Drucker druckt nicht: was Sie selbst prüfen können und wann Ihre IT übernimmt

Zuerst am Gerät nachsehen: Papier, Toner, Klappen und ein möglicher Stau. Danach am Rechner die Warteschlange öffnen und hängende Aufträge abbrechen. Hilft das nicht, den Drucker vom Strom nehmen, eine halbe Minute warten und wieder einschalten. Druckt er dann immer noch nicht, ist es ein Fall für Ihre IT.

Bei unseren Kunden kann alles passieren, eher hängt es aber an der Warteschlange oder an Papier und Toner. Es kommt auch vor, dass der Drucker eine neue Adresse im Netz hat oder dass ein Treiber nach einem Windows-Update nicht mehr will.

Papier, Toner, Stau. Meldet Windows einen Fehler am Drucker, lohnt zuerst der Blick auf das Gerät: leeres Fach, leerer Toner, offene Klappe oder Papierstau. Ist das Blatt raus und der Drucker meldet trotzdem Stau, steckt womöglich noch ein Rest drin. Schon kleine Fetzen können laut Microsoft den Sensor auslösen.

Die Warteschlange. Unter Einstellungen, Bluetooth und Geräte, Drucker und Scanner öffnen Sie beim Drucker die Druckwarteschlange. Dort brechen Sie den hängenden Auftrag ab und schicken ihn neu. Ist die Liste leer, wartet auf diesem Rechner nichts mehr. Dann lohnt der Blick, ob der Auftrag an den richtigen Drucker ging und ob das Gerät selbst etwas meldet.

Offline oder eine neue Adresse im Netz. Steht der Drucker auf offline, obwohl er läuft, prüfen Sie zuerst das Netz. Rechner und Drucker müssen im selben Netz hängen. Wer mit dem Laptop im Gästenetz sitzt, sieht den Bürodrucker nicht, und bei einem sauber getrennten Netz ist das so gewollt. Bekommt der Drucker nach einem Neustart eine andere Adresse im Netz, sucht der Rechner ihn womöglich weiter an der alten. Microsoft zählt Drucker zu den Geräten, die eine feste Adresse brauchen können.

Der Treiber nach einem Update. Fing es nach einem Windows-Update an, kann es am Treiber liegen. Microsoft schreibt selbst, dass Treiber nach einem Update nicht immer wie erwartet laufen. Seit Januar 2026 kommen für Windows 11 keine neuen Druckertreiber der Hersteller mehr über Windows Update. Wer seit Juli 2026 unter Windows 11 einen Drucker neu hinzufügt, bekommt laut Microsoft bei passenden Geräten einen Treiber, den Windows selbst mitbringt.

Bleibt der Drucker nach einem Neustart stumm, schicken Sie den Auftrag nicht mehrfach los. Sind Sie Kunde bei uns, melden Sie dann die Störung und schreiben Sie dazu, welcher Drucker es ist.

Den Dienst hinter der Warteschlange neu zu starten, dürfen in Windows standardmäßig nur Administratoren. Einen Druckertreiber über das Netz zu installieren, braucht seit den Updates vom August 2021 ebenfalls Administratorrechte. Microsoft hat das nach einer Sicherheitslücke in der Druckfunktion so eingestellt.

Arbeiten Ihre Leute mit normalen Konten ohne Administratorrechte, übernimmt an dieser Stelle die IT. Dasselbe gilt, wenn mehrere Leute zugleich nicht drucken können, wenn der Drucker eine feste Adresse braucht oder wenn das Gerät selbst einen Defekt meldet.

Haben Sie mit uns einen Betreuungsvertrag, läuft Hilfe am Drucker wie jede andere Störung über die Servicezeit. Was die Servicezeit ist, steht unter So rechnen wir ab.

Einen einzelnen Einsatz am Drucker für Betriebe, die wir nicht betreuen, übernehmen wir nicht. Wir arbeiten mit festen Kunden, weil wir nur so deren Geräte und Netze gut genug kennen.

Für das BSI hat ein Netzdrucker ein eigenes Betriebssystem und eigene Serverdienste. Ab Werk hat er meist kein oder nur ein Standardpasswort für seine Verwaltung. Ein eigenes Passwort für die Verwaltung des Geräts ist beim BSI deshalb eine Basis-Anforderung.

Einstellen soll den Drucker nach dem BSI nur, wer die IT betreut. Verwaltet werden soll er nur über verschlüsselte Verbindungen, beides empfiehlt das BSI als Standard. Hängt er im selben Netz wie die Arbeitsplätze und kommt ungehindert ins Internet, kann er laut BSI zum Einfallstor werden.

Das BSI empfiehlt für Netzdrucker deshalb einen eigenen Bereich im Netz, getrennt von Arbeitsplätzen und Servern. Bei unseren Kunden bekommen Drucker in der Regel genau so einen Bereich. Wie man das angeht, steht unter Netzwerksegmentierung.

Auch der Drucker braucht Updates für seine eigene Software. Ob ein Gerät noch welche bekommt, gehört laut BSI schon in die Kaufentscheidung. Kommen keine mehr, muss nach dem BSI geprüft werden, ob es noch sicher läuft.

Das richten wir ein: den Drucker ins Netz bringen, die Treiber verteilen und das Scannen in einen Ordner oder per Mail. Wohin die Scans gehen, legen wir mit Ihnen fest, etwa auf den Server, ein NAS, einen Rechner oder ein Cloud-Laufwerk.

Bei älteren Geräten hakt es dabei an zwei Stellen. Windows 11 bringt das alte Netzprotokoll SMB1 nicht mehr mit. Und seit Windows 11 Pro in der Version 24H2 müssen Verbindungen zu Freigaben signiert sein. Ältere Multifunktionsgeräte können daran scheitern. Microsoft rät, dann das Gerät zu aktualisieren oder zu ersetzen, statt den Schutz am Rechner abzuschalten.

Beim Scannen per Mail über Microsoft 365 kommt ein Termin dazu. Die einfache Anmeldung mit Benutzername und Kennwort für den Mailversand schaltet Microsoft Ende Dezember 2026 für jeden Betrieb, der Microsoft 365 schon nutzt, standardmäßig ab. Ihr Admin kann sie danach wieder einschalten. Das endgültige Ende will Microsoft in der zweiten Hälfte 2027 nennen.

Geräte, die das neuere Anmeldeverfahren von Microsoft nicht beherrschen, brauchen dann einen anderen Weg. Microsoft nennt dafür unter anderem einen fest eingerichteten Versand, und der braucht eine feste Internetadresse im Büro oder ein Zertifikat. Was mit den Scans danach passiert, steht unter Papierloses Büro.

Große Kopierer stellen wir nicht selbst auf. Die kommen bei uns über einen festen Partner, in der Regel im Leasing oder zur Miete. Die Bedingungen dafür besprechen Sie mit dem Partner. Ins Netz bringen und für das Scannen einrichten können wir sie danach wie jeden anderen Drucker.

Solche Geräte haben oft einen eigenen Speicher mit Aufträgen, Adressen und Scans. Der gehört gelöscht, bevor das Gerät den Betrieb verlässt.

Wir sind die externe IT-Abteilung für Betriebe und Vereine im Raum Köln, die keine eigene haben.

Bei unseren Kunden richten wir Drucker, Kopierer und Faxgeräte ein und sorgen dafür, dass sie sauber an Netz und Rechnern hängen. Druckt einer nicht, helfen wir. Bauteile tauschen wir nicht aus, das bleibt beim Hersteller oder beim Partner. Was wir sonst noch übernehmen, steht unter Ihre externe IT-Abteilung.