Lieferscheine: die Ausnahme, die viele übersehen

Die Regel steht in § 147 Abs. 3 Satz 3 und 4 AO:

„Bei empfangenen Lieferscheinen, die keine Buchungsbelege nach Absatz 1 Nummer 4 sind, endet die Aufbewahrungsfrist mit dem Erhalt der Rechnung. Für abgesandte Lieferscheine, die keine Buchungsbelege nach Absatz 1 Nummer 4 sind, endet die Aufbewahrungsfrist mit dem Versand der Rechnung.“

Steuerlich darf ein solcher Lieferschein also weg, sobald die Rechnung da ist oder rausgegangen ist. Nicht nach acht Jahren und nicht nach sechs.

Neu ist das nicht. Die Regel gilt seit dem 01.01.2017, also seit fast zehn Jahren (Art. 97 § 19a Abs. 1 Satz 2 EGAO). Bekannt ist sie trotzdem wenig.

Die kurze Frist gilt nur für Lieferscheine, „die keine Buchungsbelege sind“. Das steht zweimal im Gesetz, einmal für empfangene und einmal für abgesandte.

Wann ein Lieferschein ein Buchungsbeleg ist, sagt die Vorschrift nicht ausdrücklich. Einen Anhaltspunkt gibt das Umsatzsteuergesetz. Eine Rechnung muss die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände enthalten (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 5 UStG).

Daraus lässt sich eine Abgrenzung ableiten:

Das ist eine Auslegung aus dem Wortlaut der beiden Gesetze. Dass die Finanzverwaltung in jedem Fall so verfährt, hat sie, soweit ersichtlich, nirgends ausdrücklich festgelegt.

Ein Lieferant liefert am 10.03.2026, der Lieferschein liegt der Ware bei. Die Rechnung kommt am 02.04.2026 und nennt jede Position mit Menge und Art. Steuerlich endet die Frist für diesen Lieferschein am 02.04.2026, mit dem Erhalt der Rechnung.

Dieselbe Lieferung, aber die Rechnung sagt nur „Lieferung gemäß Lieferschein Nr. 4711“ und nennt den Gesamtbetrag. Nach der Auslegung oben gehört der Lieferschein dann zum Beleg. Er bleibt mit der Rechnung acht Jahre, bis zum 31.12.2034.

Zwischen beiden Fällen liegen mehr als acht Jahre, für dasselbe Blatt Papier. Und dort, wo das Handelsrecht den Lieferschein als Handelsbrief erfasst, gelten sechs Jahre, also bis Ende 2032.

Die Verkürzung steht nur in der Abgabenordnung. Das Handelsgesetzbuch kennt sie nicht.

Ist ein Lieferschein handelsrechtlich ein empfangener oder abgesandter Handelsbrief, gelten dafür sechs Jahre (§ 257 Abs. 1 Nr. 2 und 3, Abs. 4 HGB). Als Handelsbriefe gelten nach § 257 Abs. 2 HGB „nur Schriftstücke, die ein Handelsgeschäft betreffen“.

Wer einen Lieferschein nach Erhalt der Rechnung wegwirft, hat die steuerliche Pflicht erfüllt. Ob damit auch die handelsrechtliche erfüllt ist, hängt am einzelnen Papier. Deshalb raten wir an dieser Stelle zu keinem Wegwerfen, sondern zu einer Frage an das Steuerbüro.

Ein Betrieb mit Wareneingang bekommt oft deutlich mehr Lieferscheine als Rechnungen. Wer sie alle acht Jahre archiviert, obwohl sie steuerlich nach wenigen Wochen frei wären, belegt Regalmeter und Scannerzeit ohne Gegenwert.

Nutzen lässt sich die Regel aber nur mit einer Ablage, die zwei Töpfe kennt. In den einen gehören Lieferscheine, auf die eine Rechnung verweist. Die bleiben bei der Rechnung, acht Jahre lang. In den anderen gehört der Rest, mit kurzer Lebensdauer und nach Rücksprache mit dem Steuerbüro.

Und der Auslöser ist ein Ereignis, kein Datum. Alle anderen Fristen enden zum Jahresende. Diese endet, wenn die Rechnung eingeht oder rausgeht. Sie passt deshalb schlecht in den jährlichen Aussortiertermin und gut in den Rechnungsablauf selbst.

Werden Lieferscheine gescannt, gelten für den Scan dieselben Regeln wie für jeden anderen Beleg. Die GoBD verlangen eine schriftliche Anweisung, wer wann was erfasst und wie die Lesbarkeit kontrolliert wird (Rz. 136).

Welche Lieferscheine in welchen Topf gehören, legen Sie mit Ihrem Steuerbüro fest. Wir kümmern uns als externe IT-Abteilung um die Technik darunter: dass die Scans gesichert sind und sich aus der Sicherung zurückholen lassen.