Rechnungsprogramm arbeitet, muss nicht von jeder Rechnung ein PDF speichern. Voraussetzung ist, dass das Programm jederzeit ein inhaltlich gleiches Mehrstück erzeugen kann (Rz. 76).

Eine Rechnung muss über die ganze Frist echt, unversehrt und lesbar bleiben (§ 14b Abs. 1 Satz 2 UStG). Wie Sie das sicherstellen, schreibt das Gesetz nicht vor. „Jeder Unternehmer legt fest, in welcher Weise“ das geschieht, heißt es in § 14 Abs. 3 UStG.

Ein innerbetriebliches Kontrollverfahren genügt, wenn es einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schafft. Der Abgleich von Bestellung, Lieferung und Rechnung ist so ein Verfahren. Qualifizierte Signatur und EDI sind nur zwei von mehreren zulässigen Wegen.

Für Arbeiten an Haus oder Grundstück von Privatleuten gilt eine Sonderregel, vom Bau bis zur Reinigung. Der private Kunde muss die Rechnung, einen Zahlungsbeleg oder eine andere beweiskräftige Unterlage zwei Jahre aufbewahren (§ 14b Abs. 1 Satz 5 UStG).

Darauf muss der Betrieb auf der Rechnung hinweisen (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 9 UStG). In der Bußgeldvorschrift des § 26a Abs. 2 UStG taucht der fehlende Hinweis nicht auf. Ein Bußgeld bis 1.000 Euro droht dort dem privaten Kunden, der die Unterlage vorsätzlich oder leichtfertig nicht zwei Jahre aufhebt (Nr. 3, Abs. 3).

Wer vorsätzlich oder leichtfertig eine Rechnung nicht acht Jahre aufbewahrt, handelt ordnungswidrig. Das Bußgeld beträgt bis zu 5.000 Euro (§ 26a Abs. 2 Nr. 2, Abs. 3 UStG).

Anders als beim Bußgeld nach der Abgabenordnung muss dafür keine Steuerverkürzung möglich geworden sein. Das Fehlen allein reicht.

Welches Programm Ihre Rechnungen einliest und bucht, klären Sie mit Ihrem Softwarehaus und Ihrem Steuerbüro. Wir kümmern uns als externe IT-Abteilung um das, was darunter liegt: dass die Dateien gesichert sind und die Archivierung läuft. Nutzt Ihr Betrieb dafür eine eigene Archivsoftware, helfen wir auch dort, wenn die Software es zulässt. Ob das Archiv so den Vorgaben entspricht, ist eine Frage an Ihr Steuerbüro.